beA

Mit dem ComCenter können Sie auf Ihr beA-Postfach zugreifen.

Voraussetzungen

Berechtigung & Lizenz

Um beA mit dem ComCenter zu nutzen, benötigt Ihr Benutzer die Rolle comcenter.channel.bea. Der Mandant benötigt die Lizenz comcenter.bea.

Software-Token

Um beA mit dem ComCenter zu nutzen, benötigen Sie einen Software-Token (beA-Softwarezertifikat). Diesen können Sie bei der Bundesnotarkammer bestellen.

Der Software-Token (auch bekannt als beA-Softwarezertifikat) ist eine Datei mit einem digitalen Zertifikat, das von der Bundesnotarkammer ausgestellt wird. Damit kann beA ohne beA-Karte und Kartenleser genutzt werden. Für die Nutzung von beA mit dem ComCenter ist ein Software-Token zwingend erforderlich.

Sie können den Software-Token bei der Bundesnotarkammer bestellen. Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten der Bundesnotarkammer. Dort finden Sie auch eine ausführliche Anleitung zur Erstellung und zum Download des Software-Tokens.

Der Software-Token gewährt nicht sofortigen Zugriff auf das beA-Postfach. Aus Sicherheitsgründen muss er zunächst mit einem Profil verknüpft und aktiviert werden, bevor er verwendet werden kann. Der beA-Benutzerleitfaden beschreibt diesen Vorgang im Detail unter Neues Token hinterlegen und freischalten.

Ersteinrichtung

Beim Anlegen eines beA-Kanals wird der Software-Token hochgeladen. Die PIN wird ebenfalls hinterlegt. Beide Informationen, Zertifikat und PIN, gelten als hochsensible Daten, da sie Zugriff auf die beA-Postfächer des Inhabers gewähren. Zertifikat und PIN werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt.

Der neue Kanal steht ausschließlich dem Benutzer zur Verfügung, der ihn erstellt hat. Er kann von keinem anderen Benutzer eingesehen, genutzt oder verwaltet werden!

Mehrere Benutzer für ein beA-Postfach nutzen und die SAFE-ID finden

Um einem beA-Benutzer mit Softwarezertifikat Zugriff auf das Postfach einer anderen Person zu ermöglichen, müssen Sie:

1. Berechtigungen im beA-Portal vergeben
2. Das Softwarezertifikat (Sicherheits-Token) des Benutzers für das Zielpostfach freischalten.
3. Die SAFE-ID des Postfachs für die Nutzung in externen Systemen wie dem ComCenter ermitteln.

Vordefinierte Rollen

Im beA werden Berechtigungen in der Regel über vordefinierte Rollen vergeben.
Diese Rollen bündeln mehrere Rechte und decken die häufigsten Anwendungsfälle ab:

• Mitarbeiter – Basiszugriff (lesen/anzeigen), keine Sende- oder Signierrechte.
  
• Zustellungsbevollmächtigter – Berechtigt, gerichtliche Dokumente offiziell zu empfangen (eEB).
  
• Postfachverwalter – Volle administrative Kontrolle, einschließlich Benutzer- und Einstellungsverwaltung.

(Hinweis: „Vertretung“ wird in der Praxis oft für Benutzer mit erweiterten Rechten verwendet, aber die offizielle BRAK-Dokumentation listet die oben genannten Rollen auf.)

Schritt 1: Berechtigungen im beA-Portal vergeben

Um Zugriffsrechte im beA zu verwalten, melden Sie sich als Postfachinhaber über das offizielle beA-Webportal mit Ihrer beA-Karte an.
Ein Softwarezertifikat allein reicht für die Benutzer- und Rechteverwaltung nicht aus.

1. Wechseln Sie zu:
   Einstellungen → Postfachverwaltung → Benutzerverwaltung
   
2. Suchen Sie den Benutzer, dem Sie Zugriff gewähren möchten.
   • Falls der Benutzer noch nicht existiert, legen Sie einen neuen Eintrag über Benutzer hinzufügen an.
     
   • Weisen Sie kein separates Postfach zu, damit der Benutzer als Unterbenutzer des Hauptpostfachs angelegt wird.
     
