Postfachordner
Mit dem beA DESK können beA-Nachrichten erstellt und versendet werden, sowie eingegangene beA-Nachrichten abgerufen werden. Zudem können Nachrichten aus dem beA Desk direkt nach LEXolution.DMS übergeben und dort archiviert werden.
beA-DESK öffnen
Nachdem Sie das beA-DESK-Icon auf Ihrem Desktop ausgewählt haben, müssen Sie sich zunächst mit Ihrem Windows-Passwort am beA-DESK anmelden.
Der am beA-DESK angemeldete USER wird Ihnen innerhalb des Navigationsbereichs oben links angezeigt.
Nach dem Start des beA Desk erscheint zusätzlich nach einiger Zeit das Fenster Sicherheits-Token auswählen, über das per beA-Karte oder beA-Softwarezertifikat die Anmeldung am Server der BRAK erfolgen kann.
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint ein grünes Verbindungssymbol neben den beA-Postfächern.
Der beA Desk synchronisiert sich gemäß der Vorgabe der BRAK alle 10 Minuten mit dem Server der BRAK. Hierbei findet eine Abholung der Nachrichten aus den Ordnern Posteingang und Gesendet statt.
In der Statusleiste unten wird der Status der Verbindung sowie die Uhrzeit der letzten Synchronisation sowie eventuell auftretende Fehler bei der Synchronisation angezeigt
Die Oberfläche des beA Desk-Fensters gliedert sich in 3 Bereiche:
- linke Fensterseite: Navigationsbereich mit den einzelnen Postfächern und Ordnern, wobei der Ordner, in dem Sie sich gerade befinden, mit einem weissen Balken markiert und in Fettdruck hervorgehoben ist
- mittig: Nachrichtenliste mit verschiedenen Informationsspalten
- rechte Fensterseite: Detailansicht zur ausgewählten beA-Nachricht bzw. einem Dokument
Online- und Offline-Modus
Die Nutzung des beA Desk kann offline – ohne Anmeldung am Server der BRAK – oder online erfolgen.
Wird die Anmeldung am Server der BRAK nicht durchgeführt, können Nachrichten nicht versendet oder abgerufen werden. Auch für die Auswahl eines validen Empfängers einer beA-Nachricht ist eine Anmeldung am Server der BRAK notwendig.
Über die Schaltfläche Anmelden im Navigationsbereich ist es jederzeit möglich sich am Server der BRAK anzumelden.
Hinweis: Durch den beA Desk werden zu den im beA Desk eingerichteten beA-Postfächern in der beA-Webanwendung Unterordner („STP beA DESK“) im Ordner Posteingang und Gesendet angelegt, in welche die abgerufenen beA-Nachrichten jeweils verschoben werden. Für weitergehende Informationen wird auf die Nutzungshinweise zum beA Desk verwiesen.
Posteingang
Im Ordner Posteingang werden die ungelesenen Nachrichten durch einen blauen Balken links kenntlich gemacht. Über die rechte Maustaste kann hier eine zuvor gelesene Nachricht, wieder als ungelesen markiert werden. Die am Ordner angezeigte Zahl der Nachrichten zeigt hier die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im Posteingang an.
Die Spalten Absender, AZ Absender und AZ Empfänger enthalten Informationen zur erhaltenen Nachricht.
Wird eine Nachricht durch Zustellung gegen eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) versandt, wird dies im Posteingang in der Spalte eEB sichtbar.
Hierbei ist zwischen drei verschiedenen Symbolen zu unterscheiden:
- Ein offener Briefumschlag zeigt an, dass eine Nachricht ein eEB enthält.
- Ein geschlossener Briefumschlag zeigt an, dass ein Nachrichtenentwurf zur Beantwortung des eEB bereits erstellt wurde.
- Ein blauer Haken zeigt an, dass das eEB versendet wurde.
- Ein grünes Label zeigt an, dass Sie eine Antwort auf ein von Ihnen angefordertes eEB erhalten haben
In der jeweiligen Nachricht kann durch die Schaltfläche [eEB beantworten] ein Nachrichtenentwurf zur Beantwortung desselben erstellt werden.
Durch die Spalte Erhalten wird deutlich, zu welcher Tages- und Uhrzeit die beA-Nachricht bei Ihnen eingegangen ist.
Entwürfe
In diesem Ordner finden Sie die erstellten Nachrichtenentwürfe. Durch einen Doppelklick lassen sich die Nachrichtenentwürfe öffnen und bearbeiten.
Die Spalten Empfänger, AZ Empfänger und AZ Absender enthalten Informationen zum Nachrichtenentwurf.
