Kontoauszug – Import

Kontoauszug – Import

In dieser Sicht können Sie elektronische Kontoauszüge importieren. Für jeden importierten Eintrag eines Kontoauszuges können Buchungsvorschläge erstellt werden. Nicht zu buchende Kontoauszugspositionen können ausgeschlossen werden. Die freigegebenen Buchungsvorschläge können gebucht werden. Als Resultat werden Kontoauszugspositionen erstellt, welche bei Bedarf bearbeitet werden können. Die folgenden Formate werden unterstützt:

  • camt.053
  • camt.054

Die Filter zeigen beim Öffnen der Sicht alle nicht gebuchten Kontoauszüge an.

Neu

  • Ein Dateiauswahldialog wird angezeigt, um Kontoauszugsdateien auszuwählen und zu importieren

Löschen

  • Importierte Kontoauszüge können gelöscht werden. Bereits erstellte Buchungen werden nicht gelöscht.

Bankverbindung automatisch zuordnen

Mit dieser Funktion wird allen Kontoauszügen aus der Objektliste, mit dem Status „Eingelesen“ oder „In Bearbeitung“, eine Bankverbindung und das darin definierte Finanzkonto zugeordnet.

Bankverbindung manuell zuordnen

Mit dieser Funktion können Sie für die markierten Kontoauszüge aus der Objektliste manuell eine Bankverbindung zuweisen oder diese ändern. Die Währung des Finanzkontos muss der des Kontoauszuges entsprechen

Kontoauszugspositionen

Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie in die Sicht „Kontoauszugspositionen“. Dort werden die Kontoauszugspositionen der markierten Kontoauszüge in einer Liste angezeigt.

Kontoauszüge buchen

Mit dieser Schaltfläche können freigegebene Kontoauszüge gebucht werden. Das Ergebnis wird angezeigt. Nach dem Buchen des Kontoauszuges wird der Status auf Gebucht gesetzt. Zur Anzeige der erstellten Kontoauszugseinträge können Sie das Kontextmenü verwenden.

Kontoauszugspositionen

In diese untergeordnete Sicht gelangen Sie über die Schaltfläche „Kontoauszugspositionen“ in der Sicht „Kontoauszug – Import“. In der Sicht werden die Kontoauszugspositionen der Kontoauszüge in einer Liste angezeigt. Die Checkbox Freigebbar in jeder Zeile zeigt Ihnen an, wenn eine Buchung der Buchungsvorschläge möglich ist.

Objektliste

Bearbeitungsstatus

  • In Bearbeitung = Stift -> Noch nicht fertig bearbeitet
  • Ausgeschlossen = Kreuz -> Fertig
  • Freigegeben = Haken -> Fertig

Trefferqualität

Die Trefferqualität wird beim Erstellen der Buchungsvorschläge mit dem Drücken „Automatische Zuordnung Starten (Link)“ ermittelt.

  • Rot
  • Gelb
  • Grün

Ausgeschlossen

Wird nicht gebucht. Wenn ausgeschlossen kann gebucht werden.

Freigebbar

Kann freigegeben werden. Wenn Freigegeben kann gebucht werden

  • Nicht zugeordneter Betrag = 0
  • Pflichtfelder ausgefüllt

Auftraggeber / Zahlungsempfänger

Text für Suche in Auftraggeber / Zahlungsempfänger Der Text wird mehreren Feldern der Kontoauszugsposition zusammengesetzt.

  • Buchungsreferenz
  • Zusatzinformation
  • Verwendungszweck

Automatische Zuordnung starten

Mit dieser Funktion starten Sie die automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen für alle Kontoauszugspositionen der Objektliste. Die Buchungsvorschläge werden im Bereich Buchungsvorschläge angezeigt.

Werden für Zahlungen auf offene Posten eine Buchungsreferenz der Art QR-Referenz bzw. Kreditor-Referenz, ein Aktenzeichen oder Rechnungsnummer im Verwendungszweck des Kontoauszugs oder Treffer aus den konfigurierten Suchschritten gefunden, wird ein automatischer Buchungsvorschlag erstellt.

Wenn Sie manuelle Buchungsvorschläge erstellt haben und diese nicht durch die Automatik verändert werden sollen, aktivieren Sie bitte die Option Manuelle Zuordnung.

Bereich Veränderbare Daten im Detail

Nicht zugeordneter Betrag

Betrag der Kontoauszugsposition, der noch keinem Buchungsvorschlag zugeordnet ist.

Bereich Buchungsvorschläge

Im Bereich Buchungsvorschläge werden manuell und automatisch erstellte Buchungsvorschläge angezeigt. Hier können Buchungsvorschläge erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden.

Wie im Kontoauszug können Buchungsvorschläge der folgenden Arten erstellt und bearbeitet werden:

  • Debitoren Opos für Zahlungen auf offene Posten
  • Fremdgeld
  • Zahlung
  • Direkte Auslage
  • Direkter Vorschuss
  • Direkte Zahlung

Die Bearbeitung der einzelnen Buchungsvorschläge erfolgt je Art in einem separaten Dialog.

Für eine Kontoauszugsposition können mehrere Buchungsvorschläge verschiedener Arten erstellt werden, bis der Betrag der Kontoauszugsposition aufgeteilt ist.

Button zu klären

Dialog für Buchungsvorschlag vom Typ/Art Zahlung wird geöffnet. Der Steuersachverhalt ist vorbelegt, wenn ein Steuersachverhalt für Allgemeine Buchungen (Link) mit der Eigenschaft ‚zu klären…‘ vorhanden ist.

Ausschließen

Mit dieser Funktion schließen Sie markierte Kontoauszugspositionen vom Buchen aus. Bereits vorhandene Buchungsvorschläge werden gelöscht.

Ausschließen rückgängig

Mit dieser Funktion wird das Ausschließen der markierten Kontoauszugspositionen wieder rückgängig gemacht.

In Bearbeitung nehmen

Mit dieser Funktion können Sie für die markierten Kontoauszugspositionen den Status „Ausgeschlossen“ oder „Freigegeben“ zurücksetzen.  wieder auf den Status „In Bearbeitung“ zurückstellen.

Import-Kontoauszug-Suchschritte

In dieser Sicht können Sie Suchschritte für die Erzeugung von Automatischen Buchungsvorschlägen konfigurieren. Die Suchschritte können von Ihnen aktiv und inaktiv gesetzt werden.
Sie werden nur bei der Automatischen Zuordnung berücksichtigt wenn Sie aktiv gesetzt sind.

Im Detail der Sicht können Sie die Werte für die Suchschritte in den Bedingungsfeldern eingeben. Die Eingabefelder im Bereich Bedingungen sind miteinander UND-verknüpft. Verwendungszweck: Textfeld für Suche im Verwendungszweck mit | als Trennzeichen
z.B. Fremdgeld | FG., Az. Das | bedeutet ODER Verknüpfung der Einhalte des Eingabefeldes.

Zusatzinformationen: Textfeld für Suche in den Zusatzinformationen mit | als Trennzeichen z.B. Zusatzinfos am Eintrag, nicht die am Detail

Betrag mit Abweichung

Betragsfeld mit Label “Betrag” für die Eingabe eines Betrages und ein zweites Betragsfeld für die Eingabe der Abweichung mit Label “Abweichung plus/minus”

Auftraggeber/Zahlungsempfänger

Textfeld für Suche in Auftraggeber / Zahlungsempfänger

Sie können Suchschritte für folgende Aktionen während der Automatischen Zuordnung erstellen

Buchungsvorschlag anlegen

Bei Treffern aufgrund der konfigurierten Suchschritte werden Automatische Buchungsvorschläge für folgende Zahlungsarten erstellt

  • Fremdgeld
  • Auslage
  • Direkter Vorschuss
  • Zahlung

Für offene Posten wird kein konfigurierter Suchschritt benötigt, weil diese anhand des im Verwendungszweck des Kontoauszugs hinterlegten Aktenzeichen und Rechnungsnummer gefunden werden.

Für wiederkehrende Zahlungen wie z.B. Miete, laufende Verträge oder Ratenzahlungen können Sie den Suchschritt noch genauer konfigurieren, indem Sie den Betrag, das Aktenzeichen, Standort, Buchungstext und den Mitarbeiter bereits im Suchschritt definieren.

Weiterhin können Sie auch bereits im Suchschritt definieren, dass Kontoauszugspositionen mit den definierten Werten vom Buchen ausgeschlossen werden soll.
Die konfigurierten Suchschritte werden während der Automatischen Zuordnung ausgeführt und anhand der Ergebnisse werden Automatische Buchungsvorschläge erstellt oder Kontoauszugspositionen ausgeschlossen.

Trefferqualität

Die Trefferqualität der automatisch erzeugten Buchungsvorschläge wird beim Erzeugen der Buchungsvorschläge berechnet.
Die Werte werden in der zweiten Spalte der Kontoauszugspositionen im Grid angezeigt und können nicht durch manuelle Bearbeitung des Ergebnisses verändert werden. Für die Treffer gibt es folgende Werte: 90 (grün):

  • es wurden eine oder mehrere Rechnungen über den Verwendungszweck gefunden bei denen alle offenen Beträge ungleich 0 sind, die Vorzeichen von zu verteilendem Betrag und offenen Beträgen gleich sind, die Summe der offenen Beträge gleich dem zu verteilenden Betrag ist

oder

  • es wurden Treffer für die definierten Suchschritte gefunden. Wenn bei der Konfiguration des Suchschrittes ein Betrag eingeben wurde, muss dieser gleich dem verteilbaren Betrag sein. Wurde kein Betrag eingegeben ist der Treffer ausreichend

10 (rot)

  • es wurden keine offenen Posten, keine Rechnungen und auch keine Treffer aus den konfigurierten Suchschritten gefunden.

50 (gelb)

  • es wurden Treffer zu offenen Posten und Rechnungen gefunden deren Beträge größer als Rechnungsbetrag oder OP-Betrag sind, weil die Aufteilung unklar ist > Überzahlung und auch bei allen weiteren Treffern die nicht den Werten 90 oder 10 entsprechen