STP Documents On-Premise 8.8

STP Documents On-Premise 8.8.11

Hinweis
Ab sofort ist die Version 8.8.11 auch für den SQL Server 2025 freigegeben.

Beim Update oder bei einer Neuinstallation von SQL Server 2025 muss der Volltextindex mit folgendem SQL-Skript neu erstellt werden.

SQL-Skript

-- Prüfen ob der Volltext-Katalog existiert, wenn nicht, neu anlegen
IF NOT EXISTS (SELECT [name] FROM sys.fulltext_catalogs)
BEGIN
    CREATE FULLTEXT CATALOG [volltextkatalog]
    WITH ACCENT_SENSITIVITY = ON
    AS DEFAULT;

    PRINT 'Volltext-Katalog wurde erstellt.';

    CREATE FULLTEXT INDEX ON dbo.tblFulltext
    (
        [Metatext],
        [ContentDaten]
    )
    KEY INDEX PK_tblFulltext  -- Name des Unique-Index der Tabelle
    ON [volltextkatalog]
    WITH CHANGE_TRACKING AUTO;

    PRINT 'Volltext-Index wurde erstellt.';
END
ELSE
BEGIN
    IF EXISTS (SELECT [name] FROM sys.fulltext_catalogs WHERE [name] = 'volltextkatalog')
    BEGIN
        ALTER FULLTEXT CATALOG [volltextkatalog] REBUILD;
        PRINT 'Volltext-Katalog existiert bereits. Rebuild: volltextkatalog';
    END

    IF EXISTS (SELECT [name] FROM sys.fulltext_catalogs WHERE [name] = 'Volltext_Lex')
    BEGIN
        ALTER FULLTEXT CATALOG [Volltext_Lex] REBUILD;
        PRINT 'Volltext-Katalog existiert bereits. Rebuild: Volltext_Lex';
    END
END

Hinweis
Die Neuerstellung des Volltextindex kann – abhängig von der Größe der Datenbank – einige Zeit in Anspruch nehmen. Während dieser Zeit kann die Volltextsuche eingeschränkt sein oder vorübergehend keine Ergebnisse liefern.

Wichtig: Für die DMS-Version 8.8.11 sollten die neuen Versionen des STP User Managements und der STP Common Services installiert werden.

Folgende Systeme sind mit der Version 8.8.11 nicht mehr freigegeben:

  • Windows 10

  • Windows Server 2016

  • Office 2019

  • Office 2016

  • SQL-Server 2016

Neue und erweiterte Funktionen:

  • Die Prüfung auf eine korrekte Lizenz für die Nutzung der Documents-API ist aktuell deaktiviert wurden.  (106829)

Fehlerbehebungen:

  • Unter bestimmten Umständen ist es möglich gewesen, dass Dateien mit 0 KB im Standard Desk importiert werden können. (105184)

Freigabe

Documents On-Premise ist für folgende Systeme freigegeben
  • Windows Server 2025
  • Windows Server 2022
  • Windows Server 2019
  • Windows 11
  • MS SQL Server 2022
  • MS SQL Server 2019
  • MS SQL Server 2017
  • MS Exchange Server 2019
  • MS Exchange Server 2016
  • Exchange Online (Einschränkung siehe unten)
  • Office 2024
  • Office 2021
  • Office 365 (Einschränkung siehe unten)
  • TOCR Version 5
  • STP Common Services ab Version 1.5.0
  • STP User Management ab Version 1.7.506.0

Die Freigabe für Office 32 Bit gilt nur mit der Zusatzvereinbarung von STP.

In der 32-Bit-Version ist es wichtig, dass der Kompatibilitätsmodus in allen Office-Produkten aktiviert ist. Ohne Verwendung des Kompatibilitätsmodus kann es im Outlook DESK und in der Office Integration zu diversen Fehlern kommen.

Wichtig ist den Kompatibilitätsmodus bereits vor der Installation von Outlook DESK und Office Integration zu setzen, da es sonst beim ersten Start bereits zu Fehlern kommen kann.

