Rechnungsentwürfe

Allgemeine Infos

Mit Auswahl des Menüpunktes Rechnungsentwürfe können Sie Rechnungsentwürfe erstellen. Sie können die Rechnungsentwürfe nach Standort und Mitarbeiter filtern. Zur Erstellung einer Rechnung müssen Sie erst einen Rechnungsentwurf erstellen. Dieser bekommt bis zur endgültigen Rechnungserstellung eine eindeutige Entwurfs-Nummer.

Falls Sie über einen Kontextmenüsprung von einer Akte in die Rechnungsentwurfssicht gewechselt sind, wird die Akte vorbelegt, ansonsten müssen Sie sie auswählen.

Mit Klick auf Neu müssen Sie zunächst den gewünschten Rechnungszweck auswählen. Die folgenden Rechnungszwecke stehen Ihnen zur Verfügung:

• KFA(E) - Kostenfestsetzungsantrag (Einzeln)
• KFA(S) - Kostenfestsetzungsantrag (Instanzübergreifend)
• LAR(E) - Leistungsabrechnung (Einzelrechnung)
• LAR(S) - Leistungsabrechnung (Sammelrechnung)
• VSR(E) - Vorschussrechnung (Einzelrechnung)

Falls die die Akte nicht bereits mittels Kontextmenüsprung vorbelegt ist, wählen Sie sie bitte aus, wählen Sie ggf. Zweitwährung aus und klicken auf Weiter. Mit Klick auf Weiter werden die Rechnungsinformationen (soweit sie hinterlegt sind) automatisch eingesteuert.

Sie sollten bereits bei Aktenanlage möglichst alle relevanten Abrechnungsinformationen in der Abrechnungskonfiguration der Akte bzw. in der zugehörigen Abrechnungskonfiguration des Rechnungsempfängers hinterlegen, damit diese Informationen bei Erstellung der Rechnungsentwürfe automatisch eingesteuert werden.

Der Rechnungsnummernkreis wird gemäß der kanzleiweiten Konfiguration vorgewählt und ist änderbar. Die Rechnungsart wird sinnvoll vorbelegt und kann geändert werden.

In Abhängigkeit zum Rechnungszweck sind nicht immer alle Rechnungsarten auswählbar. Zum Beispiel können Sie für den Rechnungszweck Kostenfestsetzungsantrag ausschließlich die Rechnungsart RVG-Rechnung und für den Rechnungszweck Vorschussrechnung ausschließlich die Rechnungsarten Pauschalrechnung und RVG-Rechnung wählen.

Die Buchungsperiode wird auf Basis des Entwurfsdatums ermittelt. Beim Abschließen des Rechnungsentwurfs wird die Buchungsperiode nach dem Aktualisieren des Rechnungsdatums ebenfalls aktualisiert. Ist die Buchungsperiode bereits geschlossen, kann die Rechnung nicht verbucht werden. Es erscheint eine Meldung. Für die Buchungsperiode gibt es die Option „Manuell setzen“. Ist diese Option aktiv, kann die Buchungsperiode verändert werden. Beim Abschließen der Rechnung wird die Buchungsperiode nicht verändert.

Die Sprache des Rechnungsentwurfes wird standardmäßig mit der Sprache der zugeordneten Akte vorbelegt. Sie kann geändert werden. Die Bezeichnungen der Leistungsarten der zugeordneten Stundenpositionen werden automatisch in die gewählte Rechnungssprache übersetzt.

Sie können eine Zahlungsbedingung auswählen. Die Fälligkeit kann in der Konfiguration mit den Zahlungsbedingungen verknüpft werden. Die Fälligkeit kann manuell angepasst werden. Wird keine Zahlungsbedingung eingegeben entspricht die Fälligkeit dem Rechnungsdatum.

Durch die Wahl der Steuersachverhalte für Erlöse und steuerfreie Auslagen legen Sie die für eine Rechnung maßgeblichen Steuersachverhalte fest. Wenn Sie nur einen Steuersachverhalt für steuerfreie Auslagen konfiguriert haben, wird dieser standardmäßig vorbelegt.

Sie können im Auswahlfenster der Steuersachverhalte das Layout der Liste verwalten, etwa die Positionen der Spalten verwalten oder Gruppierungen (z.B. nach dem Konto) vornehmen. Das Layout wird pro Benutzer gespeichert und erscheint beim nächsten Aufrufen des Auswahlfensters in gleicher Form. Sie können das Layout über einen Button zurücksetzen.

Den Leistungszeitraum können Sie manuell eingeben oder der Leistungszeitraum wird beim Hinzufügen von Stundenpositionen, Auslagen und Weiteren Honoraren automatisch gefüllt. Der Leistungszeitraum ist ein Pflichtfeld. Rechnungsentwürfe ohne einen Leistungszeitraum können nicht abgeschlossen werden.