3. Wählen Sie den Benutzer aus und öffnen Sie: Rolle & Rechte verwalten

Individuelle Rechte

Statt nur auf vordefinierte Rollen zu setzen, können auch individuelle Rechte für eine feinere Steuerung vergeben werden.
Beispiele sind:

• 01 – Postfachübersicht anzeigen
  
• 03 – Neue Nachrichten erstellen
  
• 05 – Nachrichten versenden
  
• 06 – Nachrichten lesen
  
• 14 – Elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) signieren und versenden
  
• 15 – eEB ablehnen
  
• 30 – Anhänge anzeigen und herunterladen
  
• 99 – Vollzugriff (alle Berechtigungen)

Hinweis: Mindestens eine Rolle muss zugewiesen werden, bevor individuelle Rechte hinzugefügt oder entfernt werden können.
In den meisten Fällen wird die Rolle Mitarbeiter als Ausgangspunkt verwendet, da sie nur Basisrechte enthält.

Konfiguration speichern

Sobald Rollen und/oder Rechte gesetzt wurden, bestätigen und speichern Sie die Konfiguration.
Die Änderungen werden beim nächsten Login des Benutzers mit seinem beA-Zertifikat wirksam.

Weitere Informationen

Die vollständige und stets aktuelle Liste der Rollen und Rechte ist im offiziellen
beA-Handbuch der BRAK – Berechtigungskonzept dokumentiert.

Schritt 2: Das Softwarezertifikat (Sicherheits-Token) des Benutzers für das Zielpostfach freischalten

Nachdem die Berechtigungen gesetzt wurden, müssen Sie das Sicherheits-Token (Softwarezertifikat) des berechtigten Benutzers explizit für das Postfach freischalten.

1. Bleiben Sie als Postfachinhaber angemeldet und gehen Sie zu:
   Einstellungen → Postfachverwaltung → Sicherheits-Token freischalten

2. Suchen Sie das Zertifikat, das dem berechtigten Benutzer zugeordnet ist.

3. Wählen Sie es aus und schalten Sie es durch Eingabe Ihrer PIN frei.

4. Bestätigen Sie die Aktivierung.

Der Benutzer kann nun mit seinem eigenen beA-Konto und Zertifikat – im Rahmen der vergebenen Rechte – auf das Postfach zugreifen.

Dieser Vorgang muss für jedes Postfach wiederholt werden, auf das der Benutzer zugreifen soll.

Schritt 3: Die SAFE-ID des Postfachs für externe Systeme wie das ComCenter ermitteln

Die SAFE-ID ist der eindeutige Identifikator eines beA-Postfachs. Sie wird für externe Tools wie das ComCenter benötigt.

1. Der berechtigte Benutzer meldet sich mit seinen eigenen Zugangsdaten und dem Softwarezertifikat im beA-Portal an.

2. Über den Postfachauswahl-Button oben rechts das Postfach auswählen, auf das er nun Zugriff hat.

3. Wechseln Sie zu:
   Einstellungen → Postfachverwaltung → Informationen zum Postfach

4. Die SAFE-ID wird auf dieser Seite angezeigt.

Wiederholen Sie dies für jedes Postfach, das Sie konfigurieren möchten.

Referenzen

• beA Benutzerverwaltung – Berechtigungskonzept (DE)
• Benutzerrechte und -rollen verwalten (DE)
• Sicherheits-Token freischalten (DE)

Kanal-Einrichtung

In diesem Kapitel wird die grundlegende Nutzung aus Sicht des Endbenutzers beschrieben.

beA-Kanalidentität erstellen

Benutzer können ihre beA-Kanäle im Bereich Kanalverwaltung des ComCenters erstellen und verwalten.
Jeder Kanal wird verschlüsselt gespeichert und ist nur für den Benutzer sichtbar, der ihn erstellt hat.

1. Öffnen Sie die ComCenter-Benutzeroberfläche.
   
2. Wechseln Sie zur Kanalverwaltung.
   
3. Klicken Sie auf Kanal hinzufügen.
   
4. Wählen Sie den Typ beA aus.
5. Geben Sie einen Namen für den Kanal ein.
6. Fügen Sie die SAFE_ID (Adresse) des Kanals hinzu.
7. Laden Sie ein gültiges Zertifikat (Software-Token) hoch.
8. Geben Sie die zum Token gehörende PIN ein.
   