Wir raten grundsätzlich dazu, wenn möglich, die 64-Bit-Version von Office einzusetzen. In der 32-Bit-Version kommt es bekanntermaßen schnell zu Speicherengpässen und damit verbunden zu Fehlern und Abstürzen.

Die Freigabe für Office 365 beinhaltet Einschränkungen und gilt auch nur für die lokalen Installationen von bereits freigegebenen Office-Produkten (Microsoft 365 Apps for enterprise). Für die Cloud-Version von Office gilt die Freigabe explizit nicht.

Office 365 geben wir mit der Einschränkung frei, dass wir nicht ausschließen können, dass eine Aktualisierung der Office 365 Desktop-Anwendungen die Funktionsweise der STP Add-Ins gefährdet.

Documents On-Premise ist für die Verwendung mit Exchange Online (Office 365) im aktuellen Versionsstand getestet und freigegeben.

Wir werden kommende Versionen immer wieder gegen den dann aktuellen Versionsstand testen. Zwischenzeitlich kann es jedoch durch Aktualisierungen der Exchange Online-Umgebung zu Fehlfunktionen kommen, die dann ggf. zeitnah analysiert werden müssen.

Diese Freigabe gilt nur für die Verwendung von Exchange Online als Backendsystem und nicht für die Verwendung von Outlook Web Access (OWA). Eine Verwendung des Documents On-Premise Outlook DESK in OWA ist nicht möglich.


Einschränkungen:
  • Für die Client-Betriebssysteme wird explizit darauf hingewiesen, dass Home, Starter und RT Editions NICHT unterstützt werden.
  • Bei den Office Editionen Starter, Home & Student, Home & Business sowie Office RT kann es zu Inkompatibilitäten kommen.
  • Unter Windows 11 dürfen Benutzer ohne administrative Rechte direkt auf C:keine Dateien ablegen. Alle Einstellungen in Documents On-Premise, die dazu führen, dass Dateien direkt auf C: abgelegt werden, müssen deshalb geändert werden.
Weitere Hinweise:

  • Documents On-Premise benötigt sowohl server– als auch clientseitig das Microsoft .NET-Framework 4.8. Bitte installieren Sie das .NET-Framework 4.8 vorab (z. B. in einem geplanten Wartungsfenster) auf dem DMS-Server und auf den Clients damit das Documents On-Premise-Update reibungslos und ohne Unterbrechung läuft. Die Installation des .NET Frameworks erfordert einen Neustart des Rechners.

  • Documents On-Premise setzt das zentrale STP Usermanagement (UM) ab Version 1.7.506.0 voraus. oder höher und STP common services in Version 1.5.0 oder höher voraus. Die Downloads dieser Komponenten finden Sie auf der STP-Webseite unter Software Downloads.

  • Für die Verwendung mit winsolvenz wird mindestens winsolvenz.p4 10.12 oder höher vorausgesetzt. winsolvenz.p3 wird nicht unterstützt.

  • Für die Verwendung mit LEXolution wird mindestens LEXolution 6.1.132 oder höher vorausgesetzt.

  • Bei neueren SQL-Server-Versionen ist es zwingend erforderlich den Kompatibilitätsmodus auf SQL Server 2008 zu stellen, da sonst die Aktualisierung der Documents On-Premise-Datenbank nicht möglich ist.

  • Bei der Verwendung von DMS mit load-balanced Terminal-Servern oder Benutzerprofil-Synchronisierungen ist die Konfiguration des zentralen Bearbeitungsverzeichnis unbedingt erforderlich.

  • Bitte starten Sie nach einem erfolgreichen Update auf diese Version von Documents On-Premise die Maschine des DMS-Servers einmal neu durch.

