Überblick
Die STP Cloud bündelt alle STP Cloud-Produkte unter einem Dach. Je nach Lizenzmodell stehen Ihnen unterschiedliche Apps und Dienste zur Verfügung. Hierfür wird zunächst ein kanzleiweiter Tenant erstellt – eine Art einheitliches „Benutzerprofil“ –, über den der Zugang zur STP Cloud erfolgt. Innerhalb eines Tenants werden alle kanzleiweiten Einstellungen zu Apps und Benutzerrechten vorgenommen. Dies geschieht in Abstimmung zwischen STP und Ihrem Administrator. Nach Einrichtung des Tenants ist die STP Cloud über [KANZLEIKÜRZEL].stp-cloud.de erreichbar.
Durch die Verwendung von Tenants wird sichergestellt, dass zu keinem Zeitpunkt Daten von anderen Kanzleien einsehbar oder veränderbar sind.
Nach der Einrichtung stellen wir Ihnen ein Administratorkonto bereit. Darüber erhalten Sie Zugriff auf das Cloud UserManagement. Dort können Sie Benutzer einsehen und verwalten. Um einen neuen Benutzer anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Kontextsystem
Dokumente werden im DMS Cloud über ein Kontextsystem klassifiziert. Dabei wird jedem Dokument verschiedene kontextuelle Information zugewiesen. Es gibt drei Hauptkontextarten:
- Akte: Akten oder Verfahren
- Kontakt: Ein Kontakt ist eine natürliche oder juristische Person. Kontakte können, müssen aber nicht mit einer Akte verknüpft sein.
- Kategorie: Zusätzliche Kategorisierung, z.B. „Rechnung“ oder „Gerichtspost“
Einem Dokument können beliebig viele Kontexte zugewiesen werden – auch mehrere desselben Typs. Beispielsweise können Sie mehrere Aktenkontexte zuordnen. Es ist auch möglich, keine Kontexte zuzuweisen, was jedoch nicht empfohlen wird.
Kontexte können bereits beim Hochladen zugewiesen werden. Danach lassen sich Kontexte im Dokument-Detailbereich hinzufügen, ändern oder entfernen. Alle Änderungen werden in der Historie protokolliert.
In der Benutzeroberfläche kann an vielen Stellen nach Kontexten gefiltert und gesucht werden.
Layout
Grundprinzip
Die Oberfläche der DMS Cloud besteht aus fünf Bereichen:
- Kopfbereich: Hier finden sich Breadcrumbs und Profileinstellungen
- Seitenleiste: Navigation zwischen den Hauptbereichen (abhängig von Berechtigungen)
- Kontextbereich: Anzeige des gewählten Kontexts und zugehöriger Dokumente
- Dokumentenvorschau: Vorschau auf das gewählte Dokument
- Dokumentenbereich: Detailansicht mit Metadaten und Historie, ein-/ausblendbar
Die Breite von Kontextbereich, Vorschau und Detailansicht kann individuell angepasst werden.
Dashboard
Das Dashboard ist die Startansicht nach dem Login. Hier können Sie nach Dokumenten und Kontexten suchen. Außerdem werden die zuletzt verwendeten Akten, Dokumente und Kontakte angezeigt (jeweils bis zu fünf Einträge).
Dokumente hochladen
Was kann hochgeladen werden?
Alle Dateitypen bis 1TB können hochgeladen werden. Die Upload-Geschwindigkeit hängt von Ihrer Internetverbindung ab.
Upload-Oberfläche
Dokumente werden über den Upload-Button hochgeladen. Dieser befindet sich im Dashboard sowie in der Suchansicht neben der Suchleiste. Wenn bereits ein Kontext ausgewählt ist, erscheint der Button auch neben der Kontextanzeige.
Im Upload-Fenster erhalten Sie eine Vorschau (für PDFs und Office-Dateien) und können Kontexte zuweisen. Wird im Kontext hochgeladen, wird die Kontextinformation automatisch übernommen.
Versionierung
Beim Upload können Sie eine neue Version auswählen: Hauptversion (1.0, 2.0…) oder Nebenversion (0.1, 0.2…). Die letzte Auswahl wird gespeichert und beim nächsten Upload vorgeschlagen. Die Nummerierung erfolgt automatisch.
Wird eine neue Version hochgeladen, bleiben alle Kontexte erhalten. Es ist nicht möglich, einzelne Versionen mit unterschiedlichen Kontexten zu versehen.
Verschlüsselung
Beim Hochladen können Sie Dokumente verschlüsseln. Diese sind dann von außen nicht mehr einsehbar.
Berechtigungen
Neben den grundlegenden Rechten im User Management können Berechtigungen auch direkt auf Kontexte und Dokumente vergeben werden. Das dreistufige Berechtigungskonzept umfasst:
- Owner (volle Rechte)
- Contributors (eingeschränkte Bearbeitung)
- Reader (nur Lesen)
Berechtigungskonzept
Zugriffsrechte lassen sich separat für Kontexte (z.B. Akten) und Dokumente vergeben. Nach Kontoerstellung hat ein Benutzer zunächst keinen Zugriff auf bestehende Inhalte. Erst durch das Hochladen eines Dokuments oder Anlegen eines Kontexts erhält der Benutzer Besitzrechte. Zugriff auf bestehende Dokumente/Kontexte muss durch den jeweiligen Owner gewährt werden.
- Owner: Volle Kontrolle, inkl. Rechteverwaltung, Uploads, Löschungen etc. Nur Owner und Tenant-Admins können diese Rechte vergeben.
- Contributors: Dürfen Inhalte bearbeiten, jedoch keine Rechte ändern oder löschen.
- Reader: Nur Leserechte.
Vererbung von Rechten
Rechte können vererbt werden. Hat ein Benutzer z.B. Besitz- oder Bearbeitungsrechte an einem Kontext, erhält er diese auch für die dort zugeordneten Dokumente.
Hat ein Dokument mehrere Kontexte mit unterschiedlichen Rechten, gilt die höchste Berechtigung.
Rechte auf Dokumente und Kontexte gelten unabhängig. Hat ein Benutzer kein Zugriffsrecht auf einen Kontext, kann er ihn nicht zu einem Dokument hinzufügen – selbst wenn er dessen Eigentümer ist. Dasselbe gilt für das Löschen.
Dokumentenhistorie
Die Historie ist über den Detailbereich eines Dokuments zugänglich – über das Verlaufssymbol.
Wo finde ich die Historie?
Öffnen Sie das Kontextmenü eines Dokuments und wählen Sie „Details“. Dort finden Sie das Verlaufssymbol, um die Historie einzusehen.
Was zeigt die Historie?
Alle Änderungen am Dokument – mit Datum und Autor – werden aufgelistet. Jede Änderung wird kategorisiert und mit einem Icon versehen. Die aktuellste Änderung steht oben.
Ältere Version öffnen
In der Historie sind auch ältere Versionen abrufbar. Durch Klick öffnen Sie die Version. Kommentare zur Version lassen sich durch Aufklappen anzeigen. Auch Namensänderungen beim Upload einer neuen Version werden protokolliert.
Löschen
Das Löschen erfolgt in zwei Schritten:
- Löschen durch den Eigentümer
- Endgültiges Löschen im Papierkorb