Die Spalte eEB macht deutlich, ob es sich bei diesem Entwurf um eine Beantwortung eines angeforderten Empfangsbekenntnisses handelt.
Die Spalte Signatur zeigt an, ob die Nachricht Dokumente enthält die als Schriftsatz deklariert oder eine eEB- Antwort sind.
- grauer Schriftzug zeigt an, dass mindestens noch ein Schriftsatz/eEB-Antwort unsigniert sind
- grüner Schriftzug mit Haken zeigt an, dass alle enthaltenen Schriftsätze/eEB-Antworten signiert sind
Die Spalte Validierung zeigt an, ob die Nachricht versandbereit ist. Dies wird durch einen grauen Haken kenntlich gemacht. Es handelt sich hier um eine technische Validierung ( z. B. Anzahl der Anhänge unter 100, Größe der Anhänge kleiner als 60 MB, Vorhandensein von Musseingabefeldern)
Hinweis:
Der Validierungsstatus verhindert nicht den Versand der beA-Nachricht. Die Entwürfe können einzeln, durch die Schaltflächen rechts in der Nachrichtenliste oder durch das Setzen des Hakens links versendet oder auch gelöscht werden.
In der Spalte Erstelldatum erhält der Bearbeiter Informationen, wann der Nachrichtenentwurf angefertigt wurde.
Durch die beiden Schaltflächen [Papierkorb] und [Papierflieger] auf der rechten Seite der Nachrichtenliste, lässt sich der ausgewählte Entwurf löschen oder versenden.
Hinweis:
Um die beiden Schaltflächen sehen zu können müssen Sie ggf. die Detailansicht verkleinern bzw. unten die Scroll-Leiste anwenden.
Nachrichtenerstellung beA-DESK
beA-Nachrichten können aus dem beA Desk selbst heraus über die Schaltfläche [Neue Nachricht] erstellt werden.
In dem Nachrichtenfenster sind die folgenden Auswahl- und Textfelder zu befüllen:
- Von*
- An*
- Betreff*
- Nachrichtentyp*
- Justizbehörde (wenn Strukturdatensatz ausgewählt wurde)
In das Textfeld _An*_ kann, bspw. bei einer Offlinenutzung des beA Desk, ein Freitext eingefügt werden. Dazu klappen Sie über die Schaltfläche [Freitext-Eingabe] das Freitextfeld auf und geben den Freitextempfänger ein. Über die Schaltfläche [Übernehmen] wird der eingegebene Text in das Feld _An*_ übernommen.
Hinweis:
An einen Freitextempfänger können Nachrichten nur dann versandt werden, wenn der Freitext einer validen Safe ID entspricht. Das Textfeld dient bei Offline Nutzung dazu, für den späteren Versand einen Empfänger vorzumerken.
Über die Schaltfläche [aus Verzeichnis] kann aus dem Gesamtverzeichnis der BRAK und den angeschlossenen weiteren elektronischen Postfächern (beN, beBPo, EGVP-Gerichtspostfächer) ein Empfänger gesucht werden.
Dazu sind mindestens zwei der aufgeführten Suchfelder zu befüllen. In dem Feld Ergebnisse kann der Empfänger ausgewählt und über die Schaltfläche [Auswahl übertragen] in das Feld _An*_ übernommen werden.
Hinsichtlich der weiteren _Felder Betreff*_, Aktenzeichen Absender und Aktenzeichen Empfänger sollten die Anforderungen der Gerichte bzw. Landesjustizbehörden beachtet werden.
Als Nachrichtentyp stehen die Optionen Allgemeine Nachricht, Mahn-Antrag und Testnachricht zur Verfügung.
Weiterhin es ist möglich eine Nachricht durch die Schaltfläche EILT oben links im Nachrichtenentwurf hervorzuheben. Dies kann insbesondere dazu dienen dem Rechtsanwalt in der Signaturmappe die eiligen Dokumente zur Signatur hervor zu heben.
Der beA-Nachricht kann ein sog. Strukturdatensatz angefügt werden, der Meta-Daten zur Nachricht enthält und z.B. den Gerichten eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Beim Versand an ein Gericht muss daher über das Auswahlfeld _Justizbehörde*_ das entsprechende Gericht oder die Justizbehörde ausgewählt werden.
Dokumente aus dem Dateisystem können der beA-Nachricht über die Schaltfläche [Klicken Sie hier, um einen oder mehrere Anhänge hinzuzufügen] als Anhänge hinzugefügt werden.
