Konfliktcheck

Konfliktcheckvarianten

In Lexolution finden automatische Konfliktchecks an der Akte statt, Sie können jederzeit auch einen manuellen Konfliktcheck zur Akte veranlassen oder Sie können einen schnellen Konfliktcheck ohne Aktenbezug durchführen.

Zudem kann der Konfliktcheck jederzeit wiederholt werden, um erst später entstehende Konflikte aufgrund veränderter Verhältnisse zu ermitteln.

Durch Verbindungen zwischen einzelnen Kontakten (Unternehmen) können Konzern- und Vertreterstrukturen aufgelöst werden. Neben den Verbindungen zwischen Unternehmen sind auch Verbindungen aufgrund von Vertreterstrukturen auflösbar. So kann eine Verbindung zwischen Unternehmen durch identische Geschäftsführer oder Vorstände hergestellt werden.

Konfliktcheck ohne Aktenbezug

Sie können über Akten > Konfliktcheck > NEU einen schnellen Konfliktcheck anlegen. Sie müssen hierzu keine Akte und keine KMS Kontakte anlegen. KMS Kontakte sind in Lexolution erfasste Organisationen, Personen und Behörden. Nicht-KMS Kontakte sind die auf der Registerkarte Konfliktparteien eingegebenen Bezeichnungen (Suchbegriffe).

Tragen Sie für den Konfliktcheck ohne Aktenbezug auf der Registerkarte Konfliktparteien den Mandanten etc. ein, verlassen Sie die Eingabe mit Enter. Automatisch öffnet sich die Kontaktsuche und zeigt Ihnen die in Lexolution bereits vorhandenen ähnlich lautenden Kontakte an. Sofern Ihre Konfliktpartei bereits in Lexolution vorhanden ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt auswählen. Der Eintrag wird mit einem entsprechenden Icon versehen und ist dadurch als KMS Kontakt gekennzeichnet. Wenn die Konfliktpartei nicht vorhanden ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter ohne Kontaktauswahl; der Eintrag hat kein Icon und stellt einen Nicht KMS Kontakt dar.

Sie können weiterhin Konfliktstichwörter erfassen und den Prüfungsumfang festlegen. Die Erweiterung der Ausgangskontakte um Verbund und Vertreter kann hierbei nur für KMS Kontakte gelten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchführen, um die Prüfung zu starten. Nach erfolgter Prüfung sollte der Status Beendet oder Abgelehnt zugewiesen werden. Wenn Sie den Konfliktcheck und dessen Ergebnis nicht mehr benötigen, da Sie z. B. eine Akte angelegt und somit einen erneuten Konfliktcheck durchgeführt haben, kann er gelöscht werden.

Neue Akte anlegen

Über die Schaltfläche Neue Akte anlegen können Sie aus dem Konfliktcheck ohne Aktenbezug eine neue Akte anlegen. Die Konfliktcheckbezeichnung wird als Aktenbezeichnung übernommen. Der verantwortliche Mitarbeiter des Konfliktchecks wird als Hauptverantwortlicher Rechtsanwalt in die Akte übernommen. Die Konfliktparteien werden, wenn es sich dabei um KMS-Kontakte entsprechend ihrer Rollen (z.B. Mandant) als Aktenbeteiligte übernommen. Nicht KMS-Kontakte werden nicht in die Akte übernommen. Sie müssen der Akte manuell hinzugefügt werden. Konfliktstichwörter und Beschreibungen werden ebenfalls in die Akte übernommen. Nach Klick auf die Schaltfläche befinden Sie sich in der Aktensicht und können die Akte mit den vorbelegten Daten weiter bearbeiten (z.B. ein Rechtsgebiet hinzufügen), um sie dann zu speichern. Die Anzahl der neu angelegten Akten wird in der Spalte Akten angelegt angezeigt.

Beim Speichern der Akte wird der Akten-KFC gestartet. Mit Anlage einer Akte aus einem KFC ohne Aktenbezug heraus wird das Prüfergebnis des KFC ohne Aktenbezug nicht automatisch zum Akten-KFC.

Konfliktcheck mit Aktenbezug

Der Konfliktcheck mit Aktenbezug startet automatisch sobald die Akte im Status In Bearbeitung gespeichert wird. Sie können weiter in Lexolution arbeiten. Der Konfliktcheck läuft im Hintergrund und zeigt ein Auswahlfenster sobald die Ergebnissicht verfügbar ist.

