In der Sicht Rechnungsversand können Sie Rechnungen mit Daten für den Versand ergänzen, den digitalen Versand als E-Rechnung oder PDF-Rechnung vorbereiten, prüfen und durchführen. Rechnungen mit der Einstellung E-Rechnung aktiv werden automatisch nach dem Abschließen in dieser Sicht angezeigt.
Beim Öffnen der Sicht werden Ihnen alle noch nicht erledigten, nicht gesendeten Rechnungen angezeigt.
Neu
Über die Schaltfläche neu fügen Sie Rechnungen, Gutschriften und Stornos der Objektliste hinzu. Sie können Rechnungen auch mehrfach hinzufügen, wenn Sie diese mehrfach versenden möchten. Ist an der Rechnung die Option “E-Rechnung aktiv” gesetzt, wird das Rechnungsformat E-Rechnung in den Ausprägungen XRechnung oder ZUGFeRD verwendet. Ist das Format E-Rechnung nicht aktiv wird automatisch das Format “Rechnung PDF” verwendet.
Löschen
Möchten Sie eine Rechnung nicht versenden, löschen Sie das Versandobjekt. Die Rechnung wird nicht verändert.
Button Freigeben
Über diesen Button prüfen Sie in Abhängigkeit vom Rechnungsformat und der Versandart die Pflichtangaben. Das Ergebnis wird im Protokoll angezeigt. Wenn alle gewählten Einträge erfolgreich geprüft wurden, wird der Status Freigegeben erreicht.
Button Erstellt
Über diesen Button setzen Sie für die gewählten Einträge der Objektliste den initialen Status Erstellt, um die Bearbeitung erneut zu beginnen. Wenn eine Objekt hinzugefügt wird, erhält es ebenfalls den Versandstatus Erstellt.
Button Validieren
Über diesem Button prüfen Sie die markierten Objekte, ob alle Pflichteingaben für die XRechnung vorhanden sind. Im Ergebnis wird Ihnen ein Protokoll angezeigt. Sie können sich das Lexolution Protokoll oder das E-Rechnung Protokoll anzeigen lassen. Das Lexolution Protokoll zeigt Ihnen fehlende Daten mit der Bezeichnung in Lexolution an. Das E-Rechnung Protokoll zeigt Ihnen Fehler mit den technischen Bezeichnern der E-Rechnung an. Nur wenn nach dem E-Rechnung Protokoll validiert wird, wird auch die zu versendende E-Rechnung auf validiert gesetzt, da diese Prüfung auch der Empfänger vornimmt.
Button Erstellen
Über diesem Button erstellen Sie auf Grundlage der Rechnung eine neue Datei für die E-Rechnung. Wenn nicht alle Pflichtangaben für den Versand hinterlegt sind, können nachträgliche Änderungen der Zusatzinformationen für die technische Verarbeitung gemacht werden, ohne die Rechnung zu stornieren. Dies betrifft z.B. externe und interne Referenzen für den Versand und die eigene Bankverbindung.
Button Anzeigen
Über diesen Button lassen Sie sich die Datei der E-Rechnung anzeigen.
Button E-Mail versenden
Über diesen Button können Sie die markierten Objekte per E-Mail versenden. Dabei werden Absender und Adressaten aus dem Paneel Kommunikationspartner und die Dokumente aus dem Paneel Dokumente verwendet. Betreff und Text werden aus der gewählten E-Mail Vorlage verwendet und die Platzhalter ersetzt. Der Versandstatus wird auf Gesendet gesetzt und der Vorgang ist erledigt.
Button Export für Upload
Über diesen Button starten Sie den Download der Dokumente des markierten Objekts. Die Dokumente können Sie dann z.B. in ein Portal hochladen. Der Versandstatus wird auf Gesendet gesetzt und der Vorgang ist erledigt.
Button Protokoll
Über diesen Button lassen Sie sich das Protokoll des Versandstatus anzeigen.
Gelöschter Versand
Über diesen Button lassen Sie sich das Protokoll der gelöschten Versandeinträge anzeigen.
Filter
Über die Filter schränken Sie die Trefferliste ein. Die Filter wirken additiv.
E-Mail Text
Für den E-Mail Text wählen Sie eine Vorlage aus. Der Betreff kann individuell geändert werden. Platzhalter werden beim Senden ersetzt.
Kommunikationspartner
Im Paneel der Kommunikationspartner legen Sie Absender und Empfänger der E-Mails fest. Der Absender wird mit der E-Mail Adresse aus dem Kommunikationsdatensatz des Standortes mit der Option Exchange-Versand vorbelegt.
Der Empfänger wird mit der VCard E-Mail Adresse aus dem Kommunikationsdatensatz des Rechnungsempfängers vorbelegt. CC Empfänger können aus den angelegten Kommunikationsdatensätzen hinzugefügt werden.
Dokumente
Im Paneel Rechnungsdokumente werden die als Anhang zu sendenden Dokumente angezeigt. Bei der E-Rechnung ist dies das Dokument der E-Rechnung mit den Ausprägungen XRechnung oder ZUGFeRD. Bei einer Rechnung ist dies das Word oder PDF-Dokument der Rechnung. Im Falle einer Word Dokuments für eine Rechnung wird dieses vor dem Senden in ein PDF-Dokument umgewandelt.
Manuell können weiter Dokumente hinzugefügt werden.
Rechnungsbelege
Im Paneel Rechnungsbelege können rechnungsbegründende Unterlagen hinzugefügt werden, die bei Erstellung der E-Rechnung in das Dokument eingebettet werden.en.