Aktenanlage

Aktenanlage

Die Akte, das Mandat, ist das zentrale Objekt einer jeden Kanzlei. So stellt sie auch im Kanzleimanagementsystem den Dreh- und Angelpunkt dar. Im Kontextmenü einer Akte können Sie die Leistungserfassung, d.h. erfasste Zeiten und Auslagen, sowie die Abrechnung, d.h. Rechnungsentwürfe und Rechnungen, komfortabel erreichen. Die Stammdaten der Akte sind auf unterschiedliche Registerkarten aufgeteilt.

Neue Akte

Sie müssen mindestens eine Aktenbezeichnung und den hauptverantwortlichen Rechtsanwalt eintragen, um eine Akte speichern zu können. Der Standort und der Aktennummernkreis der Akte steuert wird aus dem zugeordneten Standort des Benutzers und dem mit diesem Standort verknüpften Standard – Aktennummernkreis vorbelegt. Beide Angaben können geändert werden.

Das Aktenzeichen der neu angelegten Akte wird beim Speichervorgang automatisch generiert. Das Format und die Zählweise des Aktenzeichens können Sie unter Systemadministration > Nummernkreise konfigurieren.

Sie haben die Möglichkeit, ein manuelles Aktenzeichen zu vergeben. Deaktivieren Sie hierfür das Häkchen bei „Automatisch vergeben“ und tragen Sie die gewünschte Nummer und das Jahr in die zugehörigen Felder ein.

Bei aktivierter Anbindung an Lexolution.FoMa wird Ihnen zusätzlich das Aktenzeichen FoMa angezeigt.

Eine neue Akte wird mit dem Status potenziell vorbelegt. Dies ermöglicht, ein potenzielles Mandat bereits vor der offiziellen Annahme zu erfassen. So können Angebotsphasen bzw. Konfliktlösungsphasen intern abgebildet und ausgewertet werden. Der Aktenstatus potenziell kann unter Systemadministration > Allgemeine Einstellungen kanzleiweit ausgeschlossen werden. Dann wird Ihnen dieser Aktenstatus nicht mehr in der Auswahl angeboten.

Standardmäßig gehört eine neu angelegte Akte keiner Hierarchie an. Weitere Informationen zum Thema Einordnung von Akten in Hierarchien finden Sie im Kapitel Hierarchie.

Der Streitwert einer Akte wird automatisch als Vorbelegung für den Gegenstandswert in eine RVG Rechnung übernommen. Dort kann er noch geändert werden.

Um über ein erhöhtes Haftungsrisiko und den Abschluss einer zusätzlichen Versicherung informiert zu sein, setzen Sie den Haken bei Erhöhtes Haftungsrisiko. Es öffnen sich vier Eingabefelder zur konkreten Dokumentation des Haftungsrisikos, der Haftungsbeschränkung und der Zusatzversicherung. Der Wert der Kanzleipolice ist vorbelegt, sofern er unter Systemadministration > Allgemeine Einstellungen erfasst wurde.

Beim Abschließen einer Akte sollten Sie immer das Feld Aufbewahrung (Jahre) ausfüllen, um zu dokumentieren, wie lange die Akte aufbewahrt werden muss.

Aktentyp

Sie können auswählen, ob es sich bei der Akte um eine Anwaltsakte oder um eine Notarsakte handelt. Der Aktentyp Anwaltsakte ist bei Neuanlage vorbelegt.

Sie haben die Möglichkeit, über die Schaltfläche Aktentypfilter nach Aktentyp zu filtern.

Akte bearbeiten

Es stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung eine Akte zu finden, auszuwählen oder zu bearbeiten:

  • Schnellsuche > Eingabe AZ oder Aktenbezeichnung > Suche starten mit Enter
  • Navigation > Akten > Akte
  • Navigation > Fristen und Wiedervorlagen > Akte
  • Navigation > Akten > Hierarchie > Akte

Um eine Akte bearbeiten zu können, müssen Sie dieselbe zur Bearbeitung freischalten. Klicken Sie dazu in der Funktionsgruppe Verwalten auf Bearbeiten oder per Doppelklick auf die Akte. Jetzt können Sie alle Werte der Akte ändern.

Aktenstatus

Die Unterscheidung und Pflege der unterschiedlichen Aktenstatus ist wichtig, um die Mandate später im Controlling auswerten zu können.

Potenziell

Eine Akte wird grds. Immer im Status Potenziell angelegt. In diesem Status sind die Felder Mandatsentscheidung und Mandatserledigung nicht aktiv, d.h. sie können nicht bearbeitet werden.

Der Aktenstatus Potenziell kann unter Systemadministration > Allgemeine Einstellungen kanzleiweit ausgeschlossen werden. Dann wird Ihnen dieser Aktenstatus nicht mehr in der Auswahl angeboten.