Hinweis:
Die auf diesem Weg ausgewählten Dokumente werden beim Einfügen in die beA-Nachricht nicht in PDF/A -Dateien umgewandelt.
Das Feld Bezeichnung und der Dokumenttyp sollten für die jeweiligen Anhänge ergänzt, bzw. ausgewählt werden.
Hinweis:
Wenn ein angehängtes Dokument signiert werden soll, sollte als Dokumenttyp Schriftsatz ausgewählt werden. Erst über diese Auswahl wird das Dokument bzw. der Schriftsatz im Ordner Signaturmappe aufgeführt.
Das Erstellen einer Signatur zum angehängten Schriftsatz ist über die Schaltfläche [Signieren] direkt in der beA-Nachricht möglich. Über die Mehrfachauswahl lassen sich mehrere Dokumente gleichzeitig signieren (sog. Stapelsignatur).
Für die Erstellung von Signaturen ist eine Signatursoftware notwendig. Standardmäßig wird dafür zusammen mit dem beA Desk der SecCommerce SecSigner genutzt.
Die beA-Nachricht kann über die Schaltfläche [Als Entwurf speichern] als Entwurf gespeichert, oder über [Nachricht senden] direkt versandt werden.
LEXolution.DMS-Integration
Auch aus der DMS-Integration (z.B. DMS-Integration in winsolvenz.p4, Outlook, Office oder LEXolution.KMS) heraus können Dokumente an den beA DESK übergeben werden.
Hierzu markieren Sie die zu versendenden Dokumente und wählen im Kontextmenü der Dokumentliste > Senden an beA Desk.
Signaturmappe
In der Signaturmappe werden ausschließlich diejenigen Dokumente angezeigt, denen in einem Nachrichtenentwurf der Dokumenttyp Schriftsatz zugewiesen wurde. Oder aber Strukturdatensätze welche ein rücklaufendes eEB = eEB -Antwort sind.
Die Spalten Bezeichnung Anhang, Betreff, Empfänger, AZ Empfänger und Erstelldatum (Entwurf) enthalten Informationen zum ausgewählten Dokument in der Signaturmappe.
Nach der Auswahl des Dokuments wird in der Detailansicht eine Vorschau des Dokuments angezeigt, um dieses überprüfen zu können. In dieser Vorschau besteht die Möglichkeit das Dokument einzeln durchzublättern, direkt bis ans Ende des Dokuments zu springen und zu Zoomen.
Zum Signieren des oder der Dokumente/ Schriftsätze müssen diese angehakt werden. Die Signatursoftware wird über die Schaltfläche [Signieren] gestartet.
Der restliche Signaturprozess wird im SecCommerce SecSigner erledigt. Ein grün hinterlegter Haken „Signatur erfolgreich“ zeigt anschließend kurz eine korrekte Signatur an bevor das erfolgreich signierte Dokument automatisch aus der Signaturmappe gefiltert wird. Durch ein rot hinterlegtes X „Signatur fehlgeschlagen“ wird eine fehlerhafte oder abgebrochene Signatur gekennzeichnet.
Durch die Schaltfläche [Entwurf öffnen] rechts in der Nachrichtenliste, lässt sich der dem Schriftsatz zugehörige Nachrichtenentwurf öffnen und bearbeiten.
Der Zähler am Ordner zeigt Ihnen an, wie viele Dokumente sich aktuell in der Signaturmappe befinden.
Postausgang
In diesem Ordner werden Nachrichten angezeigt, die sich im Moment im Versand befinden. Die Nachrichten werden nach Versenden im beA DESK direkt an den Server der BRAK übermittelt. Sobald der BRAK Server die Nachricht angenommen hat, zeigt der beA DESK über dem Betreff der Nachricht im Postausgang die vom BRAK Server vergebene Message ID an, eine 8-stellige Ziffernfolge. Somit sehen Sie, dass die Nachricht bereits übermittelt ist und an den Empfänger übertragen wird. Dann wird bei jedem Synchronisationslauf alle 10 Minuten überprüft, ob auf dem BRAK Server bereits ein Zugegangen Datum/Uhrzeit vorhanden ist. Erst bei Vorliegen der Zugegangen Datum/Uhrzeit wird die Nachricht von dem Postausgangsordner in den Gesendet Ordner verschoben.
Die Spalten Empfänger, AZ Empfänger, AZ Absender, eEB, Signatur, Validierung und Versendet am enthalten Informationen zur Nachricht, die gerade versandt wird.
