Rechnungsläufe

Sie können Rechnungsläufe anlegen und verwalten.

Damit ist es Ihnen möglich, für eine Vielzahl von Akten Rechnungsinformationen, wie z.B. die Rechnungsart vor zu konfigurieren, um dann einfach per Knopfdruck automatisiert Rechnungsentwürfe angelegt zu bekommen.

So können Sie sich z.B. monatlich pro Dezernat für alle in diesem Zeitraum erfassten Leistungen gemäß der gewünschten Rechnungseigenschaften Rechnungsentwürfe generieren lassen. Die hinterlegten Sätze auf Aktenebene, auf Kontaktebene oder auf Standardebene werden automatisch gezogen.

In der Sicht Rechnungsläufe können Sie Rechnungsläufe anlegen, bearbeiten und löschen. Sie müssen eine Bezeichnung vergeben und können den Rechnungslauf eingrenzen auf einen Standort, einen HVRA und / oder einen Zeitraum. Wenn Sie den Rechnungslauf z.B. auf den Zeitraum 01.06. bis 30.06. beschränken, dann werden später nur die Leistungen abgerechnet, die spätestens mit Leistungsdatum 30.06. erfasst wurden. Das System vergibt für jeden Rechnungslauf automatisch eine fortlaufende Nummer.

Abrechnungen

Um einen Rechnungslauf bezüglich der Rechnungsinformationen zu konfigurieren, müssen Sie in die Sicht Abrechnungen wechseln.

In dieser Sicht wird Ihnen die Struktur Ihres Rechnungslaufes in Ebenen angezeigt. Es werden die Verknüpfungen von Rechnungen zueinander (z.B. bei einer hierarchischen Sammelrechnung die Sammelrechnung mit den Teilrechnungen) und von Rechnungsempfängern zu Rechnungen dargestellt.

In der Ribbon-Gruppe Modus können Sie die Ansicht wechseln zwischen Rechnungsempfängeransicht und Rechnungssicht.

In der Ribbon-Gruppe Struktur haben Sie die Möglichkeit, alle Ebenen insgesamt zu erweitern oder zu reduzieren.

Mit Klick auf den Button Neu können Sie zum einen Akten-Abrechnungskonfigurationen zu Ihrem Rechnungslauf hinzufügen. Nach dem Hinzufügen erscheint die gewählte Akten-Abrechnungskonfiguration in der Konfigurationssicht. Im Detail werden die Rechnungsinformationen angezeigt.

In der Akten-Abrechnungskonfiguration können die Rechnungsinformationen Rechnungstyp, Rechnungsart, Empfänger-Abrechnungskonfiguration, Zahlungsbedingung, Steuersachverhalt, Rabatt, Auslagenpauschale, Abrechnung in Zweitwährung, Auslagen nach RVG abrechnen, Rechnungsnummernkreis und Rechnungs-Anschreiben festgelegt werden.

Zum anderen können Sie mit Klick auf Neu eine neue Empfänger-Abrechnungskonfiguration erstellen. Damit diese Konfiguration in Ihrer Konfigurationssicht berücksichtigt werden kann, müssen Sie eine Zuordnung zu der gewünschten Akten-Abrechnungskonfiguration treffen.

Die Funktionsweise wird Ihnen in einem Beispiel weiter unten beschrieben.

Akten im Rechnungslauf deaktivieren

Mit Klick auf das Icon vor dem Aktenzeichen in der Rechnungslaufkonfiguration können Sie bestimmte Akten im Rechnungslauf deaktivieren. Das kann dann sinnvoll sein, wenn Sie in der Akte nur wehr wenig Leistungen erfasst haben und Sie diese noch nicht abrechnen wollen. Sobald ausreichend Leistungen zur Abrechnung erfasst wurden, können sie mit einem weiteren Klick auf das Icon, die betreffende Akte wieder aktivieren und beim nächsten Ausführen des Rechnungslaufes wird der gewünschte Rechnungsentwurf generiert. Der Status wird Ihnen mittels eines Icons angezeigt.

Bei Sammelrechnungs-Konfigurationen genügt ein Klick auf das Icon der Sammelrechnungs-Akte. Die untergeordneten Teilrechnungsakten werden automatisch mit deaktiviert. Natürlich können Sie für einzelne Teilrechnungen separat aktivieren / deaktivieren.

Die aktivierte Einstellung Rechnungslauf ausführen: Immer alle Unterakten aus Hierarchie einbeziehen unter Administration > Systemadministration > Allgemeine Einstellungen führt dazu, dass in Sammelrechnungskonfigurationen immer nur die gesamte Sammelrechnungshierarchie aktiviert bzw. deaktiviert werden kann. Einzelne Teilrechnungen können dann nicht separat aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Rechnungstypen

Wenn Sie für eine Akte festlegen wollen, ob die generierten Rechnungsentwürfe Einzelrechnungen oder Teilrechnungen zu einer Sammelrechnung werden sollen, müssen Sie in der Akten-Abrechnungskonfiguration den Rechnungstyp festlegen.

Beim Rechnungstyp Einzelrechnung wird beim Ausführen des Rechnungslaufs eine Einzelrechnung zu dieser Akte generiert. Beim Rechnungstyp Einzelrechnung ist es erforderlich, die für diesen Einzelrechnungsentwurf benötigten Rechnungsinformationen in der Akten-Abrechnungskonfiguration zu hinterlegen (z.B. die Steuersachverhalte).

Beim Rechnungstyp Teilrechnung wird beim Ausführen des Rechnungslaufs eine Teilrechnung zu dieser Akte generiert. Bei diesem Rechnungstyp ist es erforderlich, die zugehörige Sammelrechnung zuzuweisen. In der Konfigurationssicht wird dann die Teilrechnung in einer Ebene unterhalb der Sammelrechnung dargestellt.

Beim Rechnungstyp Freie Sammelrechnung entscheiden Sie sich dafür, dass die gewählte Akte eine Sammelrechnungs-Oberakte ist. In der Akten-Abrechnungskonfiguration müssen Sie die benötigten Rechnungsinformationen hinterlegen, wie z.B. die Steuersachverhalte oder eine Zahlungsbedingung. Die Rechnungsinformationen werden an die zugeordneten Teilrechnungen vererbt.

Sie können Teilrechnungen zuordnen, in dem Sie die Sammelrechnung (Oberakte) in der Konfigurationssicht markieren und dann auf den Button Teilrechnungen aktualisieren klicken.

Der Rechnungstyp Sammelrechnung über Aktenhierarchie konfiguriert die Akte als Sammelrechnung in einer Aktenhierarchie. Auch hier müssen Sie die notwendigen Rechnungsinformationen hinterlegen, damit diese an die Teilrechnungen weitervererbt werden können.

Um Teilrechnungen zuzuordnen, markieren Sie in der Konfigurationssicht die Sammelrechnung (Oberakte) und klicken dann auf Teilrechnungen aktualisieren. Damit werden alle Unterakten der Aktenhierarchie hinzugefügt, soweit sie nicht schon explizit einem anderen Rechnungslauf zugeordnet worden sind. Wenn Sie auf die Schaltfläche Teilrechnungen über die Hierarchie aktualisieren klicken, dann werden alle Unterakten zu Teilrechnungen, dies auch dann, wenn eine Unterakte z.B. schon mit dem Rechnungstyp Einzelrechnung konfiguriert wurde.

Sie können den Rechnungstyp Sammelrechnung über Empfänger auswählen. Somit wird diese Akte zur Sammelrechnungsoberakte. Es gilt das zu den Rechnungstypen Freie Sammelrechnung und Sammelrechnung über Aktenhierarchie Gesagte mit dem Unterschied, dass mit Klick auf den Button Teilrechnungen aktualisieren diejenigen Akten als Teilrechnungen hinzugefügt werden, die den selben eindeutigen Mandanten haben. Wenn also genau der eine Mandant aus der Sammelrechnungs-Oberakte auch in der Teilrechnungs-Unterakte vorkommt, dann wird die Teilrechnung automatisch hinzugefügt. Sobald mehr als ein Mandant vorhanden ist, müssen Sie die Teilrechnung manuell hinzufügen, indem Sie in der Akten-Abrechnungskonfiguration der Teilrechnung den Rechnungstyp Teilrechnung einstellen und die Sammelrechnung eintragen.

Teilrechnungen aktualisieren

Sie können in der Konfigurationssicht eine Sammelrechnung (hierarchisch) markieren und über den Button Teilrechnungen aktualisieren automatisch Teilrechnungen hinzufügen. Die Funktionsweise ist im vorhergehenden Kapitel beschrieben.

Teilrechnungen über die Hierarchie aktualisieren

Sie können in der Konfigurationssicht eine Sammelrechnung (hierarchisch) markieren und über den Button Teilrechnungen über die Hierarchie aktualisieren automatisch Teilrechnungen hinzufügen. Im Gegensatz zur Funktion Teilrechnungen aktualisieren werden bei dieser Funktion auch bestehende Akten-Abrechnungskonfigurationen der Unterakten auf den Rechnungstyp Teilrechnung geändert. Die Sammelrechnungskonfiguration entspricht dann 1:1 der Aktenhierarchie.

Falls Sie innerhalb einer Aktenhierarchie eine Unterakte als Einzelrechnung abrechnen wollen, nutzen Sie bitte die Funktion Teilrechnungen aktualisieren oder entfernen Sie diese Unterakte aus der Aktenhierarchie. Die Funktion Teilrechnungen über die Hierarchie aktualisieren würde aus der Unterakte ansonsten wieder eine Teilrechnung der Oberakte (Sammelrechnung) machen.

Vereinbarte Sätze

Sie können sich den hinterlegten Satz einer markierten Rechnung oder eines markierten Rechnungsempfängers anzeigen lassen.

Währungskurse

Falls Sie mit Hilfe des Rechnungslaufes Rechnungsentwürfe in Zweitwährung erstellen wollen, ist es unter anderem erforderlich, den Umrechnungskurs zwischen Ihrer Basiswährung und der Fremdwährung zu konfigurieren. Hierfür steht Ihnen die Sicht Währungskurse zur Verfügung. Über die Schaltfläche Gültig ab können Sie festlegen, ab wann der Kurs gelten soll. Mit Klick auf Bearbeiten können Sie direkt in der Liste einen neuen Preis für Ihre Basiswährung eingeben. Es stehen Ihnen alle in Ihrem System hinterlegten Währungen zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Änderung speichern, wird Ihnen der neue Eintrag in der Liste angezeigt. Über die Schaltfläche Historie können Sie sich den Verlauf Ihrer Kurseintragungen anschauen.

Die weiteren Beschreibungen zur Abrechnung in Zweitwährung im Kontext Rechnungslauf finden Sie weiter unten im Abschnitt Rechnungsläufe in Zweitwährung.

Leistungen

In der Sicht Rechnungsläufe steht Ihnen die Schaltfläche Leistungen zur Verfügung. In diesem Dialog werden Ihnen die nicht abrechenbaren Leistungen der Rechnungen (der Akten) in Ihrer Rechnungslaufkonfiguration angezeigt. Falls Sie z.B. eine erfasste Zeit noch nicht abgeschlossen haben, erhalten Sie in diesem Dialog ein Hinweis.

Vollständigkeit

Mit Klick auf den Button Vollständigkeit bekommen Sie Hinweise, welche Rechnungsinformationen in Ihrer Rechnungslauf-Konfiguration noch hinterlegt werden müssen, damit beim Ausführen erfolgreich Rechnungsentwürfe generiert werden können. Falls Sie z.B. bei einer Einzelrechnung vergessen haben, den Steuersachverhalt zu hinterlegen, dann wird Ihnen das mit Klick auf Vollständigkeit angezeigt.

Ausführen

Mit Klick auf Ausführen wird der gewählte Rechnungslauf durchgeführt. Die Ausführung läuft im Hintergrund. Sie können währenddessen in den anderen Sichten in Lexolution weiterarbeiten. Nach Abschluss der Ausführung springt die Sicht direkt in die Ergebnissicht.

Ergebnisse

In der Ergebnissicht erhalten Sie im oberen Teil in der Liste für jede Ausführung einen Eintrag mit Informationen zur Ausführungszeit, zum Leistungszeitraum und zu der Anzahl der Rechnungsentwürfe, die generiert wurden. Wenn Sie einen dieser Einträge auswählen, werden im unteren Bereich im Reiter Protokoll fachliche Informationen zu diesem Rechnungslauf angezeigt (z.B., dass in einer der Akten keine abrechenbaren Leistungen gefunden wurden) und im Reiter Rechnungen die erstellen Rechnungsentwürfe.

Über die Schaltfläche Übersicht zum Rechnungsentwurf können Sie einen Bericht mit rechnungsrelevanten Informationen aus den zugehörigen Akten aus den Rechnungsköpfen, den offenen Posten, den erhaltenen Vorschüsse, den nicht abgeschlossenen Rechnungsentwürfen, den Rechnungspositionen und den zugeordnete Leistungen (RVG, Stunden, Auslagen) aufrufen. Der Bericht entspricht dem Bericht in der Rechnungsentwurfssicht unter Übersichten > Übersicht zum Rechnungsentwurf.

Aus der Ergebnissicht heraus können Sie direkt in die Rechnungsentwurfssicht springen oder, falls Sie die Entwürfe abgeschlossen haben in die Rechnungssicht.

Dokumente erstellen

Sie können aus der Rechnungslauf-Ergebnissicht heraus Dokumente erstellen. Verwenden Sie hierzu die Schaltfläche Dokumente erstellen.

Es werden für diejenigen Rechnungsentwürfe Dokumente erstellt, die Sie im Reiter Rechnungen markiert haben. Auf diese Weise können Sie z.B. aus einer Liste von zehn Rechnungsentwürfen bei Markierung des ersten und des letzten Rechnungsentwurfes zwei Dokumente auf einmal erstellen. Sobald die Dokumente erstellt wurden und Sie einmalig auf die Aktualisierungs-Schalfläche geklickt haben, können Sie auch mehrere Dokumente auf einmal drucken. Markieren Sie herfür bei Bedarf wiederum mehrere Rechnungsentwürfe auf einmal.

Der Druckdialog gibt Ihnen die Möglichkeit, sich die Dokumente in einer Dokumentenvorschau anzusehen. Sie können die Anzahl der Exemplare einstellen und einen Drucker auswählen bzw. Druckereigenschaften anpassen. Der Druckdialog ist nur für Rechnungen verfügbar, für die zuvor ein Dokument erstellt worden ist.

Rechnungsläufe in Zweitwährung

Um einen Rechnungslauf in Zweitwährung durchzuführen, sind folgende Schritte notwendig: Für die Akten, die mit dem Rechnungslauf in Zweitwährung abgerechnet werden sollen, muss in den Aktensichten im Akten-Reiter Abrechnungsinfo die Zweitwährung aktiviert sein und in den Aktendaten muss eine Kultur hinterlegt worden sein. Die Konfiguration des Rechnungslaufes muss einen geeigneten Stundensatz in Zweitwährung zugeordnet bekommen. In den Akten-Abrechnungskonfigurationen muss die Zweitwährung aktiviert sein. Sie müssen in der Währungstabelle einen Umrechnungsfaktor hinterlegen.

Beispiel für die Konfiguration eines Rechnungslaufes

Wenn Sie z.B. den Mandanten Tankstellen AG führen, mit dem ein fester Rahmen-Stundensatz vereinbart ist und wenn Sie alle Akten mit diesem Mandanten monatlich abrechnen wollen, gehen Sie wie folgt vor.

Zunächst erstellen Sie für den Kontakt Tankstellen AG eine Empfänger-Abrechnungskonfiguration.

Dann hinterlegen Sie einen Satz am Kontakt.

Dann fügen Sie in jeder Akte, in der die Tankstellen AG Ihr Mandant ist, diese Empfänger-Abrechnungskonfiguration in der jeweiligen Akten-Abrechnungskonfiguration hinzu. Sie müssen auf Akteneben nicht erneut den vereinbarten Satz hinterlegen. Dieser wird von der Tankstellen AG auf die Akten vererbt.

Ausnahme: Sie möchten in bestimmten Akten einen abweichenden Satz hinterlegen.

Legen Sie einen neuen Rechnungslauf an. Vergeben Sie eine Bezeichnung und ggf. Informationen über Standort, HVRA und Zeitraum (mtl.).

Fügen Sie die Akten in der Rechnungslaufkonfiguration zu Ihrem Rechnungslauf hinzu. Konfigurieren Sie Ihre Akten wahlweise als Einzelrechnungen oder in der Beziehung Sammelrechnung / Teilrechnung.

Tragen Sie in der Rechnungslaufkonfiguration die notwendigen Rechnungsinformationen ein (z.B. den Steuersachverhalt).

Prüfen Sie die zum Stichtag xy gültigen Sätze über die Schalflächen Vereinbarte Sätze / Resultierende Sätze.

Führen Sie Ihren Rechnungslauf aus. Die erfassten Leistungen werden zu den automatisch generierten Rechnungsentwürfen hinzugefügt mit den auf Rechnungsempfänger-Ebene hinterlegten Sätzen.

Die Schaltflächen Vollständigkeit und Leistungen sowie die Protokoll-Hinweise nach Ausführung des Rechnungslaufs geben Ihnen Auskunft, ob Ihre Konfiguration und die Leistungserfassung vollständig waren. Im Rechnungslaufergebnis lassen sich die Stundensätze nachvollziehen. Eine genauere Auswertung auf Stundenpositions-Ebene erhalten Sie in der Rechnungsentwurfssicht, zu der Sie direkt aus der Rechnungslauf-Ergebnissicht gelangen.en.