In Bearbeitung

Ein Statuswechsel der Akte auf In Bearbeitung löst den Start des Konfliktcheck aus. Weiter ist das Feld Mandatsentscheidung aktiv und wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Falls das aktuelle Datum von dem der tatsächlichen Mandatsannahme abweicht, können Sie das Datum ändern. Darüber hinaus müssen Sie ein Hauptrechtsgebiet erfassen und ein Aktenregister vergeben, um die Akte im Status In Bearbeitung zu speichern.

Abgeschlossen

Ein Statuswechsel der Akte auf Abgeschlossen zeigt an, dass das Mandat erledigt ist. Die Ablage der Akte wird über die Schaltfläche Abschließen im Menüband vorgenommen. Die Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn keine unerledigten Fristen, keine nicht abgerechnete Tätigkeiten oder weiteren Honorare, keine nicht abgerechneten steuerpflichtigen Auslagen, keine Rechnungsentwürfe und keine offenen Posten mehr vorhanden sind und der Aktenkontosaldo ausgeglichen ist. Der Saldo EA – Auslagen im Aktenkonto wird bei der Aktenablage nicht berücksichtigt. Unerledigte Wiedervorlagen verhindern das Abschließen nicht.

Über die Checkbox Steuerfreie Auslagen prüfen können Sie einstellen, dass ein Abschließen möglich ist, obwohl nicht abgerechnete steuerfreie Auslagen zur Akte existieren und / oder obwohl der Saldo EA – steuerfreie Auslagen im Aktenkonto nicht ausgeglichen ist. Um diese Funktion nutzen zu können, muss dem Benutzer das Funktionsrecht 10018 – Prüfung auf steuerfreie Auslagen bei Aktenablage zugeordnet sein.

Zusätzlich können Sie unter Administration > Systemadministration > Allgemeine Einstellungen konfigurieren, dass Oberakten mit nicht abgeschlossenen Unterakten nicht abgeschlossen werden können.

Ablagenummer / Ablagedatum

Die Formatierung und Zählweise der Ablagenummer kann unter Administration > Systemadministration > Allgemeine Einstellungen konfiguriert werden. Das Ablagedatum wird automatisch gesetzt. Eine abgeschlossene Akte kann nicht mehr bearbeitet werden.

Reaktivierung

Eine abgeschlossene Akte kann über die Schaltfläche Reaktivieren wieder auf den vorigen Status gesetzt werden. Die Akte kann wieder bearbeitet und danach erneut abgeschlossen werden. Beim erneuten Abschließen der Akte müssen Sie entscheiden, ob eine neue Ablagenummer generiert oder ob die Akte unter der ursprünglichen Ablagenummer abgeschlossen werden soll.

Abgelehnt

Ein Statuswechsel auf Abgelehnt zeigt an, dass das Mandat nicht angenommen wurde. Sie müssen das Feld Interne Bemerkung ausfüllen, um zu dokumentieren, weshalb das Mandat abgelehnt wurde. Das Feld Mandatserledigung ist aktiv und wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Sie können das Datum ändern.

Zu einer abgelehnten Akte können keine Zeiten und Auslagen erfasst werden.

Sprache und Kultur

Hier können Sie der Akte eine Sprache zuordnen. Standardmäßig ist die deutsche Sprache vorbelegt. Die Aktensprache wird bei der Erfassung von Zeiten, Auslagen und Rechnungsentwürfen zur Akte als Standard vorbelegt.

Durch Auswahl einer Kultur für die Akte beeinflussen Sie die Darstellung der Textmarken, insbesondere die Darstellung der Datums- und Zahlenformate.

Beteiligte

Hier können Sie den Mandanten, Gegner und sonstige Beteiligte zu einer Akte hinterlegen.

Das Hinzufügen erfolgt über eine Hinzufügen/Entfernen Liste. Um Duplikate zu vermeiden, wird zuerst eine Suche in allen Kontakten vorgenommen, ehe ein neuer Kontakt erfasst werden kann. Das Suchergebnis zeigt Ihnen den Kontakt adressbezogen an. D. h. ein Kontakt mit drei Adressen wird in der Liste drei Mal mit den jeweiligen Adressdaten angezeigt. Der Kontakt ist eindeutig über die Kontaktnummer zu identifizieren. So haben Sie die Sicherheit auch anhand der Adresse den richtigen Kontakt auszuwählen. Die VCard Adresse wird in der Liste durch das Icon Visitenkarte gekennzeichnet.

Ein Kontakt wird durch das Hinzufügen zur Akte und die Beteiligungsart zum Mandanten, Gegner etc. klassifiziert.

