Technische Beschreibung der Lösch- und Protokollierungsfunktionen in Winsolvenz – Documents (OnPrem) – GIS – InsO-Up (Cloud)
A. Löschen von Verfahrensinformationen in Winsolvenz und Documents OnPremise
Personenbezogene Daten müssen gemäß Art. 17 DSGVO (Recht auf Löschung) gelöscht werden, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind oder eine Einwilligung widerrufen wurde. § 35 BDSG ergänzt dies für besondere Fälle, etwa wenn schutzwürdige Interessen der betroffenen Person überwiegen. Zusätzlich sind handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§§ 257 HGB, 147 AO) zu beachten, bevor eine Löschung erfolgen darf.
Diese Regelungen treffen auch auf die personenbezogenen Daten zu, welche der Insolvenzverwalter im Rahmen der Bearbeitung des Insolvenzverfahrens erhebt und speichert oder solche, die Mitarbeiter des Insolvenzverwalters betreffen. Die STP Informationstechnologie GmbH hat keinen Zugriff auf die Daten, welche auf dem Server der Kanzlei liegen. Sie ist deshalb im OnPremise-Bereich kein Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO.
Das Löschen von personenbezogenen Daten wird in den Produkten Winsolvenz und Documents OnPremise durch verschiedene Funktionen unterstützt, so dass der Kunde seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Löschung von personenbezogenen Daten nachkommen kann. Im Folgenden wird erläutert, wie und in welcher Reihenfolge die Daten gelöscht werden müssen:
I. Wie identifiziere ich die zu löschenden Daten?
1. Filter in den Einstellungen hinterlegen
Im Bereich “Einstellungen” / “Tools und Hilfe” können über den Filtereditor Filter für den Filterbereich “Verfahren / Akte” angelegt werden, welche auf Basis der maßgeblichen Daten, genau die Verfahren anzeigen, welche zur Löschung anstehen.
2. Mit dem Filter nach zu löschenden Verfahren filtern
Im Menübereich „Verfahren/Akte“ kann der Filter dann angewendet und die zu löschenden Verfahren ermittelt werden.
II. Wie werden die Daten in Winsolvenz und Documents OnPrem gelöscht?
1. Rolle “Administrator” erforderlich
Der Anwender, der den Löschvorgang vornehmen will, muss sowohl für Winsolvenz wie auch für Documents, die Rolle „Administrator“ besitzen. Nur diese Rolle gibt dem Anwender die Berechtigung Verfahren und Dokumente zu löschen.
2. Das Verfahren muss zuerst in GIS und InsO Up gelöscht werden
Um ein Insolvenzverfahren in Winsolvenz OnPremise löschen zu können, muss es erst in GIS und InsO-Up gelöscht werden. Bitte gehen Sie hierzu zu den Menüpunkten B 1.) und B 2.).
Sofern das Verfahren in GIS und InsO Up gelöscht wurde, fahren Sie an dieser Stelle mit A. II. 3. fort.
3. Dokumente im DMS löschen
Nach dem Löschen der Verfahren in GIS und der InsO-Up müssen nun die Dokumente, welche zum Verfahren in Documents OnPrem gespeichert sind, gelöscht werden.
Hierzu wird wie folgt vorgegangen:
Nach dem internen Aktenzeichen eines zu löschenden Verfahrens in Documents filtern.
Dokumente in der Dokumentliste markieren.
Dokumente über Kontextmenü/ “Verwaltung” löschen (Rolle Administrator erforderlich, sonst nur zum Löschen vormerken möglich).
Sollten einzelnen Dokumenten noch Aufgabgen zugeordnet sein, so wird dies beim Löschen des entsprechenden Dokuments in einer Sicherheitsabfrage angezeigt. Das Löschen muss hierfür nochmals bestätigt werden.
4. Zeiterfassungseinträge löschen / ggf. anonymisieren
Neben den Verfahrensdaten, die in Winsolvenz gespeichert und bei der Löschung eines Verfahrens entfernt werden, gibt es auch personenbezogene Daten von Kanzleimitarbeitern.
