Installation RAG SyncX

RAG SyncX dient dazu, Daten (v.a. Kalenderdaten) zwischen Winmacs und/ oder Insomacs und Microsoft
Exchange bzw. Outlook zu synchronisieren. Davon betroffen sind Adressen, Termine und
Jobs (Aufgaben) sowie Fristen (sofern diese vom eingesetzten Programm verwendet
werden).

Vor Installation des Moduls sollten Sie sich als Kanzlei folgende Fragen stellen und beantworten:

  1. Wer soll das Modul nutzen können? Sie benötigen die folgenden Informationen:
  • primäre E-Mailadressen
  • Namen des dazugehörigen Kalenders
  • Winmacs-Kürzel
     
  1. Soll eine bidirektionale Synchronisation erfolgen?
     

  2. Bitte entscheiden Sie, was passieren soll, wenn in Outlook (z.B. vom Handy aus unterwegs) ein Termin gelöscht wird:
    a)    Der Termin ist in beiden Programmen gelöscht.

    b)    Der Termin soll wieder, wie in Winmacs vorhanden, in Outlook erneut geschrieben werden (quasi als „Versehen“ gehandhabt werden, da Winmacs der führende Kalender ist)

 

INSTALLATION

Bitte laden Sie sich als erstes die Installationsdateien herunter 

Download starten

 

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Installation Administratorrechte benötigen! Da RAG SyncX über einen Exchange Server kommuniziert, stellen Sie bitte sicher, dass ein solcher vorhanden ist. Es gibt zwei Varianten:

Entweder Sie haben einen eigenen Exchange Server oder Sie nutzen MS365. Im Folgenden finden Sie die Anleitung für beide Varianten.

 

Variante 1: Sie haben einen eigenen Exchange-Server. 

 

Bitte folgen Sie dieser >> Anleitung

 

Variante 2: RAG SyncX in Kombination mit Office 365 und der 2-Faktor-Authentifizierung

 

Bitte folgen Sie dieser >> Anleitung
 

 

Das Hauptfenster


Nach dem Programmstart ist das leere Hauptfenster von RAG Sync X zu sehen.

 

Button Start - startet den Dienst, der für die Synchronisation sorgt.
Button Stop - stoppt den Dienst

 

Wenn weder der Button Start noch der Button Stop bedient werden kann, weil beide Buttons ausgegraut sind, kann dies folgende Gründe haben:

  • Der Dienst wurde nicht am Server registriert bzw. de-registriert.
  • Sie haben keine Berechtigung auf den Dienst zuzugreifen, z. B. bei
    Administration von einem anderen Rechner aus.
  • Es besteht keine gültige Verbindung zu Exchange bzw. zu den
    gemeinsam benutzten Daten.

Button Verbindungen

öffnet das Fenster, in dem die Verbindungseinstellungen zu den EWS (Exchange Web Services) bzw. den Datenbanken eingetragen werden (Kapitel Verbindungen).

Button Konten öffnet das Fenster, in dem die Personenkonten für die Synchronisation aufgelistet
werden (Kapitel Konten).

 

Verbindungen

Button Prüfen

Mit diesem Button prüfen Sie, ob sich mit Hilfe der eingegebenen Daten eine Verbindung zum Exchange-Server aufbauen lässt. Geprüft wird immer nur der Server, der gerade bearbeitet wird.
Handelt es sich um einen Hosted-Server, kann nach Rückfrage das Testkonto und Testpasswort gespeichert werden. Lehnt man dies ab, müssen diese Angaben zum Prüfen immer erneut angeben werden. Nach einem Klick auf den Button Prüfen, wird das Ergebnis im Prüfprotokoll in der rechten Fensterseite angezeigt.


Auf der zweiten Registerkarte Datenbanken tragen Sie ein, wo sich die abzugleichenden Daten der stp.one-Programme befinden:

Server
Servername oder IP-Adresse, unter der der folgende Alias zu erreichen ist

Alias
der Datenbank-Aliasname, in dem die Tabellen für Termine, Aufgaben und Adressen vorhanden sind – in der Regel "RagShared"

Port
Verbindungsport für die Datenübermittlung (in der Regel "16000")

 

Bitte beachten Sie: Die Einstellungen zu Datenbanken können nur bei gestopptem Dienst bearbeitet werden.

 

Bereich Hauptanwendung (RagApp)

Stellen Sie hier ein, mit welchem Programm der Rummel Software GmbH die Daten synchronisiert werden sollen, soweit es sich nicht um gemeinsam benutzte Daten handelt:


Programm
Software der Rummel Software GmbH, mit der die Daten synchronisiert werden

Programmspezifische Daten nutzen
dient z. B. dazu, um für Fristen eine Detail-Information zu generieren. Ist dieser Haken gesetzt, so müssen auch die folgenden Angaben getroffen werden.

Server
Servername oder IP-Adresse, unter der der folgende Alias zu erreichen ist.

Alias
der Datenbank-Aliasname, in dem die Tabellen für Fristen existieren – z. B.
"WinMACS": Werden Rummel-Produkte in Kombination verwendet, müssen die
Aliase mit Semikolon getrennt werden. Beispiel: "winmacs ; insomacs".

Port
Verbindungsport für die Datenübermittlung (in der Regel "16000")

 

Konten

Eine Auflistung, welche Benutzerkonten angelegt sind, erhalten Sie im Fenster "Konten".
Sie öffnen das Fenster über den Button Konten im Hauptfenster oder über das Menüband "Konten".

 

Zu sehen ist zunächst die Liste aller bereits angelegter Benutzer. Kursiv angezeigte
Personen sind zwar angelegt und somit reine "Outlook-Synchronisierer", aber noch nicht
aktiv in die Synchronisation durch RAG SyncX aufgenommen.


Die Liste kann über die üblichen Buttons bearbeitet werden:


Button Druck
druckt die Liste aus.

Button Neu
legt einen neuen, weiteren Benutzer an. Das Fenster für die
Synchronisationseinstellungen öffnet sich.

Button Bearbeiten
Die Einstellungen des in der Liste markierten Benutzers können im Fenster der
Synchronisationseinstellungen eingesehen und bearbeitet werden. Solange die
Einstellungen eines Benutzers bearbeitet werden, findet keine Synchronisation
statt.

Button Entfernen
Der in der Liste markierte Benutzer wird gelöscht.

Button Aktualisierung
Die Benutzerliste wird neu aufgebaut.

Button Log
zeigt die Logdatei des ausgewählten Benutzerkontos.

Button Outlook-Reo
Es wird ein Outlook-Reorganisationslauf für ein Synchronisationskonto ausgeführt. Alle Elemente, die von einem Programm der stp.one nach Outlook synchronisiert wurden, werden in Outlook gelöscht. Das Programm ermittelt dazu alle Ordner in Outlook, die Einträge aus einem Programm der stp.one enthalten und zeigt diese an. In den markierten Ordnern werden alle Winmacs-Einträge entfernt. 
Ein Reorganisationslauf kann nur dann durchgeführt werden, wenn das Konto bei Intervall [m] eine "0" stehen hat, das Konto nicht in Bearbeitung oder gerade beim Synchronisieren ist. Der Reorganisationslauf wird auch bei Entfernen eines Synchronisationskontos angestoßen.
 

Ein Reorganisationslauf sollte unbedingt erfolgen, wenn ein Synchronisationskonto wieder auf eine reine "Outlook"-Synchronisation zurückgestellt wird!


Outlook-Konten ausblenden
Es ist möglich, die reinen Outlook-Benutzer auszublenden. Wenn die Check-Box deaktiviert ist, kann ein Outlook-Benutzer schnell zu einem Exchange-Benutzer umgewandelt werden, ohne Rückfrage wie er synchronisieren möchte.

 

Synchronisationseinstellungen

Wenn Sie im Fenster "Konten" den Button Neu (Benutzer anlegen) oder Button Bearbeiten (Benutzer ändern) anklicken, erscheint folgendes weitere Fenster:

Im obersten Bereich "Postfach, Zeitpunkt & Intervall" sind folgende Einstellungen zu treffen:
 

EWS-Verbindung
Name des Exchange-Servers, auf dem das Konto liegt (vgl. Kapitel Verbindungen). Handelt es sich um eine Hosted-Verbindung, werden die Felder Kontoname und Passwort angezeigt.

E-Mail/ Postfach
gültiger Postfachname (primäre E-Mail-Adresse) des Benutzers

mit Daten von
Benutzerkürzel aus den Programmen der Rummel Software GmbH: Der angegebene Benutzer wird mit dem oben angegebenen Postfach synchronisiert. Eine Auswahl kann erst dann vorgenommen werden, wenn die Angaben zu E-Mail/ Postfach, Kontoname und Passwort eingegeben und das Postfach so geprüft wurde.

Benutzer aufnehmen
Ein Benutzer, der bisher mit der standardmäßig implementierten Outlook-Synchronisation gearbeitet hat, kann über diese Option in den Synchronisationsdienst RAG SyncX aufgenommen werden.

ACHTUNG: Der aufzunehmende Benutzer muss während der Einrichtung das eingestellte Programm (z. B. Winmacs) verlassen haben!

Intervall [m]
gibt den Abstand in Minuten an, nach dem eine Synchronisation erneut ausgeführt
werden soll. Diese Option ist nur verfügbar, wenn es sich um eine Neuanlage
handelt bzw. das Personenkonto in den Synchronisationsdienst aufgenommen
wurde.

Ab Zeitpunkt
Hier wird eingegeben, ob alle vorhandenen Einträge synchronisiert werden sollen oder nur solche, deren Datum nach dem anzugebenden Zeitpunkt liegen.
Standardmäßig wird der Zeitpunkt der letzten Synchronisation angezeigt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn es sich um eine Neuanlage handelt bzw. das Personenkonto in den Synchronisationsdienst aufgenommen wurde.

Synchronisation beim Speichern anstoßen
Zusammen mit dem Speichern der Konto-Einstellungen wird eine erste Synchronisation gestartet. Diese Option ist nur verfügbar, wenn es sich um eine Neuanlage handelt bzw. das Personenkonto in den Synchronisationsdienst aufgenommen wurde.

 

Darunter befinden sich die Synchronisationseinstellungen für die einzelnen Bereiche "Kalender/ Termine", "Jobs/ Aufgaben" und "Adressen/ Kontakte". Die Einstellmöglichkeiten sind jeweils die gleichen:

 

Synchronisationsmodus

Hier wird eingestellt, ob und von welchem System Daten in das jeweils andere übertragen werden:


"Bidirektional":
Es wird in beide Richtungen synchronisiert: Die letzte Änderung, egal auf welcher Seite sie vorgenommen wurde, wird in das jeweils andere System überspielt.

"nach Outlook":
Das Programm der stp.one ist das führende System. Nur Termine, Jobs und Adresse, die von dort stammen, werden nach Outlook synchronisiert:

  • Alle Änderungen bzw. Neuanlagen im Programm der Rummel Software GmbH
    werden nach Outlook übertragen.
  • Neuanlagen in Outlook bzw. Änderungen zu nicht synchronisierten Elementen
    werden nicht synchronisiert.
  • Geänderte Einträge in Outlook (zu bereits synchronisierten Elementen) werden
    verworfen.


"aus Outlook":
Outlook ist das führende System. Nur Kalender, Aufgaben und Kontakte von dort
werden synchronisiert:

  • Alle Änderungen aus Outlook werden in das Programm der stp.one übernommen.
  • Neuanlagen im Programm der Rummel Software GmbH werden nicht synchronisiert.
  • Geänderte Einträge im Programm der stp.one (zu bereits synchronisierten Elementen) werden verworfen.


"– inaktiv –":
Es erfolgt keinerlei Synchronisation in diesem Bereich; die Bestände bleiben in beiden Programmen unverändert.

 

nicht mehr vorhandene
Stellen Sie in diesem Drop-down-Menü ein, ob und wie Einträge synchronisiert werden, die nicht in Outlook vorhanden sind (nur verfügbar im Synchronisationsmodus "Bidirektional" bzw. "nach Outlook"):
"erneut in Outlook anlegen":
Standard-Einstellung, wenn der Synchronisationsmodus auf "nach Outlook"
steht: Ist ein Eintrag in Winmacs vorhanden, aber nicht (mehr) in Outlook, dann wird der Eintrag in Outlook angelegt.

"in <Programmname> löschen":
Ist ein Eintrag in Outlook vorhanden, aber nicht mehr in Winmacs, dann wird der Eintrag in Winmacs gelöscht.

Zum Löschen von Jobs ist in Winmacs das entsprechende Benutzerrecht erforderlich. Besitzt der Benutzer dieses Recht nicht, kann der Eintrag im RSW-Programm nicht gelöscht werden.

 

Abgleich-/ Übergabemodus

steht nur im untersten Bereich "Adressen/ Kontakte" zur Verfügung, wenn dort als Synchronisationsmodus "nach Outlook" eingestellt ist. Es kann dann zwischen folgenden Varianten gewählt werden:


"nur bestehende abgleichen": Wenn eine Adresse in Winmacs geändert wird und diese im gewählten Kontakte-Ordner von Outlook vorhanden ist, wird die Änderung nach Outlook übernommen.
"nur geänderte abgleichen": Es werden zusätzlich zur oberen Variante auch neue Kontakte im Outlook-Ordner angelegt, wenn diese seit der letzten Synchronisation verändert wurden.

 

Outlook Quell-/ Zielordner
Wählen Sie hier den Outlook-Ordner aus, in/ aus dem Kalender-, Aufgaben-, Kontakt-Einträge geschrieben bzw. gelesen werden. Eine Auswahl kann nur bei korrekt ausgewähltem Postfach erfolgen.

 

…auch private Termine synchronisieren
Es werden auch Termine synchronisiert, die als privat markiert sind.

 

Fristen nach Outlook synchronisieren
Die Fristen werden einseitig nur nach Outlook übertragen.
oder

Es erfolgt keine Synchronisation.

 

… E-Mail-Adressen aus Outlook holen
Die Informationen zu E-Mails werden bei der Synchronisation aus dem Outlook-Kontakt ausgelesen und in Winmacs in den entsprechenden Datensatz geschrieben, ansonsten wird die E-mail Adresse im Datensatz nicht verändert.

 

Adressart synchronisieren
Hier kann hinterlegt werden, welche Adressarten synchronisiert werden sollen, z. B. Adressen und Kanzleien bei Winmacs.

 

Ausschlusszeiten

Es kann erforderlich sein, die Synchronisation zu festgelegten Zeiten zu unterbrechen, z. B. um Datensicherungen/ Backups vorzunehmen. Diese Einstellungen werden getroffen in den Programmoptionen auf der Registerkarte "Ausschlusszeiten" (zu öffnen über den Button Optionen im Hauptfenster oder über das Menüband "Optionen" > "Ausschlusszeiten").

Markieren Sie links alle Wochentage, an denen zu den angegeben Uhrzeiten die Synchronisation pausieren soll.

anhalten
Uhrzeit, zu der der Dienst abgeschaltet wird (jeweils an allen darüber markierten Wochentagen)
fortfahren
Uhrzeit, an dem der Dienst wieder starten soll (ggf. am folgenden Tag)

Beispiel: Markiert sind alle Wochentage, bei anhalten ist "23:00" und bei fortfahren "06:00" eingetragen. Das bewirkt, dass der Dienst jeden Tag um 23:00 Uhr deaktiviert und am folgenden Tag um 6:00 Uhr fortgesetzt wird.

Die Ausschlusszeiten können nur bei gestopptem Dienst bearbeitet werden.

 

 

 

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