Überblick
MCS Selection kann über Buttons in den Sichten Organisationen, Personen und Behörden geöffnet werden. Sie können damit in Lexolution.KMS vorhandene Kontakte aufrufen und nach Excel exportieren, um Serienbriefe zu erstellen.
Die Oberfläche ist in 3 Bereiche eingeteilt. Auf der Linken Seite bestimmen Sie mit den Ladefiltern die Selektion der Kontakte und starten den Abruf der Daten. Im Arbeitsbereich werden in der Objektliste werden die geladenen Kontakte angezeigt. Für den markierten Kontakt sehen Sie in Detail die Adressen und Kommunikationsdaten. Mit dem Menüband können Sie per Massenoperationen die Auswahl aktivieren und deaktivieren. Durch Drücken des Buttons Excel Export werden alle aktivierten Daten nach Excel exportiert.
Ladefilter
Aktenbeteiligungsart
Dieser Filter greift auf die Aktenbeteiligung von Kontakten zu. Haben Sie auch Kontakte im System, die nicht an Akten beteiligt sind, können Sie diese durch das Häkchen „nur Aktenbeteiligte laden“ direkt ausschließen. Die Gruppe der Aktenbeteiligten können Sie weiter einschränken, indem Sie mit der Option nur exakt bestimmte Beteiligungsarten laden. Der Jahresfilter auf Akten bietet eine weitere Einschränkungsmöglichkeit. Er bezieht sich auf das Anlagedatum der Akte.
Aktenverantwortung
Der Filter Aktenverantwortung greift auf die Verantwortlichen von Akten zu. Mit diesem Filter können Kontakte, bestimmter Verantwortlicher mit einer bestimmten Verantwortlichkeitsart gefiltert werden.
Kontaktverantwortung
Der Filter Kontaktverantwortung greift auf die Verantwortlichen von Kontakten zu. Mit diesem Filter können Kontakte, bestimmter Verantwortlicher mit einer bestimmten Verantwortlichkeitsart gefiltert werden.
Rechtsgebiete
Der Filter Rechtsgebiete greift auf die Rechtsgebiete an den Akten zu.
Kontaktkategorie
Dieser Filter greift auf an Organisationen, Personen oder Behörden hinterlegte Kategorien zu. Sie können zu dieser Auswahl ebenfalls die Kontaktvertreter laden.
Eigenschaften
Dieser Filter greift auf an Organisationen, Personen oder Behörden und Kontaktvertretern hinterlegte Eigenschaften zu.
Branche
Im Bereich Branche können Sie nach mehrere Branchen auswählen. Mehrere Branchen werden mit oder verknüpft. Die Informationen zur Branche werden an einem Kontakt gepflegt.
Kontakteigenschaften
Im Bereich Kontakteigenschaften wählen Sie die Kontaktarten Organisationen, Personen, Behörden und Kontaktvertreter aus. Kontaktvertreter sind in der Vertretungsbeziehung hinterlegte Kontakte. Werden Personen und Kontaktvertreter geladen, so erhalten Sie diese Kontakte im Ergebnis mehrfach als Person und Kontaktvertreter. Mit der Option Nur mit E-Mail werden nur Kontakte mit ausgefüllter E-Mail Adresse in den Kommunikationsdaten gefiltert. Die Filter wirken additiv.
Button Laden
Ruft die Daten unter Berücksichtigung der Filtereinstellungen ab und zeigt das Ergebnis im Arbeitsbereich an. Oberhalb des Buttons wird die Anzahl der geladenen Kontakte angezeigt. Die Filter der einzelnen Bereich wirken additiv.
Nach dem Laden sind alle Kontakt in der Spalte Auswahl markiert. Bei der Adressen und Kommunikationsdaten wir genau ein Datenobjekt je Kontakt in der Spalte Auswahl in der folgenden Priorität markiert.
