CloudStore-Benutzeroberfläche

Überblick

Die STP Cloud bündelt alle STP-Cloud-Produkte unter einem Dach. Je nach Lizenzmodell stellen wir Ihnen verschiedene Apps und Cloud-Dienste zur Verfügung. Dazu erstellen wir zunächst einen kanzleiweiten Mandanten (sozusagen ein einheitliches „Benutzerprofil“), über den Sie Zugang zur STP Cloud erhalten. Innerhalb eines Mandanten werden dann alle kanzleiweiten Einstellungen bezüglich der Apps und Benutzerrechte vorgenommen. Dies erfolgt im Austausch zwischen uns und Ihrem Administrator. Sobald der Mandant eingerichtet ist, können Sie über [LAWFIRMABBREVIATION].stp-cloud.de auf die STP Cloud zugreifen.

Durch die Nutzung von Mandanten stellen wir sicher, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Querverbindungen zwischen Benutzern kommt. So kann niemand sonst Ihre Daten einsehen oder ändern.

Nach der Einrichtung des Mandanten stellen wir Ihnen ein Administrator-Konto zur Verfügung, das Ihnen Zugang zum Cloud UserManagement gibt. Im Cloud UserManagement können Sie alle Benutzer einsehen und bearbeiten. Um einen neuen Benutzer zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Kontextsystem

Dokumente werden innerhalb der DMS Cloud durch ein Kontextsystem klassifiziert. Das bedeutet, dass einem Dokument verschiedene kontextuelle Informationen und Attribute zugeordnet werden. Wir unterscheiden zwischen drei Hauptkontexten:

1. Akten: Angelegenheiten oder Verfahren
2. Kontakt: Ein Kontakt entspricht einer natürlichen oder juristischen Person. Ein Kontakt kann im Kontext einer Akte beteiligt sein, muss es aber nicht.
3. Kategorie: Über diesen Kontext können weitere Kategorisierungen vorgenommen werden. Mögliche Kategorien sind zum Beispiel „Rechnung“ oder „Gerichtspost“.

Jedem Dokument können beliebig viele Kontexte zugeordnet werden. Es ist auch möglich, mehrere Kontexte desselben Typs zuzuordnen. Zum Beispiel können Sie einem Dokument mehrere Aktenkontexte zuweisen. Es ist auch möglich, einem Dokument keine Kontexte zuzuordnen. Dies wird jedoch nicht empfohlen.

Kontexte können initial beim Hochladen des Dokuments zugewiesen werden. Kontexte können dann im Detailbereich eines Dokuments hinzugefügt, geändert und entfernt werden. Alle Kontextänderungen werden in der Historie protokolliert.

In der Benutzeroberfläche können Sie an vielen Stellen nach den zugewiesenen Kontexten filtern und suchen.

Layout

Grundlegendes Layoutprinzip Das Layout der DMS Cloud kann in fünf Teile unterteilt werden:

1. Kopfzeile: Hier finden Sie die Breadcrumbs sowie die Profileinstellungen

2. Seitenleiste: Hier können Sie zwischen