Grundlagen
Sie können Akten im Lexolution hierarchisch organisieren. Diese Hierarchie erlaubt Ihnen eine problemlose Abbildung des Konstrukts
- Beratervertragsakte (Sammelakte / Oberakte)
- Projektakte (Teilakte / Unterakte)
- Teilprojektakte A
- Teilprojektakte B
sowie eine flexible Abrechnung.
Mandate, die im Laufe der Zeit für einen Mandanten entstehen, können Sie unter einer Beratervertragsakte zusammenfassen. Legen sie einfach eine neue Beratervertragsakte an und hängen dann die bereits bestehenden Mandatsakten darunter. Die Zugehörigkeit der Akten zum übergeordneten Beratervertrag ist über das zusätzliche hierarchische Aktenzeichen in der Quickinfo ersichtlich. Die Hierarchie zeigt an, welcher Beratervertragsakte die Akte untergeordnet ist und in welcher Ebene sie sich befindet.
Die Aktenhierarchie ermöglicht Ihnen über die Funktion
Akte > Zugriffsrechte zudem eine zeiteffiziente
Abrechnung über die Beratervertragsakte, indem die Teilrechnungen der
Sammelrechnung automatisiert erstellt werden.
Erfassen Sie keine Zeiten und Auslagen zur Beratervertragsakte selbst.
Hierarchie bearbeiten
Um eine hierarchische Struktur zu erstellen, müssen Sie eine Akte auswählen und durch die Schaltfläche Hinzufügen der ausgewählten Akte zuordnen. Es können nur Akten, die noch keiner anderen Akte zugeordnet sind, in die Hierarchie übernommen werden. Möchten Sie eine Akte „umhängen“, müssen Sie diese zuerst von ihrer übergeordneten Akte entfernen, so dass sie wieder zur Verfügung stehen kann. Hat die Akte selbst Unterakten, wird der gesamte Teilbaum „umgehängt“. Sie können beliebig viele Unterebenen bilden.
Die beim Hinzufügen angebotene Auswahlliste enthält unter Mandanten Akten alle Akten des Mandanten einer ausgewählten Akte, die noch keiner anderen Akte untergeordnet sind. Als weitere Liste werden unter Alle Akten alle anderen freien Akten über die Schnellsuche angeboten. Suchen Sie die betreffende Akte und bestätigen Sie mit Auswählen. Die ausgewählte Akte wird mit ihrem gesamten Teilbaum unter die selektierte Akte gehängt.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, eine Akte direkt über die Registerkarte Hierarchie / Aktenbez. Einer Oberakte zuzuordnen.
Abrechnung
Eine Akte, die in einer Hierarchie hängt, kann über eine Sammelrechnung abgerechnet werden. Sobald Sie eine Sammelrechnung zu einer übergeordneten Akte anlegen, können Sie alle Rechnungsentwürfe der untergeordneten Akten als Stundenrechnung generieren.
Sie können die Akte auch gesondert abrechnen. Legen Sie hierfür für die untergeordnete Akte den Rechnungstyp Einzelrechnung fest.st.