Sie können jedem Aktenbeteiligten eine Verfahrensbeteiligung zuweisen. Die Arten der Verfahrensbeteiligung sind konfigurierbar.

Der Betreff ist ein Beteiligten-bezogener Betreff für die Verwendung in der Textanbindung. Zusätzlich können Sie individuelle Bemerkungen zu den Beteiligten im Zusammenhang mit einer Akte notieren.

Falls Ihnen vom Gericht oder einer Rechtschutzversicherung ein externes Aktenzeichen vorliegt, können Sie dieses im Feld Externes AZ eintragen.

Zusätzlich zum eingetragenen Externen AZ können Sie in der Spalte EDI-Referenz festlegen, welches Externes AZ bei der Erstellung eines EDI-Files als externe Referenz (EDI-Referenz bei LEDES, Leitweg-ID bei XRechnung) gezogen werden soll.

Zu jedem Beteiligten können Sie eine aktenbezogene Korrespondenzadresse hinterlegen. Die Korrespondenzadresse wird in der Quickinfo als Hyperlink angezeigt und Sie können die Kontaktdaten direkt einsehen und z. B. kopieren. Es ist möglich, zu jedem Beteiligten einen Ansprechpartner zu einer Akte zu hinterlegen. Das Auswählen der Korrespondenzadresse und des Ansprechpartners erfolgt über die Dreipunkt-Schaltfläche in der Zeile des jeweiligen Aktenbeteiligten. In einem Schriftsatz im WordAddIn haben Sie die Möglichkeit, die hier hinterlegte Adresse des Ansprechpartners statt der Adresse des aktenbeteiligten Kontaktes auszuwählen.

Verantwortlichkeit

Sie können verantwortliche Mitarbeiter, die in einer Akte arbeiten, hinzufügen. Der für eine Akte hauptverantwortliche Rechtsanwalt und der hauptverantwortliche Standort werden festgelegt. Standardmäßig wird der Standort aus den allgemeinen Aktendaten eingesteuert. Dieser kann im Nachgang geändert werden. Der hauptverantwortliche Rechtsanwalt und der hauptverantwortliche Standort werden in die Quickinfo übernommen.

Konfliktpotential

Hier können Sie Stichwörter für Sachverhaltskonflikte erfassen. Die Konfliktstichwörter werden in der Konfiguration vorgegeben und idealerweise mit einem Hinweis versehen, z. B. Stichwort Ausschreibung- Beschreibung: 678995, Hochbauamt Karlsruhe. Diese Stichwörter werden bei einem Konfliktcheck auf Sachverhaltskonflikte herangezogen. Die Auswertung der Konfliktstichwörter wird im Kapitel Konfliktcheck beschrieben.

Des Weiteren wird hier genau vermerkt welcher Mitarbeiter an welchem Tag den Konfliktcheck abgenommen oder die Akte vom Konfliktcheck ausgeschlossen hat.

Rechtsgebiete und Aktenkategorie

Sie können ein oder mehrere Rechtsgebiete hinzufügen und bestimmen zu welchem Anteil in Prozent der Umsatz der Akte auf das jeweilige Rechtsgebiet entfällt. Die auswählbaren Rechtsgebiete sind in der Konfiguration hinterlegt. Die Rechtsgebiete werden zu einer Akte hinterlegt, um auswerten zu können, wie viele Mandate zu den einzelnen Rechtsgebieten vorliegen.

Sie können mehrere Aktenkategorien hinzufügen, die zuvor in der Konfiguration angelegt worden sind. Die Aktenkategorien ermöglichen Ihnen eine Klassifikation der Akten nach bestimmten Aspekten z. B. Seminar – oder Zwangsvollstreckungsakten. Sie können konfigurieren, dass die Wahl einer bestimmten Aktenkategorie automatisch den Ausschluss aus dem Konfliktcheck bewirkt.

Fristen und Wiedervorlagen Hier werden die fälligen Fristen und Wiedervorlagen einer Akte angezeigt. Über die Funktionsgruppe Fristen und Wiedervorlagen können Einträge erstellt und bearbeitet werden. Sie können sich auch die erledigten Einträge anzeigen lassen.

Termine

Hier werden die Termine einer Akte angezeigt.

Hierarchie / Aktenbez.

Sie können die Akte hierarchisch zu einer Oberakte hinzufügen. Um diese Funktion sinnvoll verwenden zu können, sollten Sie Ihren Mitarbeitern sowohl das Funktionsrecht „Hierarchie – hinzufügen“ als auch das Funktionsrecht „Hierarchie – entfernen“ vergeben.

Weiterhin können Sie Akten zueinander in Beziehung setzen. Besteht ein fachlicher Zusammenhang zwischen einer ausgewählten und einer oder mehreren anderen Akten, kann dieser dargestellt werden.