STP Documents On-Premise 8.8.10

Neue und erweiterte Funktionen:

  • Mit dieser Version wird für die Nutzung der DMS OnPremise API eine gültige Lizenzdatei vorausgesetzt. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Technologiepartner Integrationen mit dem DMS-System entwickeln und betreiben können. Unlizenzierte API-Zugriffe werden vom Server abgelehnt. In einer optionalen Übergangsphase kann die Prüfung installationsabhängig gelockert werden (mit Warnhinweis im Log). Für STP-Kunden ändert sich hinsichtlich der Lizensierung nichts. Es besteht eine Übergangsfrist, die am 1.4.2026 endet. (99637)

Fehlerbehebungen:

  • Fehler behoben, bei der Ermittlung „Unverarbeitete Dokumente“ werden alle ausgeschlossenen Dateiformate ignoriert. Nur Dokumente, die grundsätzlich für die Volltexterzeugung geeignet sind, sind im Ergebnis enthalten. (100484)

  • Fehler behoben, bei der Ermittlung „Unverarbeitete Dokumente“ falls das Start- und Enddatum identisch sind. (100922)

  • Fehler behoben, bei der parallelen Verarbeitung mit TOCR wird jetzt wieder zuverlässig Volltext erzeugt. (101189)

  • Das Logging für den Dokumentenzugriff ist jetzt Multi-Server kompatibel. (103047)

  • Problem (122795): Fehler bei RabbitMQ Queues behoben. Unbenutze Queues ohne Konsument werden gelöscht. (99637)

Version 8.8.8

Fehlerbehebungen:

  • Problem (132748) - Word friert ein nach Nutzung von Office Integration (100272)

Version 8.8.6

Neue und erweiterte Funktionen:

  • Aktualisierung von verschiedenen Hinweistexten (99415)

Fehlerbehebungen:

Version 8.8.5

Fehlerbehebungen:

  • Problem (125359) - Die gemeinsame Bearbeitung in Dokumenten funktioniert nicht. (97590)

Version 8.8.4

Fehlerbehebungen:

  • Benutzereinstellungen werden beim Start des Clients nicht auf den Client übertragen. (96980)

Version 8.8.2

Fehlerbehebungen:

  • Problem (123574) – Fehlermeldung beim Import einer E-Mail ohne Betreff  (95859)
  • Problem (124488) - Unacked messages im Standard DESK (96251)

Version 8.8.1

Neue und erweiterte Funktionen:

  • In den Kanzleieinstellungen wurde im Bereich „ERV / EGVP / beA“ “Senden an beA DESK” ein eigener Abschnitt für die Dateibenennung eingeführt, um für das Senden von Dokumenten an den beA DESK ein separates Dateinamenschema verwenden zu können. (84899)

  • In den eigenen Einstellungen wurde im Bereich „ERV / EGVP / beA“ “Senden an beA DESK” ein eigener Abschnitt für die Dateibenennung eingeführt, um für das Senden von Dokumenten an den beA DESK ein separates Dateinamenschema verwenden zu können. (84985)

  • Die Vorschaufunktion aus den vergangenen Versionen ist in Documents jetzt für alle Nutzer standardmäßig verfügbar. Eine separate Freischaltung ist nicht mehr erforderlich. (85239)

  • Ab sofort kann in den Kanzleieinstellungen die Funktion „Zum Löschen markieren“ deaktiviert werden. Wird diese deaktiviert, sind die zugehörigen Menüeinträge im System nicht mehr sichtbar – sowohl im Kontextmenü als auch in den persönlichen Einstellungen. Hinweis: Deaktivieren Sie diese Funktion nur dann, wenn Sie auf anderem Wege das 4-Augenprinzip für das Löschen von Dokumenten sicherstellen. (85040)

  • PDF/A-Dokumente können beim Versand an beA DESK von der Konvertierung ausgeschlossen werden. (92206)

  • Das Online Handbuch von Documents ist ab jetzt im STP Help Center verfügbar. (93944)

Fehlerbehebungen: - Problem (109561) - Bei der Registeranzeige konnte der Schreibtisch nicht geladen werden, wenn die Registerbezeichnung mit einem Buchstaben begann, der fälschlich als römische Zahl interpretiert wurde (z. B. „V“ in „Versicherung“). (91961)