9. Klicken Sie auf Speichern.
   → Der beA-Kanal wird verschlüsselt gespeichert und erscheint mit dem Status vollständig, wenn eine Testverbindung zum beA-Server erfolgreich hergestellt werden konnte.

Einen bestehenden beA-Kanal aktualisieren

Beim Öffnen eines bestehenden Kanals kann der Benutzer alle Felder mit gültigen Werten aktualisieren.

Kanalstatus

Der Status eines Kanals zeigt an, ob die Einrichtung und Authentifizierung erfolgreich war.
So können Benutzer schnell erkennen, ob der Kanal zum Senden und Empfangen von Nachrichten genutzt werden kann. Der aktuelle Status wird in der Kanalverwaltungsübersicht angezeigt.

Sichtbarkeit von beA-Kanälen

Jeder beA-Kanal wird benutzerspezifisch gespeichert und ist daher nur für den Benutzer sichtbar, der ihn erstellt hat.
So bleibt der persönliche Zugang (Software-Token und PIN) privat und sicher.

Sichtbarkeitsregeln

Praxisbeispiel

Lädt Benutzer A seinen eigenen Software-Token hoch und richtet einen beA-Kanal ein,
wird Benutzer B diesen Kanal nicht sehen in seiner Kanalübersicht.
Beide Benutzer müssen ihren eigenen beA-Kanal anlegen, um beA-Nachrichten zu nutzen.

Hinweis: beA-Kanäle sind an das jeweilige Benutzerkonto gebunden und können nicht geteilt oder übertragen werden.
Wenn mehrere Benutzer Zugriff auf dasselbe beA-Postfach benötigen, muss der gemeinsame Zugriff separat eingerichtet werden (siehe dazu die FAQ: Wie kann ich Postfächer anderer Benutzer nutzen?).

Wie meldet sich der Benutzer an und bleibt mit einer beA-Sitzung angemeldet?

Benutzer müssen sich nicht manuell bei beA anmelden. Sobald ein gültiger Software-Token und eine PIN im Kanal hinterlegt sind, verwaltet das ComCenter die Verbindung zu beA automatisch.

Sitzungsverwaltung

• Beim Senden oder Empfangen von Nachrichten baut das ComCenter automatisch eine beA-Sitzung im Hintergrund auf.
  
• Die Sitzung bleibt aktiv, solange sie gültig ist und für die Kommunikation benötigt wird.
  
• Wenn die Sitzung abläuft, wird sie vom ComCenter automatisch erneuert.

Hinweis: Das ComCenter verwaltet die beA-Sitzung automatisch – eine manuelle Anmeldung ist nicht erforderlich.
Falls der Nachrichtenversand fehlschlägt, prüfen Sie bitte, ob der Software-Token oder die PIN noch gültig ist.

Überblick über die Kanalfunktionen

Ordner in beA

Hauptordner

Ordner bilden eine hierarchische Struktur zur Organisation von Nachrichten. Hauptordner sind die oberste Ebene dieser Struktur und umfassen:

• Posteingang
• Gesendet
• Entwürfe
• Papierkorb (derzeit nicht verfügbar)
• Postausgang (derzeit nicht verfügbar)

Eigene Ordner

Benutzer können eigene Ordner wie folgt erstellen:

Benutzer können eigene Ordner erstellen und löschen, indem sie im vertikalen Drei-Punkte-Menü auf Unterordner erstellen oder Unterordner löschen klicken.

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Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Name des Ordners eingegeben werden kann. Der Name darf nicht leer sein und maximal 100 Zeichen lang sein. Doppelte Ordner sind nicht erlaubt. Der Standardname eines eigenen Ordners ist „Neuer Ordner“. Es sind maximal zwei verschachtelte Unterordner erlaubt.

