Arten
Es wird zwischen verschiedenen Auslagenkategorien unterschieden:
- Steuerpflichtige Auslagen
- Steuerfreie Auslagen
- Kopie / Datei
- KFZ
- Tage- und Abwesenheitsgeld.
Die Belege einer Akte können jederzeit erfasst werden und stehen so vollständig für die spätere Rechnungsstellung zur Verfügung. Auslagen werden immer einer Akte und dem verursachenden Mitarbeiter zugeordnet. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die Auswertung der Weiterberechnung von Auslagen an den Mandanten. Sie können auch negative Auslagen erfassen und abrechnen. Der Gesamtbetrag (Zahlbetrag) einer Rechnung muss dabei allerdings positiv bleiben, bzw. mindestens 0 EUR betragen.
In der Liste ist anhand der Spalten Bewertet und Status sichtbar, welche Auslagen bereits in einen Rechnungsentwurf/eine Rechnung bzw. in einen Kostenfestsetzungsantrag aufgenommen wurden. Sobald eine Auslage in einen Kostenfestsetzungsantrag oder einen Rechnungsentwurf/eine Rechnung aufgenommen wurde, ist die Auslage bewertet. Die Aufnahme in einen Rechnungsentwurf ändert zusätzlich den Status der Auslage auf Im Entwurf, die Aufnahme in eine Rechnung ändert zusätzlich den Status der Auslage auf Abgerechnet.
Über die Schaltfläche Zwischenablage können Auslagen pro Mitarbeiter bequem in die Zwischenablage übernommen und als Reisekostenbericht z. B. in Excel eingefügt und ausgedruckt werden.
Es ist weiter möglich, die Auslagen direkt beim Buchen der Ausgabe
unter Kontoauszug > direkte Auslage anzulegen.
Jeder Auslage wird eine Sprache zugeordnet. Vorbelegt wird die Sprache der zugeordneten Akte. Mit der Sprachinformation an der Auslage können Sie bei Erstellung einer fremdsprachigen Rechnung leichter feststellen, ob der Beschreibungstext der Auslage für das Dokument angepasst bzw. übersetzt werden sollte.
Steuerpflichtige Auslagen
Hier können Sie z. B. die Kosten für Taxifahrten, Parken oder Hotels erfassen. Die Leistungsart kann entweder über einen Dreipunkt – Button oder über ein vorkonfiguriertes Kürzel eingetragen werden. Wenn Sie einen Steuersachverhalt zu der Auslage zuordnen, können Sie den Auslagenbetrag in Brutto oder Netto eintragen. Die Berechnung der Werte erfolgt dann automatisch.
Steuerfreie Auslagen
Hier können Sie z. B. Gerichtskosten erfassen. Die Liste der Leistungsarten ist konfigurierbar.
Kopie / Datei
Nach der Festlegung von Datum und Anzahl der Kopien können Sie anhand der Leistungsart die fachliche Zuordnung zu einem der Sachverhalte in Nr. 7000 VV RVG vornehmen. Der aus der Konfiguration vorgegebene Hinterlegte Satz kann in dem Feld Satz manuell geändert werden. Dieser Satz dient der Abrechnung von Kopierkosten bei Abrechnung nach Stunden. Im Falle einer RVG-Abrechnung werden die Kopierkosten nach den Richtlinien des RVG abgerechnet.
KFZ
Durch die Eingabe von Datum und Kilometeranzahl werden die zurückgelegten und abrechnungsfähigen Kfz- Kosten erfasst. Die Pauschale dient der Abrechnung von Kfz-Kosten bei Abrechnung nach Stunden. Im Falle einer RVG-Abrechnung werden die Kosten nach den Richtlinien des RVG abgerechnet. Gemäß Nr. 7003 VV RVG ist hier der Kilometersatz von derzeit 0,30 € vorbelegt.
Tage- und Abwesenheitsgeld
Hier können Sie das Tage- und Abwesenheitsgeld gemäß Nr. 7005 VV RVG
erfassen. Die Hinterlegte Satz ist mit den konfigurierten Beträgen aus
Fachadministration (Leistungen) > Sätze extern vorbelegt.
Nicht speicherbare Auslagen
Sofern Sie Auslagen in einer Akte erfassen, in welcher der Konfliktcheck noch in Bearbeitung ist (Status: Durchführung erforderlich, Prüfung erforderlich, Durchführung abgebrochen, Wird durchgeführt), können die Auslagen nicht gespeichert werden. Sie können diese Sperre über die Konfiguration deaktivieren.
Auf Abgelehnte und Abgeschlossene Akten dürfen generell keine Auslagen erfasst werden.
Aktionen
In dieser Ribbongroup stehen Ihnen folgende Aktionen zur Auswahl
Speichern und Neu
Der aktuelle Eintrag wird gespeichert und ein neuer Eintrag wird angelegt.
Kopieren und Bearbeiten
Der aktuell selektierte Eintrag wird kopiert und kann vor dem Speichern bearbeitet werden.
Abschreiben
Selektierte Einträge werden im Bestand endgültig abgeschrieben.
Abzurechnende Menge bearbeiten
Mit dieser Aktion wird die Abzurechnende Menge bearbeitet. Diese Aktion ersetzt die Funktion Disponieren.
Beschreibung ändern
Hier kann die Beschreibung der Auslage geändert werden.
Information
Über den Button Bestandsjournal öffnet sich das Dialogfenster Bestandsjournal in dem alle Bestandsinformationen zu dem selektierten Eintrag angezeigt werden.
Spalte Rechnungsnummer
In der Liste gibt es die Spalte Rechnungsnummer. Dort können Sie sehen, in welcher Rechnung die betreffende Auslage abgerechnet wurde.
Leistungsarten
Die Leistungsarten können in Leistungskatalogen auf den Ebenen Abrechnungsvertrag und Akte eingeschränkt werden. Je nachdem welche Leistungsarten in den Leistungskatalogen festgelegt wurden, sind auch nur diese Leistungsarten auswählbar. Ohne Einschränkungen gelten alle Leistungsarten des Standard-Papiervertrages. Auf Ebene des Abrechnungsvertrages können Sie weiterhin festlegen, welche Leistungsarten nicht abrechenbar sein sollen. Diese nicht abrechenbaren Leistungen werde in roter Schrift dargestellt. Sie können ausgewählt werden, beim späteren Hinzufügen zu einem Rechnungsentwurf werden sie dann aber automatisch auf „abgeschrieben“ (Stunden) bzw. „nicht abgerechnet“ (Auslagen) gesetzt.zt.