Installation DATEV-Export-Schnittstelle für Winmacs

Was ist die DATEV-Schnittstelle

Über den DATEV-Export können Sie Ihre Winmacs-Buchhaltungsdaten im DATEV-Format exportieren. Das DATEV-Format besitzt gegenüber dem Standard-XML-Export von Winmacs den Vorteil, dass z. B. Ihr Steuerberater besser damit umgehen und Ihre Daten leichter weiterverarbeiten kann.

 

Voraussetzungen

Um die DATEV-Schnittstelle innerhalb von Winmacs nutzen zu können, müssen folgende technischen Voraussetzungen erfüllt sein:

 

  • Kanzleisoftware Winmacs (bereits installiert) in Version 4.8.4 oder höher
  • entsprechende eingespielte Lizenzdatei

 

Bitte halten Sie außerdem folgende Informationen bereit:

  • Beratername: (Der Name des Steuerberaters)
  • Berater-Nr.: (Die Nummer unter der Sie beim Steuerberater geführt werden.)
  • Mandanten-Nr.: (Auch diese Nummer hat der Steuerberater für Sie vergeben.) Sollte nur eine Nummer vergeben sein genügt das auch.

 

 

Installation und Einrichtung

Auf jedem Winmacs-Arbeitsplatz, von dem später der DATEV-Export genutzt werden soll, muss das entsprechende Setup-Programm SetUp_DATEV_Client.exe ausgeführt werden. Dadurch wird die Schnittstelle auch für diesen Arbeitsplatz aktiviert. Führen Sie die Installation mit Windows-Administrator-Rechten durch.

 

 Dadurch werden automatisch die Einstellungen vorgenommen, die Sie dann im Winmacs-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" vorfinden. Dort können Sie die DATEV-Schnittstelle für den Arbeitsplatz auch wieder deaktivieren.

 

Winmacs-Buchhaltungsparameter anpassen

 

Tragen Sie einmalig in den Winmacs-Buchhaltungsparametern die Einstellungen für den DATEV-Export ein. Öffnen Sie dazu zunächst das Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "DATEV".

 

Tragen Sie dort in den oberen Bereichen des Fensters die Angaben ein, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben (diese Angaben werden dann später in das Fens­ter des DATEV-Exports übernommen):

 

 

 

In Ausgabeverzeichnis tragen Sie einen beliebigen Ordner ein. Dieser wird später als Speicherort vorgeschlagen, wenn Sie einen DATEV-Export durchführen.

 

Im untersten Bereich "DATEV-Kontonummern" sollten folgende Einträge stehen:

  • Sachkontenlänge: "4"
  • Fremdgeldkonten: "1592"
  • Steuerfreie Auslagen: "1591"
  • Erlöse Honorar: "8000"
  • Kontenrahmen anpassen

 

Achten Sie darauf, dass im Kontenrahmen den einzelnen Konten die zutreffende DATEV-Kontonummer zugewiesen ist. Öffnen Sie dazu den Kontorahmen über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kontenrahmen, bearbeiten Sie das jeweilige Konto und korrigieren Sie ggf. die Eingabe in der jeweiligen Zeile DATEV-Kto.:

 

  • bei MwSt.-Konten (1501, 1502, 1503, 1505): auf das DATEV-Konto 1770
  • bei VSt.-Konten (1511, 1512, 1513, 1515): auf das DATEV-Konto 1570
  • allen Durchgangskonten (z. B. Konto 5000 (Sachkontoumbuchung), 6000 (Aktenkontoumbuchung) und 9990 (unklare Zahlungsvorgänge) sollten DATEV-Konten im 1590er-Bereich zugewiesen werden (bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steu­er­be­ra­ter)

 

DATEV-Export durchführen

Um einen DATEV-Export durchzuführen, gehen Sie so vor:

  • Öffnen Sie das Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Sonstiges" > Button DATEV-Export:

 

  • Kontrollieren Sie die Voreinstellungen und ergänzen Sie die restlichen Felder (Datenträgerbezeichnung und DATEV-Passwort).
  • Starten Sie dann den Export mit dem Button Export. In der unteren Fensterhälfte wird daraufhin das Export-Protokoll angezeigt.
  • Die exportierten Daten befinden sich im eingestellten Ausgabeverzeichnis.

 

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