Weiter muss der Rechnungsempfänger ausgewählt werden. Zusätzlich zum Namen des Rechnungsempfängers wird die Kontaktnummer angezeigt. Sollte dem Rechnungsempfänger eine Rechnungsadresse zugeordnet sein, so wird diese automatisch ausgewählt. Falls keine eindeutige Rechnungsadresse zugeordnet wurde, wird automatisch die VCard-Adresse ausgewählt. Sie können als Benutzer manuell auf alle Adressen des Rechnungsempfängers zugreifen.

Die Rechnungsanschrift wird aus der Vorlage des Rechnungskontaktes eingesteuert und kann im Rechnungsentwurf nachbearbeitet werden.

Falls ein Ansprechpartner zum Rechnungsempfänger vorhanden ist, wird er automatisch in der Zeile Ansprechpartner eingesteuert. Der Ansprechpartner kann manuell entfernt werden.

Dem Rechnungsempfänger muss ein Debitorenkonto zugewiesen sein, damit die automatische Rechnungsstellungsbuchung generiert werden kann.

Falls der Rechnungsempfänger in der Kontakteverwaltung eine USt-IdNr. Zugewiesen bekommen hat, wird die Nummer an dieser Stelle read only angezeigt.

Der Buchungstext kann bei Bedarf mit der Aktenbezeichnung vorbelegt werden. Die Konfiguration kann vorgenommen werden unter Systemadministration > Allgemeine Einstellungen im Reiter Buchhaltung.

Im Feld Betreff können Sie einen Rechnungsbetreff eingeben.

Die Checkbox LEDES Aktiv zeigt an, dass eine LEDES-Datei zur Rechnung erstellt werden soll. Diese Einstellung wird aus dem Abrechnungsvertrag übernommen und aktiviert die Checkbox. Die Checkbox kann bei Bedarf abgewählt werden.

Die Checkbox E-Rechnung Aktiv zeigt an, dass eine E-Rechnung erstellt werden soll. Diese Einstellung wird aus dem Abrechnungsvertrag übernommen. Die Checkbox kann bei Bedarf abgewählt werden.

Nachdem der Rechnungsentwurf gespeichert ist, können die Leistungen manuell über die Schaltflächen Stunden, RVG und Auslagen dem Entwurf hinzugefügt werden. Die Schaltfläche Leistungen hinzufügen erledigt das Hinzufügen von Stunden und Auslagen für Sie mit einem Mausklick automatisch. Sind die Felder Leistungszeitraum von und Leistungszeitraum bis mit einem Datum gefüllt, werden Leistungen innerhalb dieses Zeitraums hinzugefügt. Ist kein Datum eingegeben werden die Leistungen ohne Begrenzung ermittelt und hinzugefügt.

In der Quickinfo haben Sie eine schnelle Übersicht über die Beträge der Honorar- und Auslagenpositionen. Sie können jederzeit ein Entwurfsdokument zur Ansicht erstellen und dieses bei Änderungen des Entwurfes aktualisieren. Die Quickinfo dient dabei nur einer schnellen ersten Übersicht. Die genaue Liste der Rechnungspositionen, so wie später auch im Dokument erscheinen werden, befindet sich in der Sicht Rechnungspositionen. Dort können Sie auch weitere Bearbeitungsschritte auf Positionseben vornehmen, wie z.B. das Hinzufügen von Rabatten. Die Rechnungspositionssicht wird weiter unten ausführlicher beschrieben.

In jedem Fall sollten Sie die Stunden, die im abzurechnenden Zeitraum angefallen sind und auf die Akte erfasst wurden, in den Entwurf übernehmen, auch wenn Sie keine Stundenrechnung erstellen. Durch die Gegenüberstellung der aufgewendeten Stunden zum Erlös kann der effektive Stundensatz der Akte berechnet werden.

Sie haben die Möglichkeit, einen vom HVRA abweichenden zeichnungsberechtigten Rechtsanwalt und ein abweichendes Sekretariat zur Rechnung einzutragen, um diese Informationen im späteren Dokument auszudrucken. Als HVRA und als Rechtsanwalt Dokument ist der HVRA der Akte der Rechnung vorbelegt. Als Sekretariat Dokument ist der Mitarbeiter des angemeldeten Benutzers vorbelegt, soweit dieser dem HVRA-Mitarbeiter der Akte der Rechnung auch als Sekretariat zugeordnet ist.

Im unteren Teil können Sie festlegen, ob dem Rechnungsdokument automatisiert ein Anschreiben-Dokument vorhergehen soll. Sie können einen Anschreiben-Empfänger, einen Ansprechpartner und eine Anschreiben-Anschrift auswählen.

Weiterhin können Sie mit der Checkbox Zahlschein erstellen festlegen, ob automatisiert ein Zahlschein-Dokument am Ende des Rechnungsdokumentes erstellt werden soll. Es werden die Schweizer Zahlscheine ESR und die Zahlscheine mit Swiss QR-Code unterstützt.

Um die Funktionalität eines automatisierten Anschreibens und/oder eines Zahlscheins nutzen zu können, ist es notwendig, die erweiterte Dokumentenerstellung zu aktivieren, entweder kanzleiweit oder im Dialog der Vorlagenauswahl beim Erstellen von Rechnungsentwürfen. Sie müssen weiterhin eine Systemvorlage für Ihre Anschreiben und eine Systemvorlage für Ihren Zahlschein konfiguriert haben.

Besondere Angaben

Auf der Registerkarte Besondere Angaben können Sie die Einstellungen hinsichtlich der Erstellung einer RVG-Rechnung oder eines KFAs vornehmen. Hier legen Sie die Fassung der Gebührentabelle für Ihre RVG-Rechnung fest. Vorbelegt wird die Fassung, die zum Zeitpunkt des Mandatsentscheidungsdatums der zugehörigen Akte gültig war. Weiterhin legen Sie fest, ob Sie als Wahlanwalt oder Pflichtanwalt abrechnen wollen. Vorbelegt ist § 13 RVG. Weiterhin wird der Gegenstandswert aus der Akte eingesteuert. Der Gegenstandswert wird dann wiederum in den hinzugefügten RVG-Gebührenpositionen vorbelegt. Die Anzahl der Auftraggeber können Sie ebenfalls festlegen, um eine Erhöhung nach Nr. 1008 VV RVG zu erreichen. Im Bereich PKH können Sie schließlich Informationen hinterlegen, die in einem PKH-Verfahren für einen Kostenfestsetzungsantrag erforderlich sind.

Die Einstellungen zur Auslagenpauschale, zum Rabatt und zur Honorargrenze können Sie in den Rechnungspositionen vornehmen.

Bankverbindungen

Über die Schaltfläche Rechnungsinfo > Sonstiges > Bankverbindungen können Sie die Liste der automatisch eingesteuerten Bankverbindungen einsehen, die am Standort der zugeordneten Akte oder an der Abrechnungskonfiguration des Empfängers hinterlegt sind. Sie haben die Möglichkeit, die Liste zu bearbeiten. Mit dem Option Standard bestimmen Sie eine explizite Bankverbindung auf der die Zahlung erwartet wird.

Es können keine Bankverbindungen hinzugefügt werden, die nicht am jeweiligen Standort hinterlegt sind.

Rechnungspositionen

Über die Schaltfläche Rechnungspositionen gelangen Sie in die Rechnungspositionssicht. Die Sicht gibt Ihnen zunächst eine Übersicht über die aktuellen Positionen Ihres Rechnungsentwurfes. Die Positionsliste wird später ohne Abweichungen in das Rechnungsdokument sein. Sie können also genau kontrollieren, ob alle Positionen korrekt sind oder ob noch nachgebessert werden muss, ohne dass Sie dafür einen Test-Rechnungsentwurf erstellen müssen.

Darüber hinaus können die Rechnungspositionen direkt in der Sicht bearbeitet werden. Hierfür sind die Schaltflächen in der Gruppe Positionen vorgesehen:

• Prozentrabatt
• Fester Rabatt
• Rabattreihenfolge
• Auslagen hinzufügen
• Auslagenpauschale %
• Auslagenpauschale (fest)
• Auslagenp. (%) -> (fest)
• Stfr. Auslagenpauschale
• Auslagen nach RVG
• Weiteres Honorar
• Leistungen hinzufügen
• Erh. Vorschuss anrechnen
• Zurücksetzen

Die Funktionen werden im Folgenden beschrieben:

Rabatt

Über die Schaltfläche Prozentrabatt können Sie eine Rabattposition hinzufügen. Den Prozentwert, der vom Honorar abgezogen werden soll, legen Sie im Detail der Position fest. Falls Sie einen prozentualen Rabatt in der Abrechnungskonfiguration der Akte festgelegt haben, wird die Rabattposition automatisch hinzugefügt und mit dem korrekten Wert vorbelegt.

Mit der Schaltfläche Fester Rabatt können Sie eine Rabattposition für einen festen Rabatt hinzufügen. Im Detail der Position können Sie die Höhe des Betrages festlegen, der als Rabat vom Honorar abgezogen werden soll.

Die Schaltfläche Rabattreihenfolge ändert die Reihenfolge der beiden Rabattpositionen.