Dazu zählen nicht nur die Nutzerdaten wie Vor- und Nachname, die über das Usermanagement gelöscht werden können, sondern auch Zeiteinträge, in denen oft das Kürzel eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin erscheint.
Wenn diese Personen nicht mehr in der Kanzlei tätig sind, müssen auch solche Einträge entweder anonymisiert oder gelöscht werden. Um Zeiteinträge anderer Nutzer in Winsolvenz löschen zu können, wird die Rolle “Administrator Zeiterfassung” benötigt.
Im Bereich Übersichten / Zeiterfassung die Einträge zum zu löschenden Verfahren filtern
Zeiteinträge zum Verfahren löschen
5. Verfahren in Winsolvenz löschen
Schließlich muss das Verfahren nun auch in Winsolvenz gelöscht werden. Wie bereits oben erwähnt, ist hier die Rolle „Administrator“ erforderlich.
Verfahren im Bereich Verfahren/Akte filtern
Die zu löschenden Verfahren markieren, eine Mehrfachauswahl ist hier möglich
Verfahren löschen
Hinweis: Sollten Sie eine größere Anzahl von Verfahren löschen müssen und wollen nicht, dass dieser Vorgang die Auslastung des Systems im normalen Tagesgeschehen erhöht, stellen wir Ihnen gerne auch ein SQL-Skript zur Verfügung, welches die Löschung dann auch außerhalb Ihrer Bürozeiten vornehmen kann.
Hierzu kann über folgenden Link direkt ein Support-Ticket eröffnet werden: Support-Ticket
B. Löschen von Verfahrensinformationen in der STP Cloud in GIS und InsO-Up
Personenbezogene Daten müssen gemäß Art. 17 DSGVO (Recht auf Löschung) gelöscht werden, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind oder eine Einwilligung widerrufen wurde. § 35 BDSG ergänzt dies für besondere Fälle, etwa wenn schutzwürdige Interessen der betroffenen Person überwiegen. Zusätzlich sind handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§§ 257 HGB, 147 AO) zu beachten, bevor eine Löschung erfolgen darf. In der STP Cloud ist die STP Informationstechnologie GmbH Auftragsverarbeiter für ihre Kunden im Sinne der DSGVO, da sie Daten des Kunden verwaltet, um diese den Gläubigern zur Verfügung zu stellen.
1. Löschen des Verfahrens in GIS
- Über den hinterlegten Filter „Abgeschlossene GIS-Verfahren“ die aus GIS zu löschenden Verfahren filtern.
- Löschung vormerken: Über die Mehrfachzuordnung kann dann das Merkmal „Löschung vormerken“ gesetzt werden.
- Im GIS-Cockpit in Winsolvenz die zur Löschung vorgemerkten Verfahren löschen (Mehrfachlöschen möglich)
- Ergebnis: Verfahren ist nicht mehr in GIS Diese Bestätigung kann dem Detail 1 – Fenster im Verfahren in Winsolvenz entnommen werden.
2. Löschen des Verfahrens in der InsO-Up
Sofern die InsO-Up in der Kanzlei genutzt wird, sind auch hier noch vorhandene, personenbezogene Daten zu löschen. Zu erkennen sind die Verfahren, in welchem die InsO-Up genutzt wird, daran, dass bei dem Verfahren in Winsolvenz unter Verfahren/Akte am Ende der Zeile „Verfahrensart“ die Option “in InsO-Up anzeigen“ gesetzt ist.
Zum Löschen ist wie folgt vorzugehen:
Nach dem/ den zu löschenden Verfahren in der InsO-Up filtern.
Verfahren markieren (Mehrfachzuordnung möglich), Button “Löschen” drücken.
Mit “LÖSCHEN” bestätigen.
3. Mobile Desk
Wer den Mobile Desk einsetzt, muss hier nicht gesondert löschen. Hier werden nur die Dokumente angezeigt, die in Documents OnPrem liegen. Sind die Dokumente dort gelöscht, siehe Punkt II. 3, kann auch der Mobile Desk nichts mehr anzeigen.
4. Verfahren im Statistik-Gateway löschen
Nachdem Insolvenzverwalter für alle Verfahren, die nach dem 31.12.2008 eröffnet wurden, am Ende des Verfahrens auch Statistikmeldungen an das Statistische Bundesamt abgeben müssen, sind auch diesbezüglich noch Daten zu löschen. Es handelt sich hierbei um die abgegebenen Meldungen im Statistik-Portal.
Hierzu muss man sich zunächst im Statistik-Portal anmelden
Zu löschende Verfahren markieren, ein Mehrfachlöschen ist hier möglich
Verfahren löschen
IV. Protokoll über die Löschung erstellen
Die Datenschutzvorschriften verlangen, dass die verantwortliche Stelle, d.h. die Kanzlei, ein Protokoll über die Löschung der personenbezogenen Daten, anfertigt.
1. Winsolvenz und Documents OnPrem
In Winsolvenz OnPrem können die Verfahren, welche gelöscht werden müssen, wie oben dargestellt, im Bereich „Verfahren / Akte“ gefiltert werden. Diese Ansicht kann dann insgesamt markiert, kopiert und in ein Excel-Dokument eingefügt werden.
Hier können dann ggf. noch Daten ergänzt oder auch Anonymisierungen vorgenommen werden.
2. GIS
In GIS kann über folgenden Weg direkt ein Protokoll über die gelöschten Verfahren erstellt werden.
Als Kanzleiadmin im GIS-Portal anmelden
In der Menüleiste auf “Verwaltung” klicken
Menüpunkt “Verfahrensprotokolle” auswählen
Im Bereich “Allgemeine Protokolle” den gewünschten Zeitraum mit Start- und Enddatum festlegen
gewünschtes Dateiformat (Excel oder csv) auswählen
Auf gelöschte Verfahren klicken
Die Datei wird automatisch heruntergeladen und kann dann z.B, in Excel geöffnet werden
3. InsO-Up
In der InsO-Up selbst werden die in Winsolvenz ermittelten Verfahren, siehe Punkt A. I. 2., einzeln der Reihe nach gelöscht. Als Protokoll dient hier die Excel-Datei, welche aus Winsolvenz exportiert wurde.
4. Statistik Gateway
Im Statistik-Gateway selbst werden die in Winsolvenz ermittelten Verfahren, siehe Punkt A. I. 2., gelöscht. Als Protokoll dient hier die Excel-Datei, welche aus Winsolvenz exportiert wurde.
C. Umfang der gelöschten Daten bzw. Dateien
Je nach Nutzungs- und Verfahrensumfang können dies folgende Daten sein:
I. Alle Informationen, die in Winsolvenz zu einem Verfahren gespeichert sind, werden unwiderruflich gelöscht.
Verfahren inkl. Steuerakte, verfahrensbezogene Adressdaten, Logbuchtermine, Geldkonten
Beteiligte mit Adressen im Verfahren
Buchhaltungsdaten, Vermögenspositionen, erfasste Forderungen und Verbindlichkeiten, Insolvenztabelle mit Prüfergebnissen, Masseverbindlichkeiten und Masseforderungen, Vorläufe mit Buchungen, Insolvenzbilanzen, inkl. Steuererklärungen
Vergütungs- und Gerichtskostenberechnungen
Gerichtsexporte
Dokumente, welche im Korrespondenzregister in Winsolvenz abgelegt sind
Importierte Kontoauszüge (Camt053 oder MT 940)
SEPA-Überweisungen
Alle Dokumente, die zu den Verfahren in DMS gespeichert sind.
Alle GIS-Verfahrensinformationen und Web-Dokumente
Alle InsO-Up Daten zum Verfahren
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