Kontoauszug

In der Sicht Kontoauszug können Sie Buchungen für die folgenden Zahlungsarten erfassen:

• Debitoren OPOS
• Fremdgeld
• Zahlung
• Direkte Auslage
• Direkter Vorschuss
• Direkte Zahlung

Die Sicht dient der komfortablen Buchung anhand von Kontoauszügen oder Kassenbuch. Grundsätzlich können Sie standortübergreifend Buchungen durchführen. Es stehen Ihnen die Berichte Kontoauszug und Kontoauszug mit ZW zur Verfügung.

Die Buchungsperiode muss vor der Erfassung ausgewählt werden. Im Periodenfilter kann die Buchungsperiode direkt eingegeben oder aus der Periodenliste übernommen werden. Die Auswahl der Buchungsperioden wird durch einen Klick auf den Auswahlbutton geöffnet. In das Feld „Bis“ wird der Wert aus dem Feld „Von“ übernommen. Die Buchungsperiode aus dem Feld „Bis“ wird als Buchungsperiode der Buchung gesetzt. Der Bereich „Von – Bis“ kann genutzt werden, um Buchungen für ein Storno zu selektieren.

Sie können auch ein Finanzkonto in Zweitwährung buchen und den Bericht Kontoauszug mit ZW erzeugen.

Der Standort des angemeldeten Benutzers ist voreingestellt.

Nach Auswahl des Zeitraumes, der Buchungsperiode und des Finanzkontos, das Sie buchen möchten, wird über die Schaltfläche Aktualisieren im Menüband die Erfassung des Kontoauszuges gestartet.

Zu jeder Buchung können Sie im rechten Bereich Zusatzinformationen Angaben zu Standort, Akte, Mitarbeiter, Rechtsgebiet, Kontakt, Kostenträger, Kostenstelle, Projekt und Praxisgruppe hinterlegen. Diese Zusatzinformationen werden je nach Zahlungsart und anhand des ausgewählten offenen Postens automatisch ausgefüllt.

Sie können konfigurieren, dass der Buchungstext mit Eingabe einer Akte automatisch mit dem Aktenzeichen befüllt wird. Der Buchungstext bleibt überschreibbar.

Das Feld Alter Saldo zeigt Ihnen den standortübergreifenden Saldo des gefilterten Finanzkontos zum Zeitpunkt des „Datum von“ des Zeitraumfilters an.

Zur Anzeige des Kontensaldos im Feld „Alter Saldo“ muss der Saldenvortrag gebucht werden.

Sie können Schnellerfassungstasten für den Kontoauszug konfigurieren. Die Konfiguration finden Sie unter KMS > KMS-Optionen > Tastenkombinationen > Schnellerfassung

Storno von Buchungen

Sie haben die Möglichkeit, eine Buchung zu stornieren. Das Storno erfolgt unter Erhalt der Verkehrszahlen der Ausgangsbuchung mit Ausgangsdatum und umgekehrten Vorzeichen. Die Buchungsperiode bezieht sich grds. Auf das Belegdatum. Sie kann für den Fall, dass sie vom Belegdatum abweicht, (z.B. wenn das Storno zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt) manuell geändert werden.

Konto in Zweitwährung

Sie können unter Fachadministration (Rechnungswesen) > Kontenfunktionen ein Finanzkonto mit einer Zweitwährung versehen und so ein Zweitwährungskonto anlegen.

Sie können entweder einen Umrechnungskurs oder den Betrag in Euro erfassen; der Betrag in Zweitwährung muss immer eingegeben werden. Beim Buchen wird das Feld Umrechnungskurs geschleppt. Ein 0,00 € Betrag (ZW) ist zulässig. Beachten Sie bitte, dass Lexolution keine Neuverarbeitung von Buchungen zu einem geänderten Umrechnungskurs unterstützt.

Debitoren OPOS

Die Zahlungsart Debitoren OPOS dient der Erfassung von Zahlungen auf offene Posten (OPOS). Die Zahlungserfassung erfolgt halbautomatisch, da der bei der Rechnungserstellung ausgewählte Steuersachverhalt die Buchung des Erlöses bestimmt.

Die offenen Rechnungsposten können anhand der Rechnungsnummer, des Aktenzeichens/der Aktenbezeichnung oder des Kontaktes (Rechnungsempfängers) gesucht werden. Programmseitig erfolgt eine Verteilung des Betrages automatisch zuerst auf die steuerfreien Auslagen, dann auf die beleghaften Auslagen und schließlich auf das Honorar.