Auslagen

Über die Schaltfläche Auslagen hinzufügen können zuvor gelöschte Auslagenpositionen wieder hinzugefügt werden. Damit können Sie z.B. erreichen, mit einer Rechnung alle angefallenen Auslagen abzurechnen. Die Schaltfläche Auslagen hinzufügen entspricht fachlich der alten Funktionalität Alle Auslagen sind abgerechnet (Checkbox in der alten Rechnungssicht).

Über die Schaltfläche Auslagenpauschale % fügen Sie eine prozentuale Auslagenpauschale hinzu. Für RVG-Honorar steht diese Pauschale nicht zur Verfügung. Falls Sie eine Auslagenpauschale in der Abrechnungskonfiguration der Akte festgelegt haben, wird die Auslagenpauschalposition automatisch hinzugefügt und mit dem korrekten Wert vorbelegt. Im Detail der Position können Sie die Bemessungsgrundlage wählen. Im Standard bemisst sich die Auslagenpauschale nach dem Honorar plus dem weiteren Honorar ohne Rabattabzüge.

Mit der Schaltfläche Auslagenpausch. (%) -> (fest) wandelt das System die vorhandene prozentuale Auslagenpauschale in eine feste Auslagenpauschale um.

Über die Schaltfläche Stfr. Auslagenpauschale wird eine steuerfreie Auslagenpauschale hinzugefügt. Sie steht ausschließlich bei Vorschussrechnungen zur Verfügung.

Mit der Schaltfläche Auslagen nach RVG können Sie festlegen, dass die Auslagen nach den Vorgaben des RVG berechnet werden, z.B. wenn zahlreiche kostspielige Kopien anfallen, die nach Nr. 7000 VV RVG teurer abgerechnet werden können als über einen niedrigen Preis für die Stückzahl der Kopien.

Weiteres Honorar

Mit der Schaltfläche Weiteres Honorar können Sie weitere Honorarpauschalen zu Ihrem Rechnungsentwurf hinzufügen. Wählen Sie entweder aus der Auswahlliste ein zuvor in der Sicht Weitere Honorare angelegtes Honorar aus oder klicken Sie im Auswahlfenster auf Weiter und tragen Sie das weitere Honorar direkt als Rechnungsposition ein. Weitere Honorare stehen nicht für RVG-Rechnungen zur Verfügung.

Leistungen hinzufügen Die Schaltfläche Leistungen hinzufügen entspricht der gleichnamigen Schaltfläche in der Rechnungsentwurfssicht. Mittels dieser Funktion werden alle Leistungen (Zeiten und Auslagen) der Akte des Rechnungsentwurfes des Leistungszeitraumes der Rechnung hinzugefügt.

Erh. Vorschuss anrechnen

Mit der Schaltfläche Erh. Vorschuss anrechnen können Sie einen oder mehrere gezahlte Vorschüsse anrechnen, d.h. vom Rechnungsbetrag in Abzug bringen.

Es können nur Vorschüsse angerechnet werden, die gezahlt wurden.

Beim Abschließen eines Rechnungsentwurfes werden Sie darauf hingewiesen, wenn anrechenbare Vorschüsse vorhanden sind und diese noch nicht im Rechnungsentwurf angerechnet wurden.

Sie können Vorschusspositionen im Detail nachbearbeiten: Sie können im Feld Manuell angerechnet einen manuellen Anrechnungsbetrag festlegen, der von dem automatischen Anrechnungsbetrag abweicht. Automatisch wird der ganze mögliche Anrechnungsbetrag vorbelegt.

Bei Überzahlung, d.h. wenn der anzurechnende Betrag den Rechnungsbetrag übersteigt, können Sie über die Checkbox über Fremdgeld ausgleichen festlegen, dass das Guthaben automatisch in das Fremdgeld gebucht werden soll.

Über die Combobox Verteilreihenfolge können Sie festlegen in welcher Reihenfolge der Vorschuss angerechnet werden soll. Standardmäßig erfolgt die Anrechnung zuerst auf Stfr. Auslagen, dann auf Auslagen und zuletzt auf das Honorar.

Für die Vorschusspositionen stehen Ihnen in der Ribbongruppe Verteilung die beiden Schaltflächen Abrechnungsverteilung und Erlösverteilung Anr. zur Verfügung.

In der Abrechnungsverteilung können Sie die Anteile des Vorschusses manuell verteilen. In der Erlösverteilung Anr. können Sie diese Anteile manuell verteilen.

Eine genauere Beschreibung der Abrechnungsverteilung der Vorschusspositionen entnehmen Sie bitte dem Dokument Handout Vorschussrechnung, das sich im Abschnitt Handouts befindet:

Hier geht es zu den Handouts

Zurücksetzen

Über die Schaltfläche Zurücksetzen werden alle manuellen Änderungen in den Rechnungspositionen rückgängig gemacht.

