Einstiegspunkt Word
Öffnen Sie ein Word Dokument. Im Menüband finden Sie das Lexolution Add-In Durch Auswahl der Schaltfläche Neu aus Vorlage wird aus programmseitig hinterlegten Dokumentenvorlagen ausgewählt. Innerhalb des so erstellten Dokumentes aktivieren Sie durch die Schaltfläche Aktualisieren die intelligenten Textmarken, die die von Ihnen benötigten Daten mittels verschiedener Dialog abfragen. Enthält die Vorlage z. B. die Textmarke Empfänger Adresse (aus Vorlage), können Sie die Akte und, abhängig von der Aktenauswahl, die Beteiligten der Akte auswählen, wobei der Mandant immer vorbelegt ist.
Dialog Aktenauswahl
In diesem Dialog wählen Sie die Akte aus. Die dort eingestellte Korrespondenzsprache wird angezeigt und verwendet, um die Textmarken mit Daten aus Lexolution zu befüllen. Bei Bedarf können Sie die Korrespondenzsprache ändern.
Dialog Standortauswahl
In diesem Dialog wählen Sie den Standort aus. Dort können Sie festlegen, ob die am Standort hinterlegten Logos nicht gedruckt werden.
Dialog Beteiligtenauswahl
In diesem Dialog wählen Sie einen Beteiligten der Akte, die Adresse für die Korrespondenz aus. Falls ein Ansprechpartner hinterlegt ist, kann dieser und sein Adresse optional gewählt werden.
Dialog Aktenverantwortliche
In diesem Dialog wählen Sie die Aktenverantwortlichen aus, um deren Daten in den Textmarken zu verwenden. Hier stehen Anwalt und Sekretariat zur Auswahl zur Verfügung.
Dialog Aktenverantwortlichen (Zweiter Unterzeichner)
Wenn ein zweiter Unterzeichner benötigt wird, wählen Sie diesen hier aus.
Dialog Rubrum Beklagtenseite
In diesem Dialog wählen Sie für die gewählte Akte die Beteiligten mit der Verfahrensbeteiligung Beklagter aus.
Dialog Rubrum Klägerseite
In diesem Dialog wählen Sie für die gewählte Akte die Beteiligten mit der Verfahrensbeteiligung Kläger aus.
Dialog Rubrum Gegnerischer Rechtsanwalt
In diesem Dialog wählen Sie für die gewählte Akte die Beteiligten mit der Verfahrensbeteiligung Gegnerischer Rechtsanwalt aus.
Speichern des neu erstellten Dokuments
Je nach verwendeter Dokumentablage erfolgt das Speichern mit unterschiedlichen Abläufen.
Wenn zur Dokumentablage Dateisystem konfiguriert ist, steht die Funktion Speichern zur Akte zum ersten Speichern des neuen Dokument zur Verfügung, um es am Speicherort der Aktendokumente abzulegen.
Wenn zur Dokumentablage ein Dokumentenmanagementsystem konfiguriert ist, folgen Sie bitte zur Dokumentablage den dort dokumentierten Anweisungen.
Einstiegspunkt Lexolution
Sie können Rechnungen, Gutschriften, Mahnschreiben und Aktendeckblätter komfortabel in Lexolution über die Schaltflächen Erstellen und Öffnen erstellen. Es werden die in der Konfiguration hinterlegten Systemvorlagen genutzt. Bei Erstellen einer Rechnung z. B. werden die Standardvorlagen für den Briefkopf und die Rechnungsart vorbelegt und müssen nur bestätigt werden. Es empfiehlt sich die Vorlagen zentral zu verwalten und Standardvorlagen zu definieren um ein standardisiertes Erscheinungsbild Ihrer Kanzlei nach außen zu gewährleisten.
Systemvorlagen können einem Standort und einer Sprache zugeordnet werden. Beim Öffnen des Dialogs zur Vorlagenauswahl wird dann die entsprechende Vorlage vorselektiert und Sie müssen nicht lange suchen.
Sie können zur Vorlagenauswahl die Erstellung eines Anschreibens auswählen. Das Anschreiben wird dann zusammen mit dem Rechnungsdokument ausgedruckt.
Um die Anschreiben-Funktion nutzen zu können, müssen Sie die erweiterte Dokumentenerzeugung aktivieren und eine Systemvorlage mit der Vorlagenart Anschreiben hinterlegen.
Es besteht die Möglichkeit, Rechnungsdokumente (nur die abgeschlossenen Rechnungen) als PDF statt als Word-Datei zu generieren. Das hat den Vorteil, dass das Rechnungsdokument im PDF-Format nicht mehr manuell verändert werden kann. Die Funktionalität kann nicht direkt in den Einstellungen von Lexolution aktiviert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Service der STP AG. .