Die Sicht E-Mail-Vorlagen dient der Verwaltung der Vorlagen für den
automatisierten Versand von Rechnungen und Mahnschreiben.
Die Vorlagen sind dabei die Email-Anschreiben, in dem neben dem
gewünschten Fließtext einige Felder automatisch befüllt werden.
An dieses Anschreiben hängt das System dann automatisiert die Rechnung
bzw. das Mahnschreiben als Anlage an. Sie können mehrere Vorlagen
verwalten, um den unterschiedlichen Vereinbarungen zum Rechnungsversand
mit den Mandanten gerecht zu werden oder für fremdsprachige Mandate.
Damit die gewünschte Vorlage beim automatisierten E-Mail-Versand vom
System auch gezogen werden kann, muss sie in der entsprechenden
Empfänger-Abrechnungskonfiguration (EAK) eines Kontaktes oder in der
Akten-Abrechnungskonfiguration ausgewählt werden. Der E-Mail-Versand
erfolgt in den Sichten Rechnungen und
Mahnliste.
Über den Dreipunkt-Button kann eine E-Mail-Vorlage bearbeitet werden. Die zur Verfügung stehenden Felder werden links in der Feldauswahl angezeigt. Diese Felder befüllt das System beim Versenden der Emails automatisch. Dazu kann im mittleren Editierbereich der gewünschte weitere Fließtext für die Email eingegeben werden. Im rechten Bereich steht eine Vorschau zur Verfügung.
Neben einfachem Text unterstützt das System zudem das HTML-Format. DER HTML-Code kann ebenfalls direkt im Editierbereich eingegeben werden. Über den Button HTML-Vorschau kann nachgeprüft werden, ob der HMTL-Code korrekt eingegeben wurde und ob die Email-Vorlage die gewünschte HTML-Formatierung hat.