Ansicht

In der Ribbongruppe Ansicht können Sie die Ansicht der möglichen Rechnungsarten-Varianten wechseln, um schnell vergleichen zu können, wie sich die Rechnungspositionen bei den unterschiedlichen Rechnungsarten darstellen.

Der Wechsel der Ansicht der Rechnungsarten ändert nicht die Rechnungsart des Rechnungsentwurfes. Die Rechnungsart können Sie ausschließlich in der Rechnungsentwurfssicht ändern. In der Rechnungspositionssicht erkennen Sie die gültige Rechnungsart daran, welche Rechnungsart in der Quickinfo fett geschrieben wird.

Nachdem Sie die Rechnungspositionen in der Sicht Rechnungspositionen abschließend bearbeitet haben, können Sie direkt in der Sicht ein Dokument erstellen oder den Rechnungsentwurf abschließen.

LEDES-Datei erstellen

Über die Schaltfläche LEDES-Datei erstellen können Sie für LEDES-Rechnungen auch für Rechnungsentwürfe bereits Dateien erstellen. Statt der Rechnungsnummer wird die Entwurfsnummer in die Datei geschrieben. Ansonsten werden alle Leistungen und Angaben aus dem zugehörigen LEDES-Vertrag in die Datei geschrieben wie beim Abschließen der Rechnung.

Rechnungsarten

Es stehen die Rechnungsarten Stundenrechnung, Pauschalrechnung und RVG-Rechnung zur Verfügung. Der Kostenfestsetzungsantrag läuft unter der Rechnungsart RVG-Rechnung, obwohl er nur ein Antrag ist. KFAs können aber nicht abgeschlossen werden. Die Auswahl der Rechnungsarten ist abhängig vom gewählten Rechnungszweck. Zum Beispiel gibt der Rechnungszweck Vorschussrechnung die Rechnungsarten Pauschalrechnung und RVG-Rechnung vor.

Stundenrechnung

Mit der Rechnungsart Stundenrechnung werden Zeiten und Auslagen abgerechnet. Über die Schaltfläche Stunden gelangen Sie in den Bereich der Stundenzuordnung. Über die Schaltfläche Neu können Sie auf die zu einer Akte erfassten Zeiteinträge zugreifen, falls die Zeiteinträge als abgeschlossen gekennzeichnet wurden und ein gültiger Stundensatz (Standard-Satz, Vereinbarter Satz auf Kontaktebene und Vereinbarter Satz auf Aktenebene) hinterlegt wurde. Geben Sie den Tag ein bis zu dem die erfassten Zeiten in die Rechnung übernommen werden sollen und aktualisieren Sie die Ansicht. Sofern in diesem Zeitraum noch offene Stunden vorhanden sind, werden Ihnen diese Stunden angezeigt und Sie können das Abschließen dieser Zeiten veranlassen. Die Schaltfläche Leistungen hinzufügen erledigt für Sie mit einem Mausklick das Hinzufügen von Stunden und Auslagen automatisch. Es werden alle abgeschlossenen, noch nicht abgerechneten Zeiten und alle Auslagen bis zu dem Leistungszeitraum „Datum Bis“ hinzugefügt.

Im Rechnungsentwurf können Sie die Zeiten bei Bedarf korrigieren. Die Anzahl der abzurechnenden Stunden sowie der Stundensatz können verändert werden. Sie können die Tätigkeit auch vollständig abschreiben, so dass die Zeit in der Abrechnung wertmäßig nicht berücksichtigt wird. Stunden mit nicht abrechenbaren Leistungsarten werden automatisch abgeschrieben. In dem Feld Abweichende Beschreibung können Sie die Tätigkeitsbeschreibung neu erfassen, z.B. um den Beschreibungstext der Stundenposition zu übersetzen. Das Rechnungsdokument steuert das Feld „Abweichende Beschreibung“ anstelle des Feldes „Beschreibung“ aus dem ursprünglichen Zeiteintrag aus.

Die Rechnungssprache und die Übersetzung der Bezeichnung der Leistungsart in die Rechnungssprache werden Ihnen angezeigt.

Abschreiben

Selektierte Einträge werden abgeschrieben. Sie können mehrere Stundenpositionen in der Liste markieren und über den Button Abschreiben gesammelt abschreiben. Auf diese Weise müssen Sie nicht jede Position separat abschreiben.

Sätze neu laden

Über den Button Sätze neu laden können Sie die Stundensätze der Stundenpositionen aktualisieren. Falls sich in dem Zeitraum zwischen dem Hinzufügen der Stundenpositionen und dem Abschließen des Rechnungsentwurfes Stundensätze der Mitarbeiter geändert haben, können Sie die betreffenden Stundenpositionen markieren und den Button Sätze neu laden anklicken. Die Beträge der markierten Stundenpositionen werden dann neu berechnet.

