Rechnungen

Allgemein

Hier finden Sie abgeschlossene Rechnungen absteigend sortiert nach Rechnungsnummer. Die Rechnungen können in diesem Status nicht mehr bearbeitet werden. Einzige Ausnahme ist die Bearbeitung des Steuersachverhaltes für Erlöse der Rechnung. Die einzelnen Stunden- oder Auslagenpositionen sind über die entsprechenden Schaltflächen im Menüband einsehbar. Weiter finden Sie alle zugrundeliegenden Rechnungsinformationen über die entsprechenden Schaltflächen im Menüband. Die automatisch erzeugte Buchung bei Rechnungserstellung ist z. B. über die Schaltfläche Rechnungsinfo > Sonstiges > Buchungen einsehbar. Sollten bereits Gutschriften und Stornos auf die Rechnung erzeugt worden sein, so sind diese Informationen über die Schaltfläche Aktionen > Gutschriften abrufbar.

Werden für Rechnungen Stornos, Gutschriften oder Währungsverluste gebucht, steht das Feld Buchungsperiode zur Verfügung. Es wird auf Basis des Erstellungsdatums vorbelegt. Die Buchungsperiode kann nur von Anwendern mit entsprechenden Funktionsrechten geändert werden. Beim Löschen von Gutschriften wird geprüft, ob die Buchungsperiode geschlossen ist. Nur in offenen Buchungsperioden kann eine Gutschrift gelöscht werden.

Über ein farbiges Symbol am Zeilenbeginn und über die Spalte Zahlungsstatus wird Ihnen der Zahlungsstatus der jeweiligen Rechnung angezeigt. Grüne Rechnungen sind vollbezahlt, orangefarbene teilbezahlt und rote unbezahlt.

Suche

Über die Schnellsuche können Sie Rechnungen nach Rechnungsnummer und Rechnungsempfänger suchen. Über die Detailsuche können Sie auch nach der alten Rechnungsnummer Ihrer migrierten Rechnungen aus einem Vorsystem suchen.

Storno

Mit einem Storno wird eine 100 %-Gutschrift auf eine Rechnung erzeugt. Eine Gutschrift mit Gutschriften-Nummer wird entsprechend Ihrer Vorlagenauswahl erzeugt und zur Akte abgespeichert. Die Gutschriften sind über die Schaltfläche Gutschriften zu sehen. Die automatisch generierten Buchung(en) sind über die Schaltfläche Sonstiges > Buchungen zu sehen. Die Rechnung bleibt als Rechnungshülle im Lexolution bestehen und ist als Allgemeine Rechnung mit einem Haken gekennzeichnet. Zudem wird sie in der Liste durch ein Icon gekennzeichnet. Die Stunden-, RVG-, Pauschal oder Auslagenpositionen werden durch die Stornierung freigesetzt, indem sie einem automatisch erzeugten neuen Rechnungsentwurf hinzugefügt werden, der der Ursprungsrechnung entspricht. Der Rechnungsentwurf kann geändert oder ergänzt werden. Sie können die Positionen z. B. entfernen, als nicht abrechenbar markieren oder ergänzen.

Bei einer Sammelrechnung werden durch die Stornierung Gutschriften für die Sammelrechnungspositionen/Teilrechnungen erzeugt. Der neue Entwurf der Sammelrechnung enthält wieder alle Teilrechnungen als Positionen.

Sie können konfigurieren, ob Lexolution das Stornieren von vollbezahlten und / oder teilbezahlten Rechnungen verhindern soll. Die Konfiguration dazu finden Sie unter Administration > Systemadministration > Allgemeine Einstellungen im Reiter Allgemein. Rechnungen mit einem Honorar von 0 EUR können immer storniert werden.

Gutschrift

Mit einer Gutschrift können Sie Gutschriften zu einer Rechnung erzeugen. Eine Gutschrift mit Gutschriften-Nummer wird automatisch erzeugt und zur Akte abgespeichert. Diese sind über die Schaltfläche Gutschriften zu sehen. Die automatisch generierten Buchungen sind über die Schaltfläche Übersichten > Buchungen zu sehen. Der Unterschied einer 100 % Gutschrift zu einem Storno besteht darin, dass die Rechnung bestehen bleibt und die Rechnungspositionen nicht freigesetzt werden. Eine Rechnung mit Gutschriften wird in der Liste durch ein Icon dargestellt.

Gutschrift löschen

Sie können Gutschriften zu einer Rechnung löschen. Über die Schaltfläche Gutschriften gelangen Sie in einen Inplace-Dialog. Hier können Sie über die Schaltfläche Gutschrift löschen die markierte Gutschrift löschen.

Gutschrift Dokument öffnen

Im Gutschrift-Inplace-Dialog können Sie über den Button Dokument öffnen das zuvor generierte Gutschriften-Dokument erneut öffnen.

Gutschrift LEDES-Datei erstellen

Im Gutschrift-Inplace-Dialog können Sie über den Button LEDES-Datei erstellen die Datei zur ausgewählten Gutschrift erstellen.

