In den Kontaktsichten Organisationen, Personen und Behörden gelangen Sie über die Schaltfläche Abrechnung in die Empfänger – Abrechnungskonfiguration. Sie können für jeden Kontakt beliebig viele Konfigurationen anlegen.
In der Empfänger – Abrechnungskonfiguration hinterlegen Sie die abrechnungsrelevanten Informationen zu einem Kontakt. Die Hinterlegung ermöglicht Ihnen zum einen im Rahmen des Rechnungslaufs die automatisierte Erstellung von Rechnungsentwürfen. Zum Anderen werden die hinterlegten Abrechnungsinformationen bei der manuellen Erstellung einzelner Rechnungsentwürfe eingesteuert und vorbelegt soweit keine spezielleren Informationen auf Aktenebene eingetragen wurden.
Damit die hinterlegten Informationen bei einem Rechnungslauf bzw. bei Einzelrechnungen berücksichtigt werden können, ist es erforderlich, den Kontakt mit der gewünschten Akte als Aktenbeteiligten zu verknüpfen und die Empfänger – Abrechnungskonfiguration zu der Abrechnungskonfiguration der Akte hinzuzufügen.
Kontakt
Hier wird Ihnen informatorisch der Name des Kontaktes angezeigt.
Bezeichnung
Sie können die Empfängerabrechnungskonfiguration bezeichnen. Das hilft Ihnen bei der Differenzierung mehrerer Konfigurationen für einen Kontakt, z.B. „Standardvereinbarung“ und „Projektvereinbarung“.
Gültig von / bis
Hier bestimmen Sie den Gültigkeitszeitraum der Konfiguration. Außerhalb des gewählten Zeitraumes werden die hinterlegten Informationen beim Rechnungslauf nicht berücksichtigt.
Zahlungsbedingung
Sie können eine Zahlungsbedingung eintragen, die bei den während
eines Rechnungslaufs automatisiert erstellten Rechnungsentwürfen
eingesteuert wird. Die Liste der Zahlungsbedingungen können Sie unter
Fachadministration (Rechnungswesen) > Zahlungsbedingungen konfigurieren.
Dort können Sie auch Kürzel vergeben und Übersetzungen verwalten.
Passend zur Korrespondenzsprache wird die Zahlungsbedingung im Feld
Übersetzung Zahlungsbedingung angezeigt.
Sprache
Sie können hier die Sprache der Rechnung abweichend von der Sprache der Akte festlegen.
Steuersachverhalt Erlöse
Wählen Sie den Steuersachverhalt für Erlöse aus.
Steuersachverhalt Stfr. Auslagen
Wählen Sie den Steuersachverhalt für steuerfreie Auslagen aus. Wenn Sie nur einen Steuersachverhalt für steuerfreie Auslagen konfiguriert haben, wird dieser automatisch vorbelegt.
Rabatt in % / Bezeichnung
Hier können Sie einen Rabatt in % festlegen. Dieser Rabatt wird bei einem automatisierten Rechnungslauf automatisch in Abzug gebracht.
Auslagenpauschale in % / Bezeichnung
Hier können Sie eine Auslagenpauschale in % festlegen. Diese Pauschale für Auslagen auf geleistete Stunden wird bei einem automatisierten Rechnungslauf bei der Rechnungsart Stundenrechnung automatisch hinzugefügt.
Abrechnung in Zweitwährung
Sie können festlegen, dass die bei einem Rechnungslauf angelegten Rechnungsentwürfe in Zweitwährung erstellt werden sollen. Zusätzlich ist es notwendig, dass ein Stundensatz in Zweitwährung existiert, dass die Zweitwährung in den Abrechnungsinfos der Akte ausgewählt ist und dass in der Konfiguration des Rechnungslaufs ein Währungskurs hinterlegt ist.
Auslagen nach RVG abrechnen
Hier können Sie festlegen, dass die Auslagen nach RVG berechnet werden sollen. Damit erreichen Sie vor allem im Bereich der Kopien gem. Nr. 7000 VV RVG eine höhere Vergütung gegenüber den Standardsätzen.
Rechnungsnummernkreis
Hier können Sie den Rechnungsnummernkreis auswählen. Die Liste der
auswählbaren Rechnungsnummernkreise können Sie unter
Systemadministration > Nummernkreise konfigurieren.
Anschreiben erstellen
Sie haben die Möglichkeit, Rechnungsanschreiben zu erstellen. Die Anschreiben werden automatisch als Vorblatt zu einer Rechnung ausgedruckt. Sie lassen sich über eine entsprechende Systemvorlage bedarfsgemäß anpassen. Hier können Sie auswählen, ob die beim Rechnungslauf automatisiert erstellten Rechnungsentwürfe ein solches Anschreiben vorsehen sollen oder nicht.
Anschreibenempfänger
Hier wählen Sie den Anschreibenempfänger aus. Die Auswahl geht über alle Kanzlei-Kontakte und ist nicht beschränkt auf die aktenbeteiligten Kontakte.
Anschreibenansprechpartner
Hier können Sie einen Ansprechpartner für Ihr Anschreiben wählen. Der Ansprechpartner erscheint im Ausdruck in der Empfängeranschrift unter dem Namen des Anschreibenempfängers.
Anschreibenanschrift
Hier können Sie die gewünschte Anschrift für Ihr Anschreiben auswählen.
Zahlschein erstellen
Hier können Sie festlegen, ob für neu erstellte Rechnungsentwürfe zu der Akte standardmäßig die Zahlschein-Funktion aktiviert werden soll oder nicht. Bei aktiver Zahlschein-Funktion wird der Zahlschein automatisiert als letzte Seite am Ende des Rechnungsdoukmentes erstellt.
Abrechnungsvertrag
Hier können Sie einen aktiven Abrechnungsvertrag zuordnen. Wenn Sie
keine Auswahl treffen, wird der systemseitige Abrechnungsvertrag für
eine Papierrechnung eingetragen. Leere Einträge sind nicht erlaubt. Das
entspricht der Aktion
Fachadministration (Rechnungswesen) > Abrechnungsverträge > Zuordnungen > Kontakte (EAK).
E-Mail-Vorlage (Rechnung und Mahnung)
Hier können Sie festlegen, welche E-Mail-Vorlagen das System beim automatisierten Email-Versand von Rechnungen und Mahnschreiben ziehen soll.
Bankverbindung
Hier können Sie eine Ihrer Bankverbindungen auswählen, um bei der Abrechnung dem Kunden mitzuteilen, auf welcher Bankverbindung Sie die Zahlung erwarten. Diese Bankverbindung übersteuert die am Standort hinterlegte Bankverbindung.