Nachrichten zwischen Ordnern verschieben

Benutzer können vorhandene Nachrichten von einem Ordner in einen anderen verschieben. Dazu öffnen sie die Nachricht und klicken in der Werkzeugleiste auf Verschieben:

Es öffnet sich ein Dialog, in dem zwischen bestehenden Ordnern gewählt werden kann. Nachrichten können von einem Hauptordner in einen Unterordner, zwischen Unterordnern oder von einem Unterordner zurück in den Hauptordner verschoben werden. Das Verschieben in denselben Ordner ist nicht erlaubt. Auch das Verschieben zwischen verschiedenen Hauptordnern ist nicht möglich (z. B. von Posteingang zu Gesendet).

Entwurfsnachrichten erstellen

Angemeldete Benutzer können Entwürfe erstellen, indem sie auf den Button Nachricht erstellen klicken und die Pflicht- sowie optionalen Felder ausfüllen.

Verfügbare Eingabefelder

1. Aktenzeichen Absender – optionales Feld, gibt das Aktenzeichen des Absenders an, falls vorhanden
2. Betreff der Nachricht – Pflichtfeld mit einer Mindestlänge von 2 Zeichen
3. Aktenzeichen Empfänger – optionales Feld, gibt das Aktenzeichen des Empfängers an, falls vorhanden
4. Anlagen (siehe Abschnitt Anlagen)
5. Empfangsbekenntnis (siehe Abschnitt eEB)
6. Empfänger – Pflichtfeld, kann gesucht und ausgewählt werden

Empfänger suchen

Der Benutzer kann den Empfänger finden, indem er auf das Eingabefeld klickt. Es öffnet sich ein Suchfenster, das mit dem BRAK-Adressbuch interagiert.

Sie können Empfänger anhand folgender Angaben suchen:

• Vorname
  
• Nachname
• Kanzleiname
• Stadt
• Postleitzahl

Nachdem Sie die gewünschten Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Suchen, um passende Ergebnisse anzuzeigen. Klicken Sie auf Löschen, um die Eingabefelder zurückzusetzen und eine neue Suche zu starten.

Das System zeigt passende Ergebnisse aus dem Adressbuch an, einschließlich Empfängerdetails (wie in der offiziellen beA-Webanwendung), sodass der richtige Kontakt ausgewählt werden kann.

Empfänger festlegen

Empfänger können auf zwei Arten festgelegt werden:

• Manuell über die Benutzeroberfläche:
  Wählen Sie den Empfänger direkt aus den Suchergebnissen des Adressbuchs aus.

• Programmgesteuert über die Webkomponenten-Eingabe:
  Geben Sie die gewünschte SAFE-ID, Govello-ID oder VAS als Eingabe an – dieser Empfänger wird dann standardmäßig vorausgewählt.

Anlagen

1. Wechseln Sie zum Bereich Anlagen.
2. Klicken Sie auf die Ablagefläche oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Bereich.
3. Die Reihenfolge der Dateien bestimmt ihre Reihenfolge in der Nachricht.

• Sie können die Anlagen in der beA-Webanwendung sehen, öffnen und bearbeiten.
  
• Sie können Anlagen aus dem Entwurf entfernen.
• Sie können die Reihenfolge der Anlagen ändern.
• Sie können den Typ der Anlagen ändern.

Ungültige Anlagen werden mit einer Fehlermeldung angezeigt und nicht hochgeladen. Jeder Anlagenname muss eindeutig und gültig sein.
Die beA-API prüft die Anlagen auf Gültigkeit.

Die Datei xjustiz_nachricht.xml darf nicht hochgeladen werden, da sie dynamisch erzeugt wird.

Dateitypen und Größenbeschränkungen

• Nicht unterstützte Dateitypen: .exe, .com, .bat, .cmd, .lnk, .ini
• xjustiz_nachricht.xml kann nicht hochgeladen werden
• xjustiz_nachricht.xml wird beim Erstellen des Nachrichtenentwurfs automatisch erzeugt und nach jeder Änderung aktualisiert
• Maximale Größe einer einzelnen Datei: 100 MB
• Empfohlene maximale Dateigröße: bis zu 10 MB (Dateien größer als 10 MB sind technisch erlaubt, können aber zu Problemen führen oder werden nicht empfohlen). Das System zeigt eine Warnung für größere Dateien an.
• Maximale Gesamtgröße aller Anlagen einschließlich Entwurf: 200 MB. Die Gesamtgröße aller Anlagen, einschließlich xjustiz_nachricht.xml und des Nachrichtenentwurfs selbst, darf 200 MB nicht überschreiten.
• Maximale Anzahl aller Anlagen: 1000
• Dropdown-Feld: Rechtsdokument oder Anlage

Anlagenvorschau

Wenn eine Nachricht Anlagen enthält, werden diese im Bereich Anlagen im unteren Teil der Nachrichtendetails angezeigt (siehe Screenshot 1).
Die Tabelle zeigt Informationen zu Dateiname, Typ, Größe sowie Aktionen zum Herunterladen und Vorschau an.