Tätigkeit anpassen

Sie können für jede Stundenposition, die Sie zu einem Entwurf hinzugefügt haben, nochmals die abzurechnenden Stunden und die Beschreibung anpassen. Standardmäßig wirken sich diese Anpassungen nicht auf den ursprünglich erfassten Zeiteintrag aus. Wenn Sie aber möchten, dass sich die Änderungen auch im ursprünglichen Zeiteintrag ändern, dann markieren Sie die entsprechenden Stundenpositionen und klicken Sie auf Tätigkeit anpassen. Die abweichende Beschreibung überschreibt dann das Feld Beschreibung des Zeiteintrags, der Wert aus dem Feld Abzurechnende Stunden wird in das Feld Disponierte Std. des Zeiteintrags geschrieben. Die Menge der anpassten Stunden wird dann im Bestand angepasst.

Abzurechnende Stunden an Takt anpassen

Sie können mehrere Tätigkeiten bezüglich der Taktung zusammenfassen. Das bedeutet, dass zum Beispiel für den Fall, dass ein Mitarbeiter an einem Takt drei Mal dieselbe Tätigkeit erfasst hat und für jede Tätigkeit die Dauer getaktet wurde, das System die drei Tätigkeiten zu einer zusammenfasst und nur einmalig die Taktung vornimmt. Somit erhält der Kunde eine schlüssige Berechnung der Dauer der Tätigkeit, die für den Tag angefallen ist gemäß der vereinbarten Taktung der Kanzlei. Die Zusammenfassung erfolgt über die Markierung der gewünschten Stundenpositionen und Klick auf die Schaltfläche Abzurechnende Stunden an Takt anpassen. Über die Schaltfläche Abzurechnende Stunden und Takt zurücksetzen können diese Änderungen wieder rückgängig gemacht werden.

Abzurechnende Stunden reduzieren

Sie können über die Schaltfläche Abzurechnende Stunden reduzieren eine oder mehrere markierte Tätigkeiten um einen bestimmten Prozentsatz reduzieren. Reduziert wird immer der Betrag im Feld Abzurechnende Stunden. Im ursprünglichen Zeiteintrag ändert sich der Wert nicht automatisch mit. Dafür müssen Sie die Schaltfläche Tätigkeit anpassen benutzen.

Abzurechnende Stunden und Takt zurücksetzen

Für alle selektierten Einträge werden die Werte aus Abzurechnende Stunden und Takt auf  die ursprünglichen Werte zurückgesetzt.

Auslagen

Über die Schaltfläche Auslagen gelangen Sie in den Bereich der Auslagen. Über die Schaltfläche Neu können die zur Akte erfassten Auslagen der Rechnung hinzugefügt werden. Sie können die Auslagen im Rechnungsentwurf betragsmäßig verändern oder durch Setzten der Checkbox “Auslage nicht abrechnen” von der Abrechnung ausschließen, so dass sie in der Abrechnung wertmäßig nicht berücksichtigt wird. Bei Auslagen mit nicht abrechenbaren Leistungsarten wird diese Checkbox automatisch gesetzt.

Abschreiben

Selektierte Einträge werden abgeschrieben.

Auslagen gruppieren

Für die Darstellung der Auslagen im Rechnungsdokument können diese gruppiert werden. Ausnahme: steuerfreie Auslagen können nicht gruppiert werden. Die Gruppierung bewirkt, dass in der Textmarke Auslagen: alle Auslagen nur eine Auslagenposition mit der Gesamtsumme dargestellt wird. Beliebig selektierte Auslagen können über die Schaltfläche Manuell gruppieren zu einer Auslagenposition zusammengefasst werden. Die Gruppierung wird in der Spalte Gruppennr. Über eine gemeinsame Gruppennummer angezeigt.

Die Schaltfläche Automatisch gruppieren bedient lediglich Auslagen, die aus demselben Reisekostenimport stammen und mit derselben Belegnummer beginnen. Dabei muss das Format der Belegnummer [Reisenummer]-[Belegnr.] sein (z. B. 4-1; 4-2; 4-3 usw.).

Sofern das Datum, die Bezeichnung oder die Art aller gruppierten Auslagen übereinstimmen, können diese Informationen in die Textmarke übernommen werden. Falls nicht, bleiben die Felder leer bzw. die Bezeichnung wird mit der Gruppennummer belegt.

RVG-Rechnung

Eine andere Abrechnungsart ist die RVG-Rechnung. Über die Schaltfläche RVG gelangen Sie in den Bereich der RVG Rechnung. Über die Schaltfläche Neu können Sie die Gebührenziffer aus dem thematisch gegliederten Vergütungsverzeichnis auswählen.