- Zugeordnetes Datenobjekt der Vertretungsbeziehung
- vCard des Kontaktvertreters
- vCard des Kontaktes
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich werden in der Objektliste die geladenen Kontakte angezeigt. Sie können den Wert in der Spalte Auswahl bearbeiten. Wenn Auswahl aktiv gesetzt ist, wird der Kontakt beim Ausführen der Funktion Excel Export ausgegeben. In der Spalte Art wird die Herkunft des Kontakts angezeigt. Mögliche Werte sind Person, Organisation, Behörde oder Kontaktvertreter. Der Name wird in der Reihenfolge Titel, Vorname, Name angezeigt.
Im Detail werden zu dem jeweils selektierten Kontakt die Adressen und Kommunikationsdaten angezeigt. Sie können den Wert in der Spalte Auswahl bearbeiten. Wenn Auswahl aktiv gesetzt ist, wird der Kontakt beim Ausführen der Funktion Excel Export ausgegeben. Ist bei Kontaktvertretern der Wert in der Spalte Vom Vertreter aktiv, werden Ihnen die Adressen oder Kommunikationsdaten des Kontaktvertreters oder die in der Vertretungsbeziehung hinterlegte Korrespondenz angezeigt.
In den Objektlisten können die Spalten sortiert und gruppiert werden.
Menüband
Im Menüband können Sie den Wert Auswahl in der geladenen Objektliste, den Adressen und Kommunikationsdaten per Massenoperation aktivieren oder deaktivieren. Auch im Detail nicht angezeigt Datenobjekte werden dabei verarbeitet. Mit jeder Auswahlaktion aktivieren Sie die Auswahl für weitere Kontakte, Adressen oder Kommunikationsdaten.
Auswahl zurücksetzen
Für alle Objekte im Arbeitsbereich wird in der Spalte Auswahl inaktiv gesetzt.
Auswahl über Eigenschaftslisten
Sie können für bestimmte Kontaktarten in Verbindung mit einer Eigenschaftsliste die Spalte Auswahl aktivieren. Durch Drücken des Buttons Auswählen wird der Auswahlprozess gestartet.
Vertretungstyp auswählen
Sie können eine bestimmten Vertretungstypen auswählen und durch Drücken des Buttons Vertretungstyp auswählen, den Auswahlprozess ausführen.
Kontaktkategorie auswählen
Sie können eine bestimmte Kontaktkategorie auswählen und durch Drücken des Buttons Kontaktkategorie auswählen, den Auswahlprozess ausführen.
Adressauswahl zurücksetzen
Für alle Objekte im Arbeitsbereich wird die Adressauswahl in der Spalte Auswahl inaktiv gesetzt.
vCard-Adressen auswählen
Für alle vCard Adressen wird die Adressauswahl in der Spalte Auswahl aktiv gesetzt.
Adresstypen auswählen
Sie können einen bestimmten Adresstyp auswählen und durch Drücken des Buttons Auswählen, den Auswahlprozess ausführen.
Kommunikationsauswahl zurücksetzen
Für alle Objekte im Arbeitsbereich wird die Kommunikationsauswahl in der Spalte Auswahl inaktiv gesetzt.
vCard-Kommunikation auswählen
Für alle vCard Kommunikationsdaten wird der Wert in der Spalte Auswahl aktiv gesetzt.
Kommunikationstypen auswählen
Sie können einen bestimmten Kommunikationstyp auswählen und durch Drücken des Buttons Auswählen, den Auswahlprozess ausführen.
Excel Export
Mit dem Button Excel Export exportieren Sie die Datenobjekt mit aktivierter Auswahl nach Excel. Nach dem erfolgreichen Export wird eine Meldung angezeigt.
Einstellungen
Register Datei - Excel Export
Beim Export wird für jede der ausgewählten Verantwortlichkeitsarten am Ende der Excelliste eine Spalte hinzugefügt. Sie können so die Werte in der Excelliste direkt filtern.