Nicht alle Kunden sind von dem Problem betroffen. Handlungsbedarf besteht nur, wenn es ein Darstellungsproblem bei der Einfügung von Tabellen aus Advoware in Word-Dokumente gibt.
Nach einem Office-Update von Microsoft 365 besteht ein Problem beim Einfügen von Tabellen in Word-Dokumente, insbesondere in Verbindung mit Rechnungen und dem Handaktenbogen. Angezeigt wird in Word nur die letzte Zeile der Tabelle. Betroffen sind Office-Updates nach Version 2308 Build 16.0.16731.20234.
Dieses Verhalten entsteht ausschließlich durch Änderungen in Microsoft Word. Ob und wann Microsoft den Fehler im Rahmen eines weiteren Office-Updates behebt, ist ungewiss. Eine Umgehung durch ein Advoware-Update wäre technisch nicht nachhaltig, da Microsoft ältere Formate künftig weiter einschränken wird.
Die Lösung ist daher die Umstellung Ihrer Vorlagen auf das aktuelle .dotx-Format. Dieses Format ist:
sicherer, da es besser vor Makroangriffen schützt,
kompatibler mit aktuellen Office-Versionen,
zukunftssicher, da Microsoft neue Funktionen und Fehlerbehebungen nur noch für XML-basierte Formate bereitstellt.
Auch die Musterrechnungen sind für Kunden, die Advoware vor dem Frühjahr 2022 erworben haben, in einem aktuellen Word-Format neu abzuspeichern.
Bevor Sie damit beginnen, schließen Sie Word an allen Arbeitsplätzen.
Anpassung Briefkopfdatei
Video:
Melden Sie sich in Advoware als Mitarbeiter mit Administratorrechten an.
Klicken Sie auf "Grundeinstellungen" -> "Schriftverkehr" -> "Textverarbeitung" -> Briefköpfe.
Es öffnet sich das Fenster "Grundeinstellungen: Briefköpfe". Ist die Dateiendung ".dotx", ist keine Anpassung vorzunehmen. Ist die Dateiendung ".dot", klicken Sie die Briefkopfdatei mit rechts an. Klicken Sie auf "öffnen".
Der Briefkopf ist jetzt in Word geöffnet. Klicken Sie auf den Reiter "Datei" -> "Speichern unter" -> "Durchsuchen" und wählen Sie aus der Liste "Dateityp" den Eintrag "Word-Vorlage (*.dotx)".
Achtung: Nun ändert sich der Speicherpfad (Abbildung unten). Klicken Sie auf den Pfeil nach links, um wieder in den Speicherpfad mit dem Ordnernamen "Dot" zu gelangen. Ist der Pfeil nach links nicht vorhanden, klicken Sie in der Leiste links auf "Durchsuchen".
Der Pfad sollte nun korrekt eingestellt sein (im Regelfall auf den Unterordner \Advoware\Dot):
Klicken Sie im Dialog rechts unten auf "Speichern".
Für den Fall, dass eine Warnmeldung erscheint, bestätigen Sie diese mit "Ok":
Verknüpfung der neuen Briefkopfdatei in Advoware
Klicken Sie in Advoware auf "Grundeinstellungen" -> "Kanzleiorganisation" -> "Mitarbeiter".
Wechseln Sie in den Reiter "Briefköpfe".
Klicken Sie den Briefkopf an und wählen Sie aus der Auswahlliste den soeben gespeicherten Briefkopf mit der neuen Dateiendung ".dotx".
Speichern Sie diesen Vorgang mit "Ok".
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Mitarbeiter, bis alle Briefköpfe die Dateiendung ".dotx" besitzen.
Anpassung des Dateiformats der Rechnungen
Video:
Video (Notarkostenrechnung): https://www.youtube.com/watch?v=6fTdptlIGME
Öffnen Sie die Grundeinstellung -> "Aktenverwaltung" -> "Honorar" -> "Musterrechnungen" und bearbeiten Sie jede hinterlegte Rechnungsvorlage. Klicken Sie die Vorlage mit rechts an und wählen Sie "öffnen".
Das Dokument ist jetzt in Word geöffnet. Klicken Sie auf "Datei" -> "Speichern unter" -> "Durchsuchen" und wählen Sie bei "Dateityp" den Eintrag "Word-Dokument (*.docx)".
Achtung: Der Dateiname ändert sich auf die Endung .rvg.docx
Benennen Sie den angezeigten Dateinamen in "Standardkostenrechnung an Mandant.docx" um.
Speichern Sie nun die Rechnung im neuen Dateiformat ab.
Schließen und speichern Sie die Word-Datei.
Öffnen Sie den Windows-Explorer und öffnen Sie den Ordner Advoware\Kr. Im Regelfall befindet sich dieser unter dem Laufwerk w:\Advoware\Kr.
