Dokumentenlöschung

Das Input Management bietet verschiedene Optionen zum Löschen von Dokumenten aus dem System.

Allgemeine Informationen

Aufbewahrungszeitraum

• Aufbewahrungszeitraum ist die Dauer, für die Dokumente im System aufbewahrt werden, bevor sie endgültig gelöscht werden. Dies stellt sicher, dass Daten für einen festgelegten Zeitraum verfügbar bleiben, um regulatorische oder betriebliche Anforderungen zu erfüllen. Sobald der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist, werden die Dokumentinformationen dauerhaft aus dem System gelöscht. Für manuell gelöschte und übertragene Dokumente stehen spezielle Einstellungen zur Verfügung, in denen ein autorisierter Benutzer (ein Mitglied der Gruppe IM.Employee.TenantAdministrator) den Aufbewahrungszeitraum konfigurieren kann.

• Administration/Einstellungen - In diesem Abschnitt kann der Aufbewahrungszeitraum für Dokumente, die in den Papierkorb verschoben wurden, konfiguriert werden. Er ist in Tagen konfigurierbar, mit einem Standardwert von 31 Tagen, falls nicht speziell festgelegt.

• Administration/Pipeline/Aufbewahrungszeitraum - In diesem Abschnitt kann der Aufbewahrungszeitraum für übertragene Dokumente konfiguriert werden. Er ist in Tagen konfigurierbar, mit einem Standardwert von 31 Tagen, falls nicht speziell festgelegt.

Löschung

• Gelöschte Dokumente sind für Benutzer nicht mehr zugänglich, bleiben jedoch im System erhalten und können bei Bedarf wiederhergestellt werden (siehe Abschnitt Dokumentenwiederherstellung für Details). Ein nächtlicher Job überprüft automatisch Dokumente, die das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht haben, und löscht sie dauerhaft.

Dokumentenwiederherstellung

• Gelöschte Dokumente aus dem System können innerhalb von 31 Tagen vom technischen Support wiederhergestellt werden.

Dokumentenlöschoptionen

Einzeldokumentansicht

• Dokumente, die zur Bearbeitung geöffnet sind, können mit der Schaltfläche In den Papierkorb verschieben (rotes Mülleimer-Symbol) in die Ansicht Papierkorb verschoben werden. Einmal dorthin verschoben, stehen sie für den festgelegten Aufbewahrungszeitraum des Papierkorbs zur Verfügung.

Dokumentenlistenübersicht

• Einzelne, mehrere oder alle Dokumente aus der Listenübersicht können mit den Schaltflächen Löschen oder In den Papierkorb verschieben (rotes Mülleimer-Symbol) in den Papierkorb verschoben werden. Einmal dorthin verschoben, stehen sie für den festgelegten Aufbewahrungszeitraum des Papierkorbs zur Verfügung.

Papierkorb

• Dokumente aus dieser Ansicht können entweder manuell oder automatisch gelöscht werden. Einzelne, mehrere oder alle Dokumente aus der Ansicht können manuell mit den Schaltflächen Löschen oder Auswahl dauerhaft löschen (rotes Mülleimer-Symbol) gelöscht werden. Dokumente, die das Ende des Aufbewahrungszeitraums des Papierkorbs erreicht haben (wie in der Spalte Ende der Aufbewahrung angegeben), werden automatisch von einem nächtlichen Systemjob gelöscht. Der Aufbewahrungszeitraum des Papierkorbs ist von einem autorisierten Benutzer (ein Mitglied der Gruppe IM.Employee.TenantAdministrator) im Abschnitt Administration/Einstellungen konfigurierbar. (Siehe Abschnitt Aufbewahrungszeitraum für Details)

Fehlerhafte Dokumente

• Einzelne, mehrere oder alle Dokumente aus der Ansicht können manuell mit den Schaltflächen Löschen oder Auswahl dauerhaft löschen (rotes Mülleimer-Symbol) gelöscht werden.

Dokumente in Übertragung

• Einzelne, mehrere oder alle Dokumente aus der Ansicht können manuell mit den Schaltflächen Löschen oder Auswahl dauerhaft löschen (rotes Mülleimer-Symbol) gelöscht werden.

Übertragene Dokumente

• Dokumente, die das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht haben, werden automatisch von einem nächtlichen Systemjob gelöscht. Der Aufbewahrungszeitraum für übertragene Dokumente ist von einem autorisierten Benutzer (ein Mitglied der Gruppe IM.Employee.TenantAdministrator) im Abschnitt Administration/Pipelines/Aufbewahrungszeitraum konfigurierbar. (Siehe Abschnitt Aufbewahrungszeitraum für Details)