Reisekosten-Import

In dieser Sicht können Reisekosten mit dem Importformat csv-Datei oder Onexma API mit der Importart Auslagen oder Kontoauszugseinträge importiert werden.
Die Reisekosten können als Kontoauszugseintrag mit der Art Zahlung oder Direkte Auslage oder als Auslagen mit der Art Steuerpflichtige Auslage importiert werden.
Der Import kann zwischen den beiden Workflows umgeschaltet werden.

Nach dem die Reisekosten importiert wurden können die Einträge automatisch oder manuell verarbeitet werden und verbucht werden.

Zuordnen und Prüfen

Mit dieser Schaltfläche werden die Funktionen für Zuordnen und Prüfen (Validieren) ausgeführt. Die importierten Reisekosten werden durch das Ausführen der Funktion geprüft und validiert. Die Fehler werden in einem Protokoll angezeigt.

Die automatische Zuordnung von Referenzen wird nur für den Validierungsstatus grau und rot durchgeführt.

Beim Speichern eines Datensatzes in der Sicht, wird für diesen Datensatz ebenfalls die Funktion für Validieren ausgeführt. Die Validierung verhindert in dieser Sicht nicht das Speichern, sondern setzt den Validierungsstatus.

Validierungsstatus

Über diese Drop & Down Liste können Sie nach den einzelnen Status filtern. Es gibt die folgenden Validierungsstatus:

Validierungsstatus = grau, nach dem Import, wenn keine Validierung durchgeführt wurde.
Validierungsstatus = grün, Die importierten Daten sind alle valide und können übernommen werden, bzw. sind von der Übernahme ausgeschlossen.
Validierungsstatus = rot, Beim Validieren ist ein Wert ggf. auch mehrere Werte nicht korrekt oder fehlt. Reisekostenimporteinträge mit rotem Validierungsstatus müssen manuell nachbearbeitet werden, bevor sie übernommen werden können.

Die Validierungsstatus der Reisekostenimporteinträge werden in der ersten Spalte der Objektliste angezeigt.

Importstatus

Über diese Drop & Down Liste können Sie nach den einzelnen Importstatus filtern. Es gibt die folgenden Importstatus:

Nicht importiert
Importiert

Übernehmen

Mit dieser Schaltfläche werden alle markierten Reisekosteneinträge mit validen Daten zur weiteren Verarbeitung als Auslagen oder Kontoauszugseinträge übernommen.

Im Detail können noch nicht valide Reisekostenimporteinträge manuell nachbearbeitet werden.

Die Werte in den Bereichen Importiert und Buchungsdaten importiert, werden aus der importierten Datei übernommen und können nicht in der Sicht bearbeitet werden.

Der Wert im Bereichen “Typ festlegen” kann über die Checkbox Auslage der Importtyp verändert werden.

bei Importtyp Auslage können die Felder Akte, Mitarbeiter/Standort, Leistungsart, Steuersachverhalt und Buchungstext bearbeitet werden,
bei Importtyp Zahlung können die Felder Akte, Mitarbeiter/Standort, Steuersachverhalt und Buchungstext bearbeitet werden.

Wenn alle Pflichtfelder der Reisekostenimporteinträge befüllt sind, bekommen auch diese Reisekostenimporteinträge den grünen Validierungsstatus und können übernommen werden.
Die Werte aus dem Detail werden auch in den Spalten der Objektliste angezeigt.

Import-Reisekosten-Einstellungen neu

In dieser Sicht können Sie Einstellungen für den Reisekostenimport konfigurieren. Es können Einstellungen für den Reisekosten mit den Importformaten csv-Datei und Onexma für Importart Auslagen oder Kontoauszugseinträge konfiguriert werden.
Weiterhin können aus dieser Sicht Aktenänderungen nach Onexma übergeben werden.