Gutschrift E-Rechnung-Datei erstellen

Im Gutschrift-Inplace-Dialog können Sie über den Button E-Rechnung-Datei erstellen die Datei zur ausgewählten Gutschrift erstellen.

Kumulieren

Über die Schaltfläche Kumulieren können Sie die ausgewählte(n) Rechnung(en) kumulieren und so einen neuen Rechnungsentwurf für die Weiterbearbeitung generieren. Die Rechnung wird storniert, somit werden die Positionen und Auslagen wieder freigesetzt. Diese können in dem neu entstehenden Rechnungsentwurf ergänzt werden. Die Entwurfsnummer des neuen Rechnungsentwurfes wird Ihnen in einer Hinweismeldung mitgeteilt. Beim Abschließen des Rechnungsentwurfes bleibt die Beziehung zu der ursprünglichen kumulierten Rechnung bestehen und eventuell geleistete Zahlungen auf die kumulierte Rechnung werden auf die neu generierte Rechnung beim Abschließen der Rechnung vorgetragen. Überzahlungen werden ins Fremdgeld gebucht. Für Kumulierungen werden keine Rechnungsdokumente erstellt.

Sammelrechnungen und Teilrechnungen können nicht kumuliert werden.

Erlösverteilungsschlüssel

Über die Schaltfläche Erlösverteilung > Erlösverteilung können Sie die der Rechnung zugrundeliegende Erlösverteilung einsehen. Über die Radiobuttons Nach Leistung und Benutzerdefiniert ist ersichtlich, ob die Erlösverteilung im Rechnungsentwurf manuell angepasst wurde.

Nicht enthalten

Über die Schaltfläche Erlösverteilung > Nicht enthalten können Sie pro Anwalt bestimmen in welcher Höhe er bei den nächsten Zahlungen auf die Rechnung nicht berücksichtigt werden soll. Sie können z.B. bei Honorarstreitigkeiten eintragen, dass das Honorar eines Anwalts vorerst bei der nächsten Zahlungserfassung nicht berücksichtigt werden soll. Sind die Streitigkeiten behoben, kann der vereinbarte Honorarerlös des Anwalts bei den nächsten Zahlungen wieder aufgeholt werden, indem Sie zuvor den nicht enthaltenen Honorarbetrag wieder entfernen.

Bankverbindungen

Über die Schaltfläche [su label type=“info”]Rechnungsinfo > Sonstiges > Bankverbindungen[/su label] können Sie die Liste der Bankverbindungen einsehen und bearbeiten. Mit dem Option Standard bestimmen Sie eine explizite Bankverbindung auf der die Zahlung erwartet wird.

Rechnungsdokument erneut erstellen

Über die Schaltfläche Erstellen können Rechnungsdokumente erneut erstellt werden. Jedes Mal, wenn ein Rechnungsdokument erneut erstellt wird, erhält das Dokument in Lexolution.DMS eine neue Version.

LEDES-Datei erstellen

Über die Schaltfläche LEDES-Datei erstellen können Sie nach Abschluss des Rechnungsentwurfes die LEDES-Datei zu jeder Zeit erneut erstellen. Auf diese Weise können nachträgliche Änderungen am zugehörigen Abrechnungsvertrag wie z.B. die Timekeeper ID auf nach Abschließen der Rechnung in die Datei einfließen.

E-Rechnung-Datei erstellen

Über die Schaltfläche E-Rechnung-Datei erstellen können Sie nach Abschluss des Rechnungsentwurfes die E-Rechnung-Datei neu erstellen. Wenn nicht alle Pflichtangaben für den Versand hinterlegt sind, können nachträgliche Änderungen der Zusatzinformationen für die technische Verarbeitung gemacht werden, ohne die Rechnung zu stornieren. Dies betrifft z.B. externe und interne Referenzen für den Versand und die eigene Bankverbindung.

E-Mails senden

Über die Schaltfläche E-Mails senden können automatisiert eine oder mehrere markierte E-Mails über MS Exchange versendet werden. Das System hängt automatisch das Rechnungsdokument als Anlage an die E-Mail an. Damit eine E-Mail versendet werden kann, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • In der Datei STP.Kms.Server.exe.config müssen die notwendigen Informationen zum E-Mail-Server eingetragen worden sein.
  • In den Kommunikationsdaten des Standortes der Akte der jeweiligen Rechnung muss eine E-Mail-Adresse als Absender-Adresse für den Exchange-Versand festgelegt worden sein.
  • Für den Rechnungsempfänger (den KMS-Kontakt) muss eine VCard E-Mail-Adresse eingetragen worden sein.
  • Zur Akte der Rechnung bzw. zum Rechnungsempfänger muss eine E-Mail-Vorlage hinterlegt worden sein (in der AAK oder EAK).

Beim Versenden prüft das System, ob die genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Die weitergehende Prüfung des erfolgreichen Versandes müssen im Outlook-Postfach durchgeführt werden, also z.B. ob eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, weil die Empfänger-E-Mail-Adresse ungültig war.

Versendete Emails erhalten den Status Versendet. Nach diesem Status kann gefiltert werden. . .