Zusatzdaten

Bei den Zusatzdaten finden Sie im Feld Anmerkungen Informationen zu migrierten Akten aus einem Vorsystem. Das Feld Rubrum wird für die Erfassung eines manuellen Rubrums verwendet und kann in die Textanbindung eingesteuert werden.

Eigenschaftsliste

Hier können Sie die von Ihrer Kanzlei für die Akte konfigurierten zusätzlichen Eigenschaften (freie Felder) auswählen und mit einem durch Ihre Kanzlei vorgegebenen Wert versehen. Eventuell wurden hier auch Pflichtfelder für die Akte erfasst und Sie müssen das angezeigte Pflichtfeld füllen, um die Akte speichern zu können.

Abrechnungsinfo zur Akte

Hier können Sie die folgenden allgemeinen Infos zur Abrechnung einer Akte hinterlegen: Honorargrenze, abweichende Zeittaktung, Zweitwährung. Der Streitwert wird im Aktenreiter „Aktendaten“ eingetragen und in den Abrechnungsinfos der Akte read only angezeigt. Zusätzlich wird Ihnen angezeigt, zu welchem Rechnungslauf diese Akte zugeordnet wurde und welcher Rechnungstyp festgelegt wurde.

Die Zuordnung zu einem Rechnungslauf und die Festlegung des Rechnungstyps der Akte nehmen Sie in der Abrechnungskonfiguration der Akte vor.

Honorargrenze

Sie können eine Honorargrenze zu einer Akte bestimmen. Diese Honorargrenze wird in der Quickinfo bei Akte und Abrechnungsinformation unter Leistung angezeigt und ermöglicht eine kontinuierliche Beobachtung der Ausschöpfung der vereinbarten Grenze. Beim Abschließen eines Rechnungsentwurfes in einer Akte erfolgt eine Hinweismeldung, falls die Honorargrenze mit dieser Rechnung überschritten wird. Die Rechnung kann dennoch abgeschlossen werden. Es handelt sich um eine „weiche“ Begrenzung.

Begrenzt (cap)

Mit dem Setzen des Hakens begrenzt (cap) wird die Honorargrenze zu einer „harten“ Begrenzung. Beim Abschließen eines Rechnungsentwurfes in der Akte erfolgt eine Hinweismeldung, falls die Honorargrenze mit dieser Rechnung überschritten wird. Die Rechnung kann nicht abgeschlossen werden.

Streitwert

Sie können einen Streitwert festlegen, der bei der Erstellung von RVG – Rechnungen zur Akte vorbelegt wird.

Zeittaktung

Unter Zeittaktung wird Ihnen die kanzleiweite Zeittaktung angezeigt.

Abweichende Zeittaktung

Die kanzleiweite Zeittaktung kann für die Akte abweichend bestimmt werden. Die Rundung der Zeiten findet dann mit Aufnahme der Zeiten in einen Rechnungsentwurf statt.

Zweitwährung

Sie können durch Setzen des Hakens Zweitwährung und Auswahl einer konfigurierten Währung aktivieren, dass in dieser Akte Zeiten und Auslagen in Zweitwährung erfasst und in Rechnung gestellt werden können.

Vereinbarte Sätze

Über die Schaltfläche Vereinbarte Sätze gelangen Sie zu den Sätzen einer Akte. Sie können abweichend zu den generellen Kanzlei – Sätzen spezielle Sätze auf Aktenebene festlegen.

Quickinfo Akte

Die Quickinfo einer Akte bietet Ihnen übersichtlich die wichtigsten Informationen zur Akte, z. B. den hauptverantwortlichen Rechtsanwalt und Standort der Akte, der Status des Konfliktchecks, fällige Fristen, Wiedervorlagen und Termine und die Korrespondenzadressen der beteiligten Mandanten und Gegner sowie die Leistungsübersicht zur Akte.

Quickinfo Leistungen

Die Quickinfo Leistungen bietet Ihnen eine schnelle Übersicht über die unfertigen Leistungen zu einer Akte, das abgerechnete Honorar und das Restbudget bei Vorliegen einer Honorargrenze. Mit Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren (blaue Pfeile) werden die Daten aktuell generiert. Die angezeigten Beträge beziehen sich auf die selektierte Akte, der Gesamtbetrag von Sammelrechnungen wird in Akten mit Sammelrechnungen nicht berücksichtigt.

Über die Verlinkung Zur Leistungsübersicht können Sie den ausführlichen Verlauf der Leistungsabrechnung zur Akte von Erfassung der Zeiten bis Bezahlung der Rechnung einsehen. Sie können die Leistungsübersicht ausdrucken.en.en.