Sie können Termine, Fristen und Wiedervorlagen, die Sie in Lexolution führen, an Ihre Exchange – Umgebung anbinden, sodass sie Ihnen in MS Outlook und auf Ihren mobilen Endgeräten zur Verfügung stehen. Lexolution – Kontakte und MS Outlook – Aufgaben und Kontakte werden nicht angebunden.
Folgende Punkte müssen Sie als Voraussetzung für die Kommunikation sicherstellen:
Für die Exchange – Anbindung benötigen Sie einen Exchange Server ab der Version 2010 (On-Premise Exchange)oder einen MS Office 365 Exchange Server (Exchange Online).
In der Serverkonfiguration müssen Sie die Exchange –
Anbindung für Termine und/oder Fristen und/oder Wiedervorlagen
kanzleiweit aktivieren.
Ferner müssen für die Anbindung an Exchange Online Server gesonderte
Einstellungen vorgenommen werden, die Sie aus der Installationsanleitung
entnehmen.
Unter Exchange Online werden Änderungen von Terminen im Exchange Server grundsätzlich nicht von Lexolution abgerufen, in On-Premise Variante besteht die Möglichkeit, kann aber über eine Einstellung unterbunden werden.
Wenn Sie für einzelne Mitarbeiter verhindern wollen, dass Termine, Fristen und Wiedervorlagen mit Exchange synchronisiert werden, tragen Sie entweder im Kommunikationsdatensatz des Mitarbeiters nicht seine Exchange – Email – Adresse ein oder Sie markieren den Kommunikationsdatensatz nicht als VCard.
Die Zuordnung der Mitarbeiter aus Lexolution auf Teilnehmer aus MS Outlook kann nur dann erfolgen, wenn die Email – Adresse, die beim Mitarbeiter in Lexolution hinterlegt ist, mit der Exchange Email – Adresse übereinstimmt und dieser Kommunikationsdatensatz als VCard markiert ist.
Durch fachliche Gründe und technische Randbedingungen, die zum Teil durch Microsoft hervorgerufen werden, enthält die Exchange – Anbindung Einschränkungen, zu denen wir Ihnen einige Hinweise an die Hand geben wollen:
Bei Terminen mit mehreren Mitarbeitern bzw. mehreren Teilnehmern, wird in MS Outlook immer ein Organisator des Termins benötigt. Da Lexolution die Benennung eines solchen Organisators nicht vorsieht, müssen Sie den Termin in Lexolution zunächst nur mit dem Mitarbeiter speichern, der auf MS Outlook – Seite Organisator werden soll. Danach können Sie weitere Mitarbeiter hinzufügen.
Wenn Sie eine Akte zu Terminen, Fristen oder Wiedervorlagen in
Lexolution hinzufügen, wird die Aktenbezeichnung nicht nach MS Outlook
übertragen. Falls Sie diese Information benötigen, tragen Sie die
Aktenbezeichnung in den Betreff (bei Terminen) oder in die Bemerkung
(bei Fristen und Wiedervorlagen) ein.
Das gleiche gilt für das externe Aktenzeichen sowie den Aktenbeteiligten
bei Fristen und Wiedervorlagen.
Lexolution bietet Ihnen nur die Möglichkeit Einzeltermine zu verwalten. Daher müssen Sie sicherstellen, dass MS Outlook Serientermine ggf. in Lexolution nachgezogen werden wenn Sie diese dort benötigen.
Dateianhänge in einem MS Outlook – Termin werden nicht nach Lexolution synchronisiert. Falls Sie einen Hinweis auf die Dateien in Lexolution haben möchten, schreiben Sie dies in das Beschreibungsfeld in den MS Outlook – Termin.
Besprechungen die in MS Outlook abgesagt werden, werden nicht automatisch in Lexolution gelöscht. Prüfen Sie daher immer, dass dieser Termin auch in Lexolution gelöscht wird.
Bestätigte Terminanfragen von externen Kontakten in MS Outlook werden nicht nach Lexolution synchronisiert.
Initiale Übernahme
Der Zeitraum für die initiale Synchronisation ist festgelegt auf 2
Wochen in die Vergangenheit.
Für die Zukunft gibt es keine zeitliche Eingrenzung.
Private Termine
Sie haben die Möglichkeit, private Outlook-Termine nach Lexolution zu übertragen. Bei privaten Outlook-Terminen werden nur das Datum, die Uhrzeit, der Mitarbeiter und der Termintyp „Outlook Privat“ in Lexolution übernommen. Private Outlook – Termine können in Lexolution nicht geändert werden.
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