Über das Datum im Feld Prüfung am können Sie alle
Rechnungen filtern die gemäß des konfigurierten Intervalls zu diesem
Datum zur Prüfung anstehen. Grundsätzlich erhält jede abgeschlossene
Rechnung die Mahnstufe 0 und erscheint nach dem
unter Administration > Buchhaltung > Mahnwesen > Mahnstufen
eingestelltem Intervall zur Prüfung in der Liste. Über die Schaltfläche
Mahnstufe kann die Mahnstufe hochgesetzt und das
Mahndatum eingetragen werden. Über die Schaltfläche
Prüfdatum kann das Datum der nächsten Prüfung überwacht
und gegebenenfalls manuell durch Setzen des Hakens
Intervall geändert werden.
Des Weiteren können Sie Mahnschreiben erstellen. Jeweils beim Hochsetzten der Mahnstufe kann ein neues Mahnschreiben generiert werden, welches über die Schaltfläche Öffnen solange einsehbar ist bis ein neues Mahnschreiben generiert wird. Die Mahnschreiben aller Mahnstufen sind im Aktenregister im Rechnungsordner abgelegt.
Die Mahnliste enthält alle offenen Sammelrechnungen, nicht aber die einzelnen Teilrechnungen als eigenständige offene Posten.
Alterskategorie
Die Alterskategorie kennzeichnet alle Rechnungen nach dem von Ihnen vorkonfigurierten Rechnungsalter und ermöglicht Ihnen die Anzeige des Rechnungsalters unabhängig der tatsächlich getätigten Mahnungen. Die Alterskategorie der offenen Rechnungen ändert sich automatisch, wenn das Alter der Rechnung seit Rechnungsdatum die nächste Stufe des vorkonfigurierten Rhythmus erreicht.
Die Alterskategorie richtet sich nach dem Filter Prüfung am. Wenn Sie z.B. im Januar das Datum des Filters Prüfung am auf den letzten Tag des Jahres stellen, dann hat ein offener Posten, der Stand heute eine junge Alterskategorie hat eine entsprechend älteres Alterskategorie, den für die Prüfung Ende Dezember liegt der offene Posten bereits ein ganzes Jahr.
Mahnstufe
Die Mahnstufen im Lexolution dienen der Dokumentation der Erstellung und des Versendens der Mahnschreiben. Erst bei dem Versenden einer Mahnung an den Rechnungsempfänger sollte die Mahnstufe über die Funktion Mahnstufe setzen manuell hinaufgesetzt werden. In der Liste wird in der Spalte Mahndatum angezeigt, an welchem Tag die Mahnstufe gesetzt wurde.
Kumulierte Rechnungen
Bei kumulierten Rechnungen ist automatisch ein Haken in der Spalte Ist kumuliert gesetzt. Beim Kumulieren einer Rechnung werden die Mahnstufe und das Datum seit der Mahnstufe aus der ursprünglichen Rechnung in die neu erstellte Rechnung übernommen. Die Alterskategorie der kumulierten Rechnung wird ab dem nun neuen Rechnungsdatum bestimmt. Somit werden Sie auch bei kumulierten Rechnungen, die evtl. erst 30 Tage alt sind, darauf hingewiesen, dass ein Teilbetrag der vorausgehenden Rechnung bereits angemahnt wurde.
E-Mails Senden
Über die Schaltfläche E-Mails senden können automatisiert eine oder mehrere markierte E-Mails über MS Exchange versendet werden. Das System hängt an jede E-Mail automatisch das Mahnschreiben und das zugehörige Rechnungsdokument als Anlage an. Damit eine E-Mail versendet werden kann, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- In der Datei STP.Kms.Server.exe.config müssen die notwendigen Informationen zum E-Mail-Server eingetragen worden sein.
- In den Kommunikationsdaten des Standortes der Akte der jeweiligen Rechnung muss eine E-Mail-Adresse als Absender-Adresse für den Exchange-Versand festgelegt worden sein.
- Für den Rechnungsempfänger (den KMS-Kontakt) muss eine VCard E-Mail-Adresse eingetragen worden sein.
- Zur Akte der Rechnung bzw. zum Rechnungsempfänger muss für das Mahnschreiben eine E-Mail-Vorlage hinterlegt worden sein (in der AAK oder EAK).
Beim Versenden prüft das System, ob die genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Die weitergehende Prüfung des erfolgreichen Versandes müssen im Outlook-Postfach duchgeführt werden, also z.B. ob eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, weil die Empfänger-E-Mail-Adresse ungültig war.
Versendete Emails erhalten den Status Versendet. Nach diesem Status kann gefiltert werden.