Sortieren Sie die Dateien nach dem Namen. Benennen Sie die "Standardkostenrechnung an Mandant.rvg" in Standardkostenrechnung an Mandant.old um (zur Sicherheit, kann später gelöscht werden).
Benennen Sie nun die Datei "Standardkostenrechnung an Mandant.docx" in "Standardkostenrechnung an Mandant.rvg" um - bestätigen Sie die Meldung "Umbenennen" mit "Ja":
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Rechnungsvorlage mit der Dateiendung .rvg.
Anschließend werden die Rechnungstabellen wieder richtig dargestellt.
Anpassung der Grundeinstellungen in Advoware
Nach der Umstellung sämtlicher Briefköpfe und Rechnungsvorlagen auf das .dotx-Format sind einige Grundeinstellungen in Advoware auf abweichende Briefköpfe zu prüfen. Werden hier Einträge mit der Endung .dot angezeigt, sind diese ebenfalls auf das .dotx-Format einzustellen.
Prüfen Sie folgende Grundeinstellungen:
- Honorar - Musterrechnungen
- Honorar - Favoritenrechnungen
- Schriftverkehr - Kenntnisnahmezettel - Optionen
- Schriftverkehr - Telefaxe - Faxvorlagen
- Schriftverkehr - Textverarbeitung - Expresstexte
- Schriftverkehr - Textverarbeitung - Schreiben ohne Aktenbezug
- Terminverwaltung - Terminkalender - Terminmitteilungen
- Advovoice - Diktatvorlagen
- Aktenverwaltung - Prozessautomatisierung - Maßnahmen. Prüfen Sie hier für jede Maßnahme nach Doppelklick, ob ein abweichender Briefkopf im .dot-Format eingestellt wurde und ändern Sie dann auch hier den Eintrag auf .dotx.
Anpassung des Handaktenbogens in Advoware
Die Handaktenbögen für Anwalts- und Notarakten sowie der Ablagebogen sind (nur bei angezeigter Dateiendung .dot, nicht bei angezeigter Dateiendung .dotx) analog zu Briefköpfen und Rechnungsvorlagen in Word neu im Format "Word-Vorlage (*.dotx)" abzuspeichern.
Klicken Sie in Advoware auf "Grundeinstellungen" -> "Aktenverwaltung" -> "Akten" -> "Handaktenbogen" -> "Vorlage festlegen" und klicken Sie mit rechts auf die Vorlage -> "öffnen".
Die Vorlage öffnet sich in Word. Klicken Sie auf den Reiter "Datei" -> "Speichern unter" -> "Durchsuchen".
Wählen Sie aus derListe "Dateityp" den Eintrag "Word-Vorlage (*.dotx)".
Achtung: Nun ändert sich der Pfad in der hier markierten Leiste auf "Dokumente > Benutzerdefinierte Office-Vorlagen". Klicken Sie auf den Pfeil nach links, um wieder im Speicherpfad mit dem Ordnernamen "Dot" zu gelangen. Ist der Pfeil nach links nicht vorhanden, klicken Sie in der Leiste links unten auf "Durchsuchen".
Klicken Sie auf "Speichern".
Verknüpfung des neuen Handaktenbogens in Advoware
Schließen Sie Word und gehen Sie zurück in Advoware. Sie befinden sich wieder in der Grundeinstellung "Vorlage festlegen":
Sollte die neue Handakte.dotx unter Handakte Anwaltsakten nicht angezeigt werden, schließen Sie einmal dieses Fenster und öffnen es erneut.
Auf diesem Weg können Sie auch die "Handakte Notariat" und den Ablagebogen umstellen. Hier müssen Sie die Datei direkt aus dem Windows-Explorer öffnen, Ordner \Advoware\Dot -> Rechtsklick -> öffnen.
Abschließend zur Information:
Das .dot-Format ist ein binäres Altformat, das aus Kompatibilitätsgründen zwar noch unterstützt wird, aber nicht mehr aktiv weiterentwickelt wird.
Microsoft testet neue Features und Bugfixes primär für die XML-basierten Formate (.dotx/.docx).
Beim Erstellen von Serienbriefen (insbesondere bei eingebetteten Tabellen oder dynamischen Elementen) funktionieren .dot-Vorlagen teils nicht mehr korrekt, weil neuere Feldfunktionen, Inhaltssteuerelemente oder Tabellenformate nicht rückwärtskompatibel sind.
Durch die Umstellung auf .dotx (Office Open XML Template) wird die volle Kompatibilität mit aktuellen Word-Funktionalitäten wiederhergestellt.
Microsoft entfernt keine Unterstützung für .dot, aber es wird nicht mehr garantiert, dass neue Word-Builds die Darstellung oder Verarbeitung dieser Altformate korrekt übernehmen. Die Probleme treten nicht systematisch, sondern in Randfällen wie bei eingebetteten oder formatierten Serienbriefobjekten auf.
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