Standardmäßig werden Ihnen die für das Zivilverfahren relevanten RVG-Gebühren angezeigt. Sie können auf Strafrecht wechseln oder sich alle RVG-Gebühren anzeigen lassen.

Die Eingrenzungsmöglichkeit auf zivilrechtliche bzw. strafrechtliche RVG-Gebühren steht Ihnen nur in den aktuellen RVG-Fassungen ab 01.08.2013 zur Verfügung. Bei älteren Fassungen werden immer alle Gebühren angezeigt.

Über das Suchfeld können Sie die Gebührenliste nach der Gebührennummer und der Beschreibung durchsuchen.

Alternativ können Sie in der RVG-Positionssicht über das Feld der Gebühren-Schnelleingabe die Gebührenziffer schnell erfassen. Eindeutige Treffer werden sofort zur Gebührenliste hinzugefügt. Nicht eindeutige Treffer bringen das Fenster zur Gebührenauswahl hoch, in dem der beste Treffer vorselektiert ist. Die Suche bezieht sich auf die Gebührennummern und den Beschreibungstext der jeweiligen Gebühr.

Sie können die genaue Position in der Gebührenliste bestimmen, in der die nächste RVG-Position hinzugefügt werden soll. Dafür markieren Sie eine bereits vorhandene RVG-Position in der Liste. Neue RVG-Positionen werden immer unterhalb der markierten Position hinzugefügt.

Die hinzugefügten Gebühren können von Ihnen bearbeitet werden. Es kann von dem in der Akte hinterlegten Gegenstandswert abgewichen werden, sowie die Anzahl der Gebühren in dem Feld Menge hinterlegt werden. Sind mehrere Auftraggeber vorhanden, so kann optional über mehrere Auftraggeber eine Erhöhung vorgenommen werden.

Über die Schaltfläche § 15 III RVG besteht die Möglichkeit Differenzgebühren zu ermitteln, wobei die auszugleichenden Gebührenpositionen durch Angabe der Position bezeichnet werden.

Die Schaltfläche Anrechnungen und § 15 III RVG prüfen zeigt Ihnen bestehende Anrechnungen und Anrechnungsmöglichkeiten sowie die § 15 III RVG-Angleichungen, die per Mausklick ausgewählt und durchgeführt werden können.

Über die Schaltfläche Hinzufügen Freie RVG-Gebühr können Sie freie Gebührenpositionen erstellen.

Sämtliche erfasste Gebühren lassen sich in Ihrer Reihenfolge über die Pfeil-Schaltflächen beliebig anordnen.

Bei der Berechnung der Gebührenbeträge liegen die Einstellungen zu Grunde, die Sie bezüglich der RVG-Fassung und der Gebührentabelle (§§ 13 oder 49 RVG) in den besonderen Angaben der Rechnung festgelegt haben. Die Vorbelegung der Gesetzesfassung bezieht sich auf das Mandatsentscheidungsdatum der zugehörigen Akte. Die Gebührentabelle gem. § 13 RVG (Wahlanwalt) ist vorbelegt.

Die Schaltfläche Positionen generieren erledigt für Sie mit einem Mausklick das Hinzufügen von Stunden und Auslagen automatisch. Es werden alle abgeschlossenen, noch nicht abgerechneten Zeiten und alle Auslagen bis zu dem Leistungszeitraum-Datum „Bis“ hinzugefügt.

Dokumentenpauschale Nr. 7000 VV RVG

Fügen Sie Kopie-Auslagen zu einem RVG Rechnungsentwurf hinzu, legt Lexolution automatisch eine RVG – Gebührenposition Nr. 7000 VV RVG an. Die Kopie-Auslagen werden im Reiter Berechnung im Detail der Gebührenposition im Bereich Neu angefallen und ggf. im Bereich Gesamtsicht eingesteuert. Die Berechnung der abzurechnenden Summe erfolgt automatisch. Die Neuregelungen zur Berechnung der Dokumentenpauschale der RVG-Fassung vom 01.08.2013 werden berücksichtigt. Sie haben zudem die Möglichkeit, bisher in der Angelegenheit angefallene Freikopien und bereits abgerechnete Kopien einzutragen.

Die bisher abgerechneten Kopien und die Freikopien entnehmen Sie der Berechnungssicht der Dokumentenpauschale der letzten RVG-Rechnung in derselben Angelegenheit, dort im Bereich Gesamtsicht.

Post- und Telekommunikationspauschale Nr. 7002 VV RVG

Bei der Berechnung des Wertes (20 % des RVG-Honorars, max. 20 EUR) wird auf alle diejenigen Honorargebühren Bezug genommen, die sich oberhalb der jeweiligen 7002-Gebühr in der Gebührenliste befinden. Damit erfolgt auch bei der mehrfachen Verwendung der Post- und Telekommunikationspauschale Nr. 7002 VV in einer RVG-Rechnung eine korrekte Berechnung des Wertes.