  • Problem (117083) - In bestimmten Situationen wurden unacked Messages erzeugt, die zu Performance Problemen bei Documents führen. Dieses Problem wurde jetzt behoben. (93116)

  • Beim Dateinamenschema für den Export wurde fälschlicherweise das interne Aktenzeichen mit ausgegeben, wenn „Ordner-/Aktenbezeichnung“ ausgewählt war; nun wird korrekt nur die Bezeichnung verwendet. (84990)

  • In bestimmten Situationen wurden Null Consumer Queues erzeugt. Dieses Problem wurde jetzt behoben. (88925)

  • In bestimmten Fällen konnte das selbe Dokument unbeabsichtigt mehrfach von einem Nutzer auf verschiedenen Rechnern ausgecheckt werden, ohne dass ein Hinweis erfolgte – was zu Datenverlust führen konnte. Nun warnt Documents optional, wenn ein Dokument bereits auf einem anderen Gerät durch denselben Nutzer ausgecheckt wurde. Die Option „Warnhinweis anzeigen“ ist in den Kanzlei- und persönlichen Einstellungen verfügbar und standardmäßig deaktiviert. (91985)

  • Dokumente, die laut Kanzleieinstellungen von der PDF/A-Konvertierung ausgeschlossen sind, werden jetzt beim Versand über „Senden an beA DESK“ vollständig und ohne Fehlermeldung in die beA-Nachricht übernommen. (94708)

Bekannte Probleme

Sollte es bei den STP Standard-Dokumentlistenlayouts zu Inkonsistenzen kommen, löschen Sie bitte den Ordner der lokalen persönlichen Layouts. Der entsprechende Pfad im Roaming-Profil des Anwenders für Ihre persönlichen Layouts lautet: %AppData%\STP AG\LEXolution.Office...

Achtung: Wenn Sie den Ordner löschen, werden Ihre personalisierten Layouts gelöscht und müssen neu erstellt werden.

Bei Verwendung von Citrix Umgebungen kann es zu Problemen kommen, bei denen im Log bspw. steht:

"Nicht genügend Quoten verfügbar, um diesen Befehl zu verarbeiten.

In diesem Fall sollten die temporären Dateien unter Windows bereinigt werden (cleanmgr)."

Hinweis
In einigen Versionen von Microsoft Office kam es zu einem Problem bei der Integration von Add-Ins und Funktionen, bei dem anstelle der erwarteten Funktionen nur ein leerer Dialog angezeigt wurde. Nach eingehender Analyse des Problems konnten wir die Ursache identifizieren und eine Lösung entwickeln, die das korrekte Anzeigen der Funktionenund Add-Ins in Microsoft Word wiederherstellt. | Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Lösung des Problems finden Sie hier

Freigabe

Documents On-Premise ist für folgende Systeme freigegeben
  • Windows Server 2025 (Ab Version 8.7)
  • Windows Server 2022
  • Windows Server 2019
  • Windows Server 2016
  • Windows 10
  • Windows 11
  • MS SQL Server 2022
  • MS SQL Server 2019
  • MS SQL Server 2017
  • MS Exchange Server 2019
  • MS Exchange Server 2016
  • Exchange Online (Einschränkung siehe unten)
  • Office 2024
  • Office 2021
  • Office 2019
  • Office 2016
  • Office 365 (Einschränkung siehe unten)
  • TOCR Version 5
  • STP Common Services 1.5.0
  • STP User Management 1.6.512

Die Freigabe für Office 32 Bit gilt nur mit der Zusatzvereinbarung von STP.

In der 32-Bit-Version ist es wichtig, dass der Kompatibilitätsmodus in allen Office-Produkten aktiviert ist. Ohne Verwendung des Kompatibilitätsmodus kann es im Outlook DESK und in der Office Integration zu diversen Fehlern kommen.

Wichtig ist den Kompatibilitätsmodus bereits vor der Installation von Outlook DESK und Office Integration zu setzen, da es sonst beim ersten Start bereits zu Fehlern kommen kann.