Um eine Anlage direkt anzusehen, klicken Sie auf Vorschau

.

Das Dokument öffnet sich in einem Vorschaufenster, ohne dass es heruntergeladen werden muss.

Hinweis: Die Vorschau funktioniert nur für unterstützte Dateiformate (z. B. PDF, TXT, Bilddateien). Für alle anderen wird eine „Keine Vorschau“-Seite angezeigt. Die Vorschau ist nur für unterstützte Dateiformate verfügbar (z. B. PDF, TXT, Bilddateien).

Empfangsbekenntnis / eEB

• Aktivieren Sie die Option Empfangsbekenntnis.
• Dadurch wird automatisch der entsprechende Eintrag im xJustiz-Datensatz erzeugt.

Hinweis: Der eEB-Eintrag ist Teil der Anlagen. Die Option ist nur aktiviert, wenn sich mindestens eine Anlage im Entwurf befindet.

• Beim erneuten Öffnen des Entwurfs bleibt die Option aktiviert (solange Anlagen vorhanden sind).
• Wenn alle Anlagen aus dem Entwurf entfernt werden, wird die Option „EEB erforderlich“ automatisch deaktiviert und ausgegraut.
• Wird der Entwurf in der beA-Webanwendung geöffnet, wird die EEB-Anforderung ebenfalls angezeigt.

Hinweis: Die Checkbox ist nur verfügbar, wenn mindestens eine Anlage im Entwurf vorhanden ist. Ist die Checkbox aktiviert und sind Anlagen vorhanden, fordert das System den Benutzer auf, das Empfangsbekenntnis zu entfernen, bevor die letzte Anlage gelöscht wird.

Entwürfe speichern

Das System speichert Ihre aktuelle Nachricht automatisch als Entwurf. Sie können sie später im Ordner Entwürfe wieder öffnen.

Entwürfe versenden

Sobald alle Pflichtfelder (*) ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche „Nachricht senden“ aktiv. Klicken Sie auf „Nachricht senden“, um Ihren Entwurf zu übermitteln.

beA-Nachrichtendetails verstehen

Um die Details einer beA-Nachricht anzuzeigen, klicken Sie auf die gewünschte Nachricht in der Nachrichtenübersicht.
Die Nachricht öffnet sich auf der rechten Seite und zeigt alle relevanten Informationen an. Es werden die Nachrichtendetails einschließlich des eEB-Status angezeigt. Der Inhalt einer ProcessCard (falls vorhanden) wird im oberen Bereich der Nachrichtendetails angezeigt.

Den eEB-Status von Nachrichten verstehen

Nach dem Versand einer Nachricht, für die ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) erforderlich ist, wird der Status der Nachricht direkt angezeigt.
So kann der Absender sofort sehen, ob die Nachricht angenommen oder abgelehnt wurde, ohne beA separat aufrufen oder nach dem Inhalt der eEB-Antwort suchen zu müssen.

Angenommen: Die Nachricht wurde vom Empfänger bestätigt und angenommen.

Abgelehnt: Die Nachricht wurde vom Empfänger abgelehnt.

Ausstehend: Es wurde noch keine Rückmeldung vom Empfänger erhalten.

Antwort: Die Nachricht ist eine eEB-Antwort.

Das eEB-Formular ausfüllen

Wenn für eine Nachricht ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) erforderlich ist, erscheint ein Formular in den Nachrichtendetails.
Hier kann das eEB direkt angenommen oder abgelehnt werden.

Das Formular enthält folgende Elemente:

• Titel: eEB angefordert – zeigt an, dass für diese Nachricht ein eEB erforderlich ist.
  
• Beschreibung Diese Nachricht fordert ein eEB an. Bitte akzeptieren oder lehnen Sie das eEB ab.
  
• Akzeptieren Bestätigt den Erhalt der Nachricht.
  
• Ablehnen: Lehnt das elektronische Empfangsbekenntnis ab.
  
• Datumsfeld (TT/MM/JJJJ) – gibt das Datum der Annahme an.
  
• Begründung Dropdown-Menü zur Auswahl eines Ablehnungsgrundes.
  
• Textfeld Freitextfeld für eine Erläuterung oder Notiz an den Empfänger bei Ablehnung eines eEB.
  
• Senden Übermittelt die gewählte Aktion an beA.

Hinweis: Das eEB muss entweder angenommen oder abgelehnt werden, bevor der Vorgang abgeschlossen werden kann.
Nach dem Versand wird der eEB-Status automatisch aktualisiert und in der Nachrichtenliste sowie in der Detailansicht angezeigt und kann nicht mehr widerrufen oder geändert werden.

Ein eEB annehmen

So nehmen Sie das eEB an:

1. Öffnen Sie die Nachricht, die bestätigt werden muss.
2. Klicken Sie auf eEB akzeptieren, um den Erhalt zu bestätigen, und geben Sie das Pflichtfeld Datumsfeld (TT/MM/JJJJ): an.
3. Bestätigen Sie die Aktion.

Ein eEB ablehnen

So lehnen Sie ein eEB ab:

1. Öffnen Sie die Nachricht, die bestätigt werden muss.
   
2. Klicken Sie auf eEB ablehnen.
   
3. Wählen Sie einen Grund aus dem Dropdown-Menü Begründung – Pflichtfeld.
4. Geben Sie im Textfeld einen Freitext als Begründung für die Ablehnung an – Pflichtfeld.
5. Bestätigen Sie die Aktion.

Nach der Ablehnung ändert sich der Status auf Abgelehnt und der Absender wird automatisch über das beA-System benachrichtigt.

Hinweis: Die Ablehnung eines eEB wird ebenfalls rechtssicher über beA übermittelt und ist für den Absender als Teil der Nachrichtenhistorie sichtbar.

Verifikationsbericht (Prüfprotokoll)

Was ist ein Prüfprotokoll?

Wenn eine digitale Signatur über das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) geprüft wird, wird ein Prüfprotokoll (Verifikationsbericht) erstellt.
Dieser Bericht dokumentiert:

• Den Prüfstatus der Signatur
• Die Gültigkeit der Zertifikate
• Weitere technische Informationen zum Prüfprozess

Das Prüfprotokoll sorgt für Transparenz und ermöglicht es Ihnen, einen rechtssicheren Nachweis über das Prüfergebnis zu führen.

Prüfstatus

Beim Prüfen einer Signatur kann das Ergebnis eine von drei Möglichkeiten sein:

1. SUCCESS – Die Signatur ist vollständig gültig und hat alle Prüfungen bestanden.
2. PARTIAL – Die Signatur ist gültig, aber einige Bedingungen konnten nicht vollständig geprüft werden (z. B. fehlende CRL/OCSP-Informationen).
3. FAILED – Die Signatur ist ungültig oder eine oder mehrere Prüfungen wurden nicht bestanden.

Dieser Status wird immer im zugehörigen Prüfprotokoll (Verifikationsbericht) angezeigt.

Wo finde ich das Prüfprotokoll?

Sie können das Prüfprotokoll an zwei praktischen Stellen einsehen:

1. Direkt nach dem Senden oder Empfangen einer Nachricht

   • Der Bericht ist dem Übermittlungs-/Prüfprotokoll beigefügt.
   • So haben Sie sofort einen Nachweis über das Prüfergebnis.

   

2. Über die Symbolleiste einer bereits erstellten Nachricht

   • Beim Anzeigen einer gespeicherten Nachricht können Sie den Bericht direkt über die Symbolleiste öffnen.
   • So können Sie das Prüfprotokoll jederzeit später abrufen.

   

Nahtlos wie im beA-Webportal

Unsere Anwendung verhält sich wie das offizielle beA-Webportal:

• Ein Prüfprotokoll ist für SUCCESS, PARTIAL und FAILED Ergebnisse verfügbar.
• Sie können den Bericht direkt in der Oberfläche ansehen – ein Export oder Download ist nicht nötig.
• Der Ablauf ist vertraut und entspricht dem beA-Standard.

Warum ist das wichtig?

• Sie erhalten immer einen vollständigen Verifikationsbericht für Ihre Unterlagen.
• Das Prüfprotokoll ist einheitlich, transparent und nachvollziehbar und unterstützt Compliance-Anforderungen.
• Sofortige Vorschau spart Zeit und sorgt für Klarheit – wie im offiziellen beA-Portal.

Archivierung von Nachrichten, Anlagen und Prüfprotokollen

Allgemeine Informationen

• Eingehende und ausgehende beA-Nachrichten sowie deren Anlagen und Prüfprotokolle werden automatisch archiviert. Nachrichten – durch ComCenter, Anlagen und Prüfprotokolle – durch STP.Documents. So müssen sich Nutzer nicht auf die langfristige Verfügbarkeit des beA-Servers verlassen.
• Folgende Dateiendungen werden für die Archivierung unterstützt: jpg, jpeg, png, bmp, gif, txt, pdf, doc, docx, dot, dotx, ppt, pptx, xls, xlsx, zip, msg, beamsg, xml, json, pkcs7.
• Falls die Archivierung aus irgendeinem Grund fehlschlägt, versucht das System automatisch, die Nachrichten mit Anlagen und Prüfprotokollen erneut zu archivieren. Das System unternimmt 10 Versuche, die Archivierung abzuschließen. Gelingt dies nicht, wird ein Fehler zurückgegeben und der Fortschrittsstatus wechselt auf „Fehlgeschlagen“ (siehe Abschnitt Fortschrittsstatus).
• Falls die Archivierung aus irgendeinem Grund nicht erfolgreich abgeschlossen wurde, startet sie automatisch neu, sobald der Benutzer die Nachricht erneut öffnet.
• Die Fortschrittsstatus-Icons werden beim Aktualisieren der Seite aktualisiert.

Ausgehende Nachrichten

• Bei ausgehenden beA-Nachrichten startet das System die Archivierung automatisch.
• Der Benutzer kann den Fortschrittsstatus erkennen, indem er auf die Nachricht im Ordner Gesendet klickt. Oben rechts in der Nachrichten-Symbolleiste ist ein entsprechendes Symbol sichtbar.

Posteingangsnachrichten

• Bei eingehenden beA-Nachrichten startet das System den Archivierungsprozess automatisch, sobald der Benutzer die Nachricht öffnet.
• Der Benutzer kann den Fortschrittsstatus einsehen, indem er im Ordner Posteingang auf die Nachricht klickt. Oben rechts in der Nachrichtenleiste befindet sich ein Symbol. Beim ersten Klick steht dort Nicht gestartet, nach dem Aktualisieren wird das Symbol entsprechend angepasst.

Verfügbare Fortschrittsstatus

Nicht gestartet

Die Archivierung wurde noch nicht gestartet.

Gestartet

Die Archivierung wurde gestartet.

Teilweise erfolgreich

Die Archivierung wurde gestartet und einige Teile des Prozesses wurden erfolgreich abgeschlossen – die Nachrichten selbst wurden archiviert, aber nicht alle Anhänge konnten von STP.Documents erfolgreich archiviert werden. Das System versucht bis zu 10 Mal, alle Elemente zu archivieren. Der Benutzer kann versuchen, den Prozess neu zu starten, indem er die Nachricht erneut öffnet. Bleibt der Status unverändert, sollte der Benutzer einen Administrator kontaktieren.

Abgeschlossen

Der Prozess zur Archivierung der Nachrichten, Anhänge und des Validierungsberichts wurde erfolgreich abgeschlossen.

Fehlgeschlagen

Der Prozess ist aus irgendeinem Grund fehlgeschlagen. Der Benutzer kann versuchen, den Prozess neu zu starten, indem er die Nachricht erneut öffnet. Bleibt der Status unverändert, sollte der Benutzer einen Administrator kontaktieren.