Stellen Sie vor dem Start des Konfliktcheck sicher, dass alle Beteiligten einer Akte hinzugefügt wurden. Um eine möglichst umfangreiche Prüfung der Interessenkonflikte zu erreichen, sollten die an der Akte beteiligten Mandanten, Gegner und sonstige Beteiligte im System mit ihren Beziehungen (Verbund) und Vertretungsverhältnissen erfasst sein. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Kontakte.

Zur Prüfung der Sachverhaltskonflikte sollten Sie auf der Registerkarte Konfliktpotential einer Akte diejenigen Konfliktstichwörter eintragen, die das Konfliktpotential der Akte beschreiben.

Auf der Registerkarte Konfliktpotential können Sie das Ausführungsdatum des letzten Konfliktchecks sehen. Die Akte kann von der Prüfung ausgeschlossen werden, gegebenenfalls auch durch die Zuordnung einer entsprechend konfigurierten Aktenkategorie. Konfliktcheck akzeptiert wird automatisch mit Daten versehen, wenn Sie unter Konfliktcheck > Status den Endstatus Akzeptieren setzen. Weiterhin können Sie über den Hyperlink zu allen, zur Akte durchgeführten, Konfliktchecks wechseln. In der Quickinfo sehen Sie ebenfalls den Status des Konfliktchecks.

Über das Menüband > Schaltfläche Ergebnissicht öffnen können Sie in die Ergebnissicht des zuletzt erstellten Konfliktchecks wechseln.

Konfliktcheck beim Hinzufügen eines neuen Beteiligten zur Akte, bzw. bei Änderung

Wenn Sie einer Akte mit bereits akzeptiertem Konfliktcheck einen neuen Beteiligten mit Konfliktcheck relevanter Beteiligungsart (Mandant, Gegner, Target, Schiedspartei und Notariatsbeteiligter) hinzufügen, wird erneut ein automatischer Konfliktcheck gestartet. Es werden standardmäßig nur die neuen Beteiligten geprüft. Ebenso erfolgt der Konfliktcheck bei Änderung der Beteiligungsart, sofern die neue Auswahl als eine relevante Beteiligungsart ausgewählt wurde.

Seit der Version 9.2 von Lexolution ist es möglich einen Scheduler (zeitlich zirkulierenden Prozess) zu definieren, der automatisch bei Neuanlage oder Änderung der relevanten Beteiligungsarten den Konfliktcheck automatisch durchführt. So entfällt entfällt die manuelle Durchführung.

Wichtig: Da der Scheduler auf dem Lexolution Server ausgeführt wird, greift das Funktionseinzelrecht
10032 Konfliktcheck - bearbeiten nicht mehr. Ist Konfliktcheck als Scheduler eingerichtet wird dieses Funktionseinzelrecht nicht berücksichtigt.

Die Einstellung und Konfiguration des Schedulers finden Sie hier:

Systemadministration  Allgemeine Einstellungen

Manueller Konfliktcheck

Über die Schaltfläche Manuell anlegen können Sie jederzeit einen manuellen Konfliktcheck zur Akte anlegen. Sie wechseln in die Sicht Konfliktcheck und können hier, im Unterschied zum automatisch gestarteten Konfliktcheck, den Prüfungsumfang bearbeiten.

Status des Konfliktchecks

Bitte beachten Sie, dass jeder Konfliktcheck zur Akte überschrieben wird solange Sie nicht einen Endstatus Akzeptiert oder Abgelehnt vergeben haben.

Konfliktstichwörter

Mit der in Lexolution implementierten selbst konfigurierten Systematik von Konfliktstichwörtern können sogenannte Sachverhaltskonflikte ermittelt werden. Diese Funktion unterstützt folgende mögliche Fragestellungen: Gibt es zu derselben Baustelle schon eine Akte? Beraten wir mehrere Personen im gleichen Ausschreibungsverfahren? War das Unternehmen Teil einer Transaktion, in der unsere Kanzlei beratend tätig war?

Für die Umsetzung dieser Systematik können Sie Konfliktstichwörter definieren. In einer Akte müssen die entsprechenden Konfliktstichwörter mit konkreten Angaben zu dieser Akte erfasst werden. Sie können für Baurechtsfälle, die sich auf eine bestimmte Baustelle beziehen, das Konfliktstichwort „Leistungsort/Baustelle“ unter Angabe der Gemarkung und der Flurnummer der konkreten Baustelle verwenden. Übereinstimmungen hinsichtlich „Leistungsort/Baustelle“ können auf diese Weise festgestellt werden. Diese Systematik lässt sich ohne weiteres auf andere Rechtsgebiete übertragen. Geprüft werden, ob das Stichwort in anderen Akten und Konfliktchecks verwendet wird und ob in der Beschreibung ähnliche Einträge über die Suchalgorithmen zu finden sind.

Prüfungsumfang

Der Prüfungsumfang kann manuell nur bei Konfliktchecks ohne Aktenbezug und bei manuell angelegten Konfliktchecks mit Aktenbezug bestimmt werden. Der automatische Konfliktcheck prüft standardmäßig mit den Einstellungen Verbund einschließen, Vertreter einschließen und Nur neue Konfliktparteien prüfen.

Wirtschaftliche Prüfung: Mandant gegen Mandant prüfen

Sämtliche Akten und freien Konfliktchecks, in denen der Mandant der potentiellen Akte bereits Mandant war, werden ermittelt. In der Quickinfo Leistung zur Akte können Sie sich einen schnellen Überblick über das bereits abgerechnete Honorar verschaffen. Diese Zahlen sind Grundlage für die wirtschaftliche Bewertung des Mandates und Ausgangspunkt für Honorarverhandlungen.

Gegner gegen Gegner prüfen

Sämtliche Akten und freien Konfliktchecks, in denen der Gegner der potentiellen Akte bereits Gegner war, werden ermittelt.

Insiderinfos einschließen

Der Ausgangskontakt wird gegen die Werte der hinterlegten Insidereinträge am Mitarbeiter geprüft.

Verbund einschließen

Der Ausgangskontakt wird um alle im Verbund stehenden Kontakte erweitert.

Vertreter einschließen

Der Ausgangskontakt wird um die Vertreter und die Vertreter der im Verbund stehenden Kontakte erweitert.

Konfliktparteien phonetisch erweitern

Der Ausgangskontakt wird um seine phonetisch ähnlichen Kontakte erweitert.

Nur neue Konfliktparteien prüfen

Es werden nur die der Akte neu hinzugekommenen Ausgangskontakte geprüft. Allerdings nur, wenn der vorhergehende Konfliktcheck einen Endstatus Abgelehnt oder Akzeptiert hat. Ansonsten wird der bestehende Konfliktcheck überschrieben und alle Ausgangskontakte gehen in die Prüfung.

Kollisionslisten

Der Ausgangskontakt wird gegen die Werte der im System konfigurierten Kollisionslisten geprüft. Z. B. die EU Sanktionsliste, welche mit dem Lexolution Kollisionslisten – Importer komfortabel importiert werden kann. Die Kollisionslisten werden automatisch angezeigt. Sie können eine Liste bei Bedarf aus dem Konfliktcheck entfernen.

Prüflogik

Die Prüflogik unterscheidet zwischen den Ausgangskontakten (Konfliktparteien) und den Zielkontakten der Prüfung.

Die Ausgangskontakte sind immer die mit der Beteiligungsart Mandant, Gegner, Target, Schiedspartei und Notariatsbeteiligter versehenen Kontakte.

Die Zielkontakte der Prüfung sind unter Fachadministration (Allgemein) > Listeneinträge > Akte-Beteiligungsarten konfigurierbar. Mandant und Gegner sind immer konfliktrelevante Beteiligungsarten. Alle anderen Beteiligungsarten können durch Setzen des Hakens in der Spalte KFC relevant (Zielkontakt) in die Prüfung aufgenommen werden.

Des Weiteren werden die phonetisch ähnlichen Kontakte als Ausgangs- sowie Zielkontakt in die Prüfung einbezogen. Die zu Grunde liegenden Suchalgorithmen sind konfigurierbar und beeinflussen die Trefferschärfe und damit das Trefferergebnis.

Wir bieten Ihnen an, die individuelle Einstellung der Suchalgorithmen der unscharfen Suche für Sie zu übernehmen. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Service der STP AG.

Die zu prüfende Ausgangsakte bzw. der Ausgangskonfliktcheck werden auch geprüft und als Treffer angezeigt wenn Ausgangskontakte in der Beziehung Vertreter oder Verbund zueinander stehen.

Prüflogik Konfliktcheck mit Aktenbezug

Ausgangskontakt für die Prüfung sind alle Mandanten, Gegner, Targets, Schiedsparteien und Notariatsbeteiligte, deren Vertreter sowie die im Verbund stehenden Kontakte und deren Vertreter. Weiterhin sind alle phonetisch ähnlichen Kontakte aus Lexolution Ausgangskontakt.

Diese ermittelten Ausgangskontakte/Konfliktparteien werden gegen die als konfliktrelevant konfigurierten Beteiligten aller Akten und gegen alle KMS-Kontakte aller Konfliktchecks ohne Akte geprüft. Weiterhin wird der Ausgangskontakt, ohne seine Erweiterung um Vertreter und Verbund, gegen alle Nicht-KMS Kontakte der Konfliktchecks ohne Aktenbezug geprüft.

Zusätzlich werden die Ausgangskontakte gegen alle Kollisionslisten über die phonetischen Suchalgorithmen geprüft.

Prüflogik Konfliktcheck ohne Aktenbezug

Ausgangskontakt für die Prüfung sind die erfassten KMS Kontakte und deren Vertreter sowie die im Verbund stehenden Kontakte und deren Vertreter. Weiterhin sind alle phonetisch ähnlichen Kontakte aus Lexolution Ausgangskontakt.

Diese ermittelten Ausgangskontakte/Konfliktparteien werden gegen die als konfliktrelevant konfigurierten Beteiligten aller Akten und gegen alle KMS-Kontakte aller Konfliktchecks ohne Akte geprüft. Weiterhin wird der Ausgangskontakt, ohne seine Erweiterung um Vertreter und Verbund usw., gegen alle Nicht-KMS Kontakte der Konfliktchecks ohne Aktenbezug geprüft.

Ausgangskontakt sind auch die Nicht-KMS-Kontakte. Diese werden gegen alle Nicht-KMS Kontakte der Konfliktchecks ohne Aktenbezug sowie gegen die KMS Kontakte in Konfliktchecks mit und ohne Aktenbezug geprüft. Zusätzlich werden die Ausgangskontakte gegen alle Kollisionslisten über die phonetischen Suchalgorithmen geprüft.  

Prüflogik Konfliktpartei –Zielkontakte

Prüflogik für KMS-Kontakte

In Konfliktchecks mit Aktenbezug und Konfliktchecks ohne Aktenbezug

Prüflogik für Nicht-KMS-Kontakte

In Konfliktchecks ohne Aktenbezug

Konfliktcheck Ergebnissicht

Die Ergebnissicht zum Konfliktcheck kann individuell von Ihnen durch Anordnung, Gruppierung und Ein-/Ausblendung der Spalten angepasst und gespeichert werden. So können Sie eine für Ihre Bedürfnisse übersichtliche Ergebnissicht konfigurieren.

Filter

Wenn die Option Kein Treffer gegen Freie Konfliktchecks gesetzt ist, werden in der Objektliste keine Freien Konfliktchecks angezeigt. Zur Vorbelegung siehe Administration > System > Allgemeine Einstellungen.

Objektliste

Die Ergebnissicht zeigt Ihnen den Ausgangskontakt (Konfliktpartei), der den Konflikt hervorgerufen hat und dessen Rolle (Beteiligungsart); sie zeigt den Treffergrund:

Sachverhaltskonflikt: das Konfliktstichwort stimmt überein und die Beschreibung klingt phonetisch ähnlich.

Potenzieller Konflikt: der Kontakt wurde über die Suchalgorithmen in anderen Akten oder Konfliktchecks ohne Aktenbezug gefunden.

Name der Kollisionsliste: z. B. Blacklist, EU Sanktionsliste, die Konfliktpartei stimmt phonetisch mit den Werten aus einem Kollisionslisteneintrag überein.

Insider: die Konfliktpartei stimmt phonetisch mit den Werten aus einem Insidereintrag am Mitarbeiter überein Die Sicht zeigt den gefundenen Zielkontakt, dessen Beteiligungsart und Akteninformationen. Falls der gefundene Zielkontakt Teil eines Verbundes ist, wird die Obergesellschaft (Haken Obergesellschaft bei Organisationen) zu dem Kontakt angezeigt.

Weiterhin wird die Beziehung zwischen dem Ausgangskontakt und dem Zielkontakt dargestellt:

1 Direkter Kontakt: Der Zielkontakt entspricht dem Ausgangskontakt.

2 Verbund: Der Zielkontakt steht mit dem Ausgangskontakt in Verbund.

3 Vertreter: Der Zielkontakt steht in einem Vertretungsverhältnis (Vertritt /Vertreten durch) mit dem Ausgangskontakt.

4 Verbundvertreter: Der Zielkontakt steht in einem Vertretungsverhältnis zu einem Kontakt, welcher mit dem Ausgangskontakt in Verbund steht.

5 Phonetisch: Der Zielkontakt wurde aufgrund phonetischer Ähnlichkeit gefunden.

Konfliktjournal erzeugen

Das Konfliktjournal übernimmt die Konfliktcheck Ergebnissicht. Das heißt, wenn Sie die Sicht gruppiert und nur eine Gruppierung erweitert haben, dann wird Ihnen das im Journal genauso dargestellt.

Nutzen Sie die Möglichkeit Spalten auszublenden, um das Journal lesbar auf eine Seitenbreite zu reduzieren.