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Mit dem DMS Mobile DESK können Dokumente per Link und/oder als Datei weitergeleitet werden.

• Beim Weiterleiten als Datei kann der Nutzer das Dokument mit jeder beliebigen App (z. B. Mail-App oder Messenger) verwenden. Das Dokument wird dabei aus der App exportiert. Voraussetzung ist, dass der weiterleitende Nutzer dazu berechtigt ist.
• Beim Weiterleiten per Link müssen die Empfänger ebenfalls Zugriff auf das Dokument in STP.Documents.OnPremise haben. Das ist in der Regel bei Kollegen oder Mitarbeitenden der Fall, die ebenfalls im STP UserManagement (on-premise und cloud) verwaltet werden. Es gibt verschiedene Arten von Links, die weitergegeben werden können.

Desktop-Link

Der DMS Desktop-Link ist der bekannte Link im Format lexdms://?DatabaseId=, der in Standard DESK und Outlook DESK per Rechtsklick auf das Dokument erzeugt werden kann. Mobile DESK kann diesen Link jetzt ebenfalls erstellen. Je nach Benutzereinstellungen und Eintrag in der Windows-Registry unter *Computer_CURRENT_USER wird das Dokument beim Öffnen des Links entweder in Outlook DESK oder Standard DESK geöffnet.

Mit dem kleinen Zusatzprogramm DmsMobileDeskLinkHandler kann der Desktop-Link statt in Outlook DESK oder Standard DESK auch in Mobile DESK geöffnet werden. Das Add-on registriert sich als Handler für das lexdms-Protokoll in der Windows-Registry und startet beim Klick auf einen Desktop-Link den Browser mit Mobile DESK. Wenn mehrere DMS-Systeme im Einsatz sind, kann in der Konfigurationsdatei von DmsMobileDeskLinkHandler festgelegt werden, welche System-ID in welchem STP Cloud-Mandanten gestartet werden soll:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<configuration>
    <appSettings>
        <add key="85a475fd-ea2c-4787-922a-dec........." value="https://....stp-cloud.de"/>
        <add key="*" value="https://every-other-dms-system-id-tenant.stp-cloud.de"/>
    </appSettings>
</configuration>

Das Add-on DmsMobileDeskLinkHandler funktioniert nur unter Windows. Aktuell ist uns keine Möglichkeit bekannt, den Desktop-Link auf einem mobilen Gerät anzuklicken, um DMS Mobile DESK dort zu starten. Soweit wir wissen, gibt es Link-Handler nur für native Apps, leider aber nicht für Progressive Web Apps wie DMS Mobile DESK.

Mobile Link

Neben dem Desktop-Link gibt es auch den Mobile Link. Dieser Link nutzt den Standard-Protokoll-Handler für HTTPS (in der Regel den Webbrowser des jeweiligen Systems). Der Mobile Link öffnet immer Mobile DESK. Passiert dies am Desktop, bietet Mobile DESK an, das Dokument in der Desktop-Anwendung zu öffnen. Dafür wird dann der Desktop-Link verwendet, um das Dokument in Outlook DESK oder Standard DESK anzuzeigen.

Der Mobile Link kann auch in Outlook DESK erzeugt werden. Dies lässt sich in den Office-Einstellungen konfigurieren.

Anschließend kann über das Kontextmenü der Datei oder des Dokuments ein entsprechender Link erzeugt werden. Der Link kann dann verschickt oder direkt auf dem mobilen Gerät als QR-Code geöffnet werden. So ist das Öffnen eines Dokuments oder einer Datei vom Desktop auf einem mobilen Gerät ganz einfach.