Durch das Anhaken der Nachricht und die Schaltfläche [In Entwürfe verschieben] besteht die Möglichkeit die Nachricht wieder in die Entwürfe zu verschieben. Diese Möglichkeit besteht nur für den User welcher die NAchricht versendet hat oder nach einem Zeitablauf von 40 Minuten auch für andere User des Systems. Diese Option sollte nach Empfang/Anzeige der Message ID nicht mehr in Anspruch genommen werden.
Es empfiehlt sich, den beA-Desk nicht zu beenden und sich nicht vorzeitig abzumelden, wenn die Message ID noch nicht angezeigt wird.
Sendefehler
Wird eine Nachricht aufgrund z. B. einer fehlenden Information eines nicht validen Empfängers oder anderer Vorkommnisse vom beA DESK oder vom Server der BRAK nicht für den Versand akzeptiert ( z. B. wenn das authentifizierte Zertifikat keine Berechtigung für den versand von dem Postfachinhaber hat), wird diese im Ordner Sendefehler angezeigt. Durch die Schaltfläche [gelber Warnhinweis] rechts in der Liste öffnet sich das Protokoll und es kann die Fehlermeldung eingesehen werden.
Durch Setzen des Hakens und Betätigen der Schaltfläche [In Entwürfe verschieben] kann die Nachricht bearbeitet und erneut versendet werden.
Die Spalten Empfänger, AZ Empfänger, AZ Absender, eEB, Signatur, Validierung und Letzter Sendeversuch enthalten Informationen zur Nachricht, die nicht versandt werden konnte.
Gesendet
Hier befinden sich die erfolgreich versandten Nachrichten.
Die Spalten Empfänger, AZ Empfänger, AZ Absender, eEB, Signatur, Validierung und Zugegangen enthalten Informationen zur Nachricht, die erfolgreich versandt wurde.
Gesendete Nachrichten können wie im Posteingang nach LEXolution.DMS übergeben werden. Bereits nach LEXolution.DMS übergebene Nachrichten werden auch hier mit einem blauen Punkt gekennzeichnet.
Im Gesendet Ordner werden ausschließlich Nachrichten synchronisiert, die auch im beA DESK erstellt wurden. Wenn Sie also Nachrichten im web Client erstellen und versenden, so wird diese Nachricht nicht nachträglich in den beA DESK importiert/synchronisiert.
Papierkorb
Wenn eine Nachricht aus den Postfach-Ordnern gelöscht wird, wird sie in den Papierkorb verschoben. Die Nachrichten werden dort zeitlich unbefristet gespeichert.
Es ist daher sinnvoll, die Ordner Posteingang, Gesendet und Papierkorb von Zeit zu Zeit zu leeren.
Durch Setzen des Hakens links und Betätigen der Schaltflächen [Auswahl löschen] bzw. [Auswahl wiederherstellen] wird eine Nachricht endgültig gelöscht oder gelangt zurück in den ursprünglichen Ordner, aus dem sie gelöscht wurde.
Die Spalten Absender/Empfänger, AZ Absender, AZ Empfänger, eEB und Erhalten/Bearbeitet/Zugegangen enthalten Informationen zur Nachricht, die in den Papierkorb verschoben wurde.
Postfächer
Unter Einstellungen/Postfächer können Sie neue Postfächer für Postfachinhaber anlegen. Voraussetzung ist, dass Sie alle User die mit dem beA DESK arbeiten sollen im STP User Management einer beA Gruppe zugeordnet haben.
Den Postfachinhaber können Sie bequem über die Adresssuche hinzufügen. Dann müssen Sie den Besitzer des Postfaches mit dem Postfachinhaber verknüpfen. Der Postfachbesitzer kann nachträglich nicht geändert werden, bitte achten Sie auf die Richtigkeit der Angaben!
Dann können Sie dem Postfach die User zuordnen, die Zugriff auf das Postfach haben sollen.
Ein Postfach kann als inaktiv gekennzeichnet werden, so dass es auch für die berechtigten User nicht mehr in der Liste der Postfächer des beA DESK angezeigt wird.
Tray Icon
Sie können über Setzen der Option Nachrichten beim Start abrufen steuern, ob die Anmeldung am BRAK Server mit dem beA Zertifikat („Sicherheits-Token auswählen“) automatisch beim Start des beA DESK abgefragt wird.
Durch Schließen des beA Desk wird dieser nicht beendet, sondern lediglich minimiert. Um den beA Desk zu beenden, klicken Sie bitte in der Taskleiste rechts auf den Pfeil nach oben um die Tray-Icons anzeigen zu lassen. Mit der rechten Maustaste klicken Sie nun auf das Tray-Icon des beA Desk und wählen [Beenden].