beA-Nachricht inkl. Anhänge
Die Übergabe von beA-Nachrichten nach LEXolution.DMS kann über die Ordner Posteingang und Gesendet angestoßen werden. Hierzu muss die Nachricht mit einem Haken versehen werden. Es können auch mehrere Nachrichten gleichzeitig ausgewählt und übergeben werden.
Hinweis:
Es muss explizit der Haken gesetzt werden, um eine Übergabe an LEXolution.DMS anzustoßen.
Durch einen Klick auf [Übergabe DMS] öffnet sich ein Dialogfenster zur Collector-Auswahl, in dem der Collector-Ordner ausgewählt werden muss, über den die beA-Nachricht(en) nach LEXolution.DMS übergeben werden.
Die Einstellungen des ausgewählten Collectors, bestimmen dann – wie bspw. bei einem eingescannten Dokument – welchen „Lauf“ die beA-Nachrichten in LEXolution.DMS nehmen.
Zusätzlich kann an dieser Stelle bestimmt werden, ob die Anhänge der beA-Nachricht als eigenständige Dateien nach LEXolution.DMS übergeben werden sollen.
Durch [OK] wird der Export gestartet.
Innerhalb des Standard DESK von LEXolution.DMS taucht die aus dem beA DESK übergebene beA-Nachricht nun gemäß des gewählten Collectors auf dem Schreibtisch in der jeweiligen Arbeitsmappe auf. Übergeben werden die beA-Nachricht selbst und die Anhänge als separate Dokumente.
Daher empfiehlt es sich, ein Dokumentenlistenlayout speziell für die beA-Nachrichten zu erstellen. Dieses könnte folgende Spalten in der genannten Reihenfolge enthalten:
- Icon
- Dateierweiterung
- Dokumentquelle
- Zustand
- Betreff (Mail)
- Titel
- Erstellt am
- Sendedatum (Mail)
- Chronologisches Datum
- Absender (Mail)
- Empfänger (Mail)
Zunächst können über den Minifilter in der Spalte Dateierweiterung nach der *.beamsg gefiltert werden.
Über das Kontextmenü der Dokumentliste > Maildokumente > Mail / beA-Nachricht mit Anhängen anzeigen wird die beA-Nachricht mit den dazugehörigen Anhängen angezeigt.
Die Indizierung der beA-Nachricht inkl. der Anhänge kann nun über die Stapelverarbeitung oder die Mehrfach-Indizierung wie gewohnt erfolgen.
Hinweis:
Die Datei *.beamsg ist das Archiv der beA-Nachricht und enthält sowohl die Nachricht selbst, als auch die Anhänge, das Prüfprotokoll und gegebenenfalls das Sendeprotokoll/Eingangsbestätigung. Diese kann bei Bedarf in das Dateisystem exportiert, umbenannt zu .zip und dort entpackt werden.
Nach der erfolgten Übergabe an LEXolution.DMS werden die Nachrichten im beA Desk mit einem blauen Punkt gekennzeichnet.