Suche
Organisationen erlauben die Anlage von Unternehmen. Nach dem Auswählen einer Organisation in der Liste können Sie die für diese Organisation hinterlegten Daten einsehen und bei Bedarf verändern.
Die Liste der Organisationen ist initial leer. Über die Schnellsuche Organisation im Menüband können Sie nach Organisationen suchen. Sie können die angezeigte Liste nach Bedarf sortieren, gruppieren und filtern.
Stammdaten
Neben Name, Zusatz, Briefanrede und Anredeformel können unternehmensrelevante Informationen gepflegt werden. Dazu gehören die Rechtsform mit Sitz und Typ, das Registergericht, die Registerart und die Registernummer sowie die Angabe zur Vorsteuerabzugsberechtigung. Sie können weiterhin die Art / Branche der Organisation und den Umsatz bzw. Gewinn eines Jahres hinterlegen.
Ust-IdNr.
Sie können die Umsatzsteuer ID – Nummer einer Organisation hinterlegen und durch Lexolution prüfen lassen. Die Prüfung erfolgt zweistufig. In Stufe eins wird das Nummern – Format überprüft. In Stufe 2 erfolgt eine Gültigkeitsprüfung gegen die eVAT – Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern.
Sie können auch eine qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer ID Nummer durchführen. Die Prüfung erfolgt genauso wie die einfache Prüfung der Umsatzsteuer-ID zweistufig.
Steuernummer
Sie könnend die Steuernummer des Kontaktes eintragen. Es handelt sich um ein freies Eingabefeld ohne spezielle Formatvorgaben.
Bitte beachten Sie, dass die zweite Stufe der Gültigkeitsprüfung erst durch Hinterlegung Ihrer eigenen UST.-ID in den Allgemeinen Einstellungen der Systemadministration aktiviert wird.
Obergesellschaft
Sie können die Obergesellschaft eines Unternehmensverbundes kennzeichnen. Diese Information wird in der Konfliktcheck Ergebnissicht angezeigt.
Börsennotiert
Hier können Sie angeben, ob der Kontakt börsennotiert ist.
GwG
Sie können Angaben zu der Prüfung des Geldwäschegesetzes machen. Bei durchgeführter Prüfung sind das Datum der Prüfung und der prüfende Mitarbeiter Pflichtangaben.
Die International Securities Identification Number (ISIN) ist eine zwölfstellige Buchstaben-Zahlen-Kombination und stellt eine Identifikation für ein Wertpapier dar, das an der Börse gehandelt wird.
Die Wertpapierkennnummer (WKN) ist eine in Deutschland verwendete sechsstellige Ziffern- und Buchstabenkombination zur Identifizierung von Wertpapieren.
Der Valor ist eine in der Schweiz eindeutige Kennnummer für börsennotierte Wertpapiere und Finanzinstrumente.
In dem Feld Identifizierung können Sie die Personalausweis- oder Reisepassnummer erfassen.
Kontaktdaten
Es können mehrere Adressen und Kommunikationsdaten für eine Organisation hinterlegt werden, wobei bei der Anlage von Adressen eine Klassifizierung vorgenommen werden kann. So kann z. B. die Rechnungsadresse von der Geschäftsadresse abweichen oder es können mehrere Geschäftsadressen hinterlegt werden. Mittels einer Bezeichnung innerhalb des Feldes Zusatz können die erfassten Kontaktdaten zwecks Übersichtlichkeit genauer bezeichnet werden. Durch die Auswahl VCard wird stets in der Quickinfo die ausgewählte Adresse als Visitenkarte des Kontaktes dargestellt.
Innerhalb der Kommunikationsdaten können unterschiedliche Kommunikationsdaten hinterlegt werden, wobei bei der Auswahl VCard in der Quickinfo die ausgewählte Telefonnummer und E-Mailadresse als Visitenkarte eines Kontaktes dargestellt werden.
Editierbares Adressfeld
Jede Adresszeile eines Kontaktes kann manuell nachbearbeitet werden. Bei Klick auf die Schaltfläche „Vorlage“ öffnet sich der Inplace Dialog, in dem die Adressvorlage bearbeitet werden kann. Der Dialog ist in drei Bereiche gegliedert: Die Feldauswahl bietet alle Datenbankfelder an, die in der Adresszeile gefüllt werden. Im Editierbereich können diese Datenbankfelder in eine andere Reihenfolge gebracht und ggf. mit Text ergänzt werden. Die Vorschau zeigt an, wie die Adresse in der Textmarke aussehen wird. Die bearbeiteten Adressvorlagen können dann z.B. als Empfängeradresse in einem Schriftsatz oder als Anschrift in einem Rechnungsdokument verwendet werden.
Passen Sie Ihre ausländischen Kontaktadressen mit Hilfe des editierbaren Adressfeldes an, um Sie in Ihren Schriftsätzen und Rechnungsdokumenten zu verwenden.
Bankdaten
Es können verschiedene Bankverbindungen erfasst werden. Der Haken in der Spalte OPK SEPA (Offener Posten Kreditoren – SEPA Überweisung) kennzeichnet die Bankverbindung welche bei einer automatisiert erzeugten Überweisung aus den Offenen Posten Kreditoren genutzt wird.
Die Registerkarte Bankdaten kann mit einem Funktionsrecht belegt werden.
Vertretungsverhältnisse
Die Vertretungsverhältnisse dienen sowohl der Erfassung klassischer Vertretungsverhältnisse, z. B. Geschäftsführer einer GmbH, als auch der Erfassung von Ansprechpartnern. Hierbei wird zwischen Vertritt und Vertreten durch unterschieden.
Zugeordnete Kontakte müssen als eigenständiger Kontakt bereits hinterlegt sein bzw. neu angelegt werden. Durch die Zuordnung Vertritt wird beim zugeordneten Adressat automatisch die ausgewählte Person im Bereich Vertreten durch eingetragen, sodass Verbindungen der Kontakte untereinander jederzeit nachvollziehbar sind.
Durch die Auswahl VCard wird in der Quickinfo die ausgewählte Adresse als Visitenkarte des Kontaktes dargestellt.
In der Sicht Aktenbeteiligung, Vertretungsverhältnisse und Beziehungen wird angezeigt, ob der hinterlegte Kontakt „aktiv“ oder „inaktiv“ ist. Die Eigenschaft muss sich nicht in separaten Sichten herausgesucht werden, sondern erscheint hier direkt. Die Spalte Aktiv wurde links neben der Kontaktnummer mit dem entsprechenden Icon eingefügt.
Korrespondenzinformationen an Vertreterbeziehungen
Sie können für jedes Vertretungsverhältnis festlegen, welche Adress- und Kommunikationsdaten für dieses Vertretungsverhältnis gelten sollen. Dabei wählen Sie unter den bestehenden Adressen und Kommunikationen des Vertretenen oder des Vertreters aus. Es ist nicht erforderlich, neue Adressen anzulegen. Die hinterlegten Korrespondenzinformationen können z.B. für Maßnahmen der Kundenbetreuung (CRM) genutzt werden.
Ändert sich die Adresse oder die Kommunikation des Vertretenen oder des Vertreters, so ändern sich automatisch die entsprechenden Korrespondenzinformationen, die an der Vertretungsbeziehung hinterlegt wurden.
Eigenschaftslisten in Vertretungsbeziehungen
Sie können zuvor konfigurierte Eigenschaften direkt in der Vertretungsbeziehung zweier Kontakte hinterlegen. So können Sie z.B. festlegen, dass ein Kontakt in seiner Funktion als Geschäftsführer einer bestimmten Organisation von einem bestimmten Partner Weihnachtspost bekommen soll.
Beziehungen
Beziehungen ermöglichen die Zuordnung jener Kontakte, die in einer privaten oder geschäftlichen Beziehung zu einem bestimmten Kontakt stehen. Die Verknüpfung als Verbund erlaubt, mehrere Kontakte zu einem Verbund zusammenzufassen. Dieser Verbund kann mittels der im Menüband hinterlegten Schaltfläche Verbund bzw. Verbundgraph angezeigt werden.
Verantwortlichkeit
Hier können Sie hinterlegen, welche Mitarbeiter bzw. welcher Standort die Beziehung zu einem Kontakt hauptverantwortlich pflegt. Ihnen stehen die Beziehungstypen Hauptverantwortlicher Rechtsanwalt, Client Partner und Acquisition Partner zur Verfügung
Kategorien
Sie können eine oder mehrere Kontaktkategorien zuordnen. Die Anlage und Pflege der Kategorien obliegen Ihrer Kanzlei und können individuell konfiguriert werden.
FoMa – Daten
Bei aktivierter Anbindung an Lexolution.FoMa haben Sie hier die Möglichkeit, forderungsrelevante Daten am Kontakt einzutragen. Die Informationen werden bei Übertragung der Akte an Lexolution.FoMa mit übergeben.
Eigenschaftsliste
Hier können Sie die von Ihrer Kanzlei konfigurierten zusätzlichen Eigenschaften (freie Felder) für Kontakte auswählen und mit einem durch Ihre Kanzlei vorgegebenen Wert versehen. Eventuell wurden hier auch Pflichtfelder für die Kontakte erfasst und Sie müssen das angezeigte Pflichtfeld füllen, um den Kontakt speichern zu können.en.