Kostenfestsetzungsantrag

Der Kostenfestsetzungsantrag steht Ihnen als Sonderfall der RVG Rechnung zur Verfügung. Bei der Neuerstellung eines RVG Rechnungsentwurfes wählen Sie den Rechnungszweck Kostenfestsetzungsantrag. Sie können wie bei der RVG Rechnung den maßgeblichen Steuersachverhalt, den Empfänger des Dokumentes, die Gebührentabelle, die Gesetzesfassung, den Gegenstandswert und die Anzahl der Auftraggeber festlegen sowie RVG Honorar- und Auslagengebühren zu Ihrem Antrag hinzufügen. Weitergehende für den Kostenfestsetzungsantrag nicht benötigte Funktionen sind gesperrt und stehen Ihnen nicht zur Verfügung. Dies betrifft insbesondere die Möglichkeit, Stunden zu Ihrem Kostenfestsetzungsantrag hinzuzufügen und den Entwurf abzuschließen.

Auf der Registerkarte Besondere Angaben können Sie zum einen Ihre im Prozesskostenhilfeverfahren erhaltenen Vorschüsse und Zahlungen eintragen. Zum anderen können Sie festlegen, ob der Antrag die Regelvergütung eines Wahlanwaltes mit ausweisen soll für den Fall, dass die Kanzlei bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen zusätzlich die Differenz zur Wahlvergütung erhält.

Sie haben die Möglichkeit, Instanz übergreifende Kostenfestsetzungsanträge zu erstellen. Erstellen Sie hierzu zunächst separate Kostenfestsetzungsanträge pro Instanz. In einem zweiten Schritt legen Sie einen neuen Instanz übergreifenden KFA (Rechnungszweck = Kostenfestsetzungsantrag (Instanzübergreifend)) an.

Zu diesem Instanz übergreifenden KFA können Sie die zuvor erstellten Anträge hinzufügen. Über die Textmarke KFA: Gebühren und Auslagen dynamisch werden die Anträge dann pro Instanz und mit einer Instanz übergreifenden Summe angezeigt.

Kostenfestsetzungsanträge können Sie zu jedem Zeitpunkt löschen.

Pauschalrechnung

Eine dritte Möglichkeit abzurechnen ist die Pauschalrechnung. Um eine Pauschalrechnung zu erstellen, wählen Sie zunächst die Rechnungsart Pauschalrechnung und wechseln dann in die Rechnungspositionssicht. Das System hat bereits die Position Honorar pauschal angelegt. Diese Position können Sie bearbeiten und im Detail im Feld Betrag den gewünschten Betrag für das Pauschalhonorar eintragen.

Rechnungsentwurf abschließen

Um einen Rechnungsentwurf abschließen zu können, müssen folgende Felder ausgefüllt sein: Rechnungsart, Steuersachverhalt Erlöse, Steuersachverhalt stfr. Auslagen, Rechnungsempfänger mit Rechnungsadresse und Debitorenkonto.

Grundsätzlich sollten die erfassten Zeiten als Stundenpositionen zugeordnet werden, um einen gerechten Erlösverteilungsschlüssel zu erzeugen (unabhängig von der Rechnungsart).

Sie können kanzleiweit einstellen, dass sie immer beim Abschließen eines Rechnungsentwurfes gefragt werden, ob die Erlösverteilung korrekt vorgenommen wurde.

Sie können kanzleiweit einstellen, dass Sie nur dann abschließen können, wenn die Akquisitionsverteilung an der zugehörigen Akte ausgefüllt wurde.

Es sollte eine der Rechnungsart entsprechende Systemvorlage zur Erzeugung des Rechnungsdokumentes vorhanden sein.

Gleichzeitig mit Rechnungsabschluss wird das Rechnungsdokument generiert, welches später jederzeit innerhalb der Rechnung oder über das Aktenregister der Akte eingesehen werden kann.

Es besteht die Möglichkeit, Rechnungsdokumente (nur die abgeschlossenen Rechnungen) als PDF statt als Word-Datei zu generieren. Das hat den Vorteil, dass das Rechnungsdokument im PDF-Format nicht mehr manuell verändert werden kann.

Falls im Rechnungsentwurf LEDES aktiv gesetzt ist, erfolgt zusätzlich eine separate Validierung auf benötigte Felder.

Falls im Rechnungsentwurf E-Rechnung aktiv gesetzt ist, erfolgt zusätzlich eine separate Validierung auf benötigte Felder. Wenn die Rechnung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird diese in der Sicht Rechnungsversand angezeigt. Zusätzlich muss angegeben werden, ob die Art XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden soll. .