Wir raten grundsätzlich dazu, wenn möglich, die 64-Bit-Version von Office einzusetzen. In der 32-Bit-Version kommt es bekanntermaßen schnell zu Speicherengpässen und damit verbunden zu Fehlern und Abstürzen.

Die Freigabe für Office 365 beinhaltet Einschränkungen und gilt auch nur für die lokalen Installationen von bereits freigegebenen Office-Produkten (Microsoft 365 Apps for enterprise). Für die Cloud-Version von Office gilt die Freigabe explizit nicht.

Office 365 geben wir mit der Einschränkung frei, dass wir nicht ausschließen können, dass eine Aktualisierung der Office 365 Desktop-Anwendungen die Funktionsweise der STP Add-Ins gefährdet.

Documents On-Premise ist für die Verwendung mit Exchange Online (Office 365) im aktuellen Versionsstand getestet und freigegeben.

Wir werden kommende Versionen immer wieder gegen den dann aktuellen Versionsstand testen. Zwischenzeitlich kann es jedoch durch Aktualisierungen der Exchange Online-Umgebung zu Fehlfunktionen kommen, die dann ggf. zeitnah analysiert werden müssen.

Diese Freigabe gilt nur für die Verwendung von Exchange Online als Backendsystem und nicht für die Verwendung von Outlook Web Access (OWA). Eine Verwendung des Documents On-Premise Outlook DESK in OWA ist nicht möglich.


Einschränkungen:
  • Für die Client-Betriebssysteme wird explizit darauf hingewiesen, dass Home, Starter und RT Editions NICHT unterstützt werden.
  • Bei den Office Editionen Starter, Home & Student, Home & Business sowie Office RT kann es zu Inkompatibilitäten kommen.
  • Unter Windows 10 dürfen Benutzer ohne administrative Rechte direkt auf C:keine Dateien ablegen. Alle Einstellungen in Documents On-Premise, die dazu führen, dass Dateien direkt auf C: abgelegt werden, müssen deshalb geändert werden.
Weitere Hinweise:
  • Documents On-Premise benötigt sowohl server– als auch clientseitig das Microsoft .NET-Framework 4.8. Bitte installieren Sie das .NET-Framework 4.8 vorab (z. B. in einem geplanten Wartungsfenster) auf dem DMS-Server und auf den Clients damit das Documents On-Premise-Update reibungslos und ohne Unterbrechung läuft. Die Installation des .NET Frameworks erfordert einen Neustart des Rechners.
  • Documents On-Premise setzt das zentrale STP Usermanagement (UM) in Version 1.6.512 oder höher und STP common services in Version 1.5.0 oder höher voraus. Die Downloads dieser Komponenten finden Sie auf der STP-Webseite unter Software Downloads. Bei einem Update von Version LEXolution.DMS 7.0 bitte zuerst das DMS-Update durchführen und danach das Update des STP.Usermanagement und der STP common services.
  • Für die Verwendung mit winsolvenz wird mindestens winsolvenz.p4 10.12 oder höher vorausgesetzt. winsolvenz.p4 wird nicht unterstützt.
  • Für die Verwendung mit LEXolution wird mindestens LEXolution 6.1.132 oder höher vorausgesetzt.
  • Bei neueren SQL-Server-Versionen ist es zwingend erforderlich den Kompatibilitätsmodus auf SQL Server 2008 zu stellen, da sonst die Aktualisierung der Documents On-Premise-Datenbank nicht möglich ist.
  • Bei der Verwendung von DMS mit load-balanced Terminal-Servern oder Benutzerprofil-Synchronisierungen ist die Konfiguration des zentralen Bearbeitungsverzeichnis unbedingt erforderlich.
  • Ab Documents On-Premise 8.0.213 benötigt der Standard DESK für die Dokumentbearbeitung zwingend die LCAS-Installation und die Office-Integration.
  • Bitte starten Sie nach einem erfolgreichen Update auf diese Version von Documents On-Premise die Maschine des DMS-Servers einmal neu durch.

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