Wird die Erlösverteilung der Rechnung manuell geändert, erfolgt die Verteilung des Betrages gemäß den in der Erlösverteilung individuell hinterlegten Angaben. Alternativ kann bei Bedarf auch beim Buchen der Zahlung von Seiten des Anwenders eine abweichende Verteilung vorgenommen werden.

Bezieht sich die Zahlung auf mehrere OPOS, so können diese unter Zuhilfenahme der STRG Taste ausgewählt und über die Funktion Zahlungen auf mehrere offene Posten gebucht werden.

Falls ein offener Posten überzahlt wird, erscheint im Lexolution ein Hinweis mit der Frage, ob der nicht verteilbare Betrag als Fremdgeld gebucht werden soll. Bei Bestätigen der Frage mit Ja wird eine Fremdgeldbuchung mit dem entsprechenden, nicht auf die Rechnung verteilbaren Betrag angelegt.

Falls eine Zahlung storniert werden soll, können Sie den ausgeglichenen Posten auswählen, indem Sie bei der Auswahl des offenen Postens den Haken bei Nur offene anzeigen entfernen und die Sicht aktualisieren. Auf gleiche Weise können Sie eine 0,00 € Zahlung auf einen ausgeglichenen Posten erfassen, um die Erlösverteilung nachträglich zu ändern.

Fremdgeld

Mit der Zahlungsart Fremdgeld können Sie Fremdgeld zur Akte buchen. Es wird auf das allgemeine in der Konfiguration hinterlegte Fremdgeldkonto gebucht.

Zahlung

Die Zahlungsart Zahlung dient der Buchung von Geschäftsvorfällen ohne Aktenbezug. Sie können auf die vorkonfigurierten Buchungsschablonen zugreifen.

Direkte Auslage

Die Zahlungsart Direkte Auslage dient der Buchung von Ausgaben für Auslagen der Akte direkt durch den Buchhalter. Eine hier gebuchte Ausgabe wird gleichzeitig unter Leistungserfassung > Auslagen als Auslage angezeigt und kann somit in die Rechnung aufgenommen werden. Über die Schaltfläche Vorhandene Auslage zuordnen kann der Buchhalter Einblick in die bisher zur Akte erfassten Auslagen nehmen und bei Bedarf die direkte Auslage mit einer zuvor erfassten Auslage verknüpfen. Damit wird eine Doppelerfassung des Auslagenbetrages vermieden.

Im Soll erfasste direkte Auslagen erscheinen als negative Auslagen und können als negative Auslagen abgerechnet werden. Dabei muss der Gesamtbetrag (Zahlbetrag) der Rechnung aber positiv bleiben bzw. mindestes 0 EUR betragen.

Direkter Vorschuss

Die Zahlungsart Direkter Vorschuss ermöglicht es, eine Vorschusszahlung ohne vorherige Erstellung einer Vorschussrechnung zu erfassen. Der direkte Vorschuss muss zu einer Akte erfasst werden. Für diese Akte kann der Vorschussbetrag dann in den Rechnungspositionen der Leistungsrechnung als Erhaltener Vorschuss angerechnet werden. Zugänge werden im Soll gebucht und es ergibt sich ein neuer erhaltener Vorschuss. Abgänge werden im Haben gebucht und ein bereits vorhandener erhaltener Vorschuss wird reduziert. Negative erhaltene Vorschüsse sind nicht erlaubt.

Direkte Zahlung

Die Zahlungsart Direkte Zahlung ermöglicht es, Zahlungen mit Erlösverteilungen zu erfassen, ohne dass dafür eine Rechnung / eine Gutschrift in Lexolution erstellt werden muss (z.B. bei Honorarzahlungen aus Vortrags- und Verlagstätigkeiten).

Akquisitionsverteilung Kontoauszug

Beim Buchen von Zahlungen in der Sicht Kontoauszug stehen im Menüband die Schaltflächen Resultierende Akquisition, Akquisitionsverteilung und Vorschusszahlungen zur Verfügung.

Unter Resultierende Akquisition wird die aus Erlösverteilung und Akquisitionsverteilung resultierende Verteilung der Zahlung des offenen Postens zur Ansicht dargestellt. Die Darstellung erfolgt unabhängig vom evtl. aktivierten Export der Akquisitionsverteilung.

Unter Akquisitionsverteilung kann die Akquisitionsverteilung der zugehörigen Akte bearbeitet werden.

Unter Vorschusszahlung kann eine Verteilung der ausgewählten Vorschusszahlung erfolgen.