Externer Zugriff

Externer Zugriff

Mit dem DMS Mobile DESK können externen Nutzern direkte Zugriffsrechte auf in STP.Documents.OnPremise archivierte Dokumente gewährt werden. Dafür sind folgende Schritte notwendig:

1. Legen Sie den externen Nutzer mit einer E-Mail-Adresse im lokalen STP UserManagement an (kein AD-Nutzer).

2. Weisen Sie die Gruppe „CloudAccess“ zu, damit der externe Nutzer in die Cloud synchronisiert wird.

3. Weisen Sie die Gruppe „Alle DMS“ zu, damit der externe Nutzer Zugriff auf das DMS erhält.

4. Stellen Sie sicher, dass die Option „eingeschränkt“ aktiviert ist, damit der externe Nutzer nicht automatisch Zugriff auf alle Dateien in „Alle DMS“ erhält.

   

5. Weisen Sie dem externen Nutzer im Cloud UserManagement die Gruppe „Documents.User“ zu, um Zugriff auf DMS Mobile DESK zu gewähren.

6. Starten Sie den Passwort-Reset-Prozess für den externen Nutzer, um ihn einzurichten.

Der externe Nutzer erhält eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts und kann sich ein eigenes Passwort vergeben. Anschließend muss er sein Gerät im DMS Mobile DESK registrieren, das dann vom Administrator freigegeben werden kann. Dieser Ablauf ist identisch mit dem für Kanzleimitarbeiter.

Berechtigungen

Der externe Nutzer hat zunächst keinen Zugriff auf Dateien und Dokumente. Zugriffsrechte auf Dateien und Dokumente können wie gewohnt in STP.Documents.OnPremise vergeben werden.

Das Freigeben interner Dateien für externe Nutzer ist aus Compliance-Sicht riskant. Dieses Risiko lässt sich verringern, indem eine eigene „externe Akte“ speziell für den Dokumentenaustausch mit dem externen Nutzer angelegt wird.

Die Cloud-Benutzergruppe „Documents.User“ ermöglicht es dem externen Nutzer, einfache Anfragen an das DMS zu stellen und freigegebene Dokumente einzusehen. Falls weitere Funktionen wie das Herunterladen oder Hochladen von Dokumenten benötigt werden, können dem externen Nutzer im Cloud UserManagement zusätzliche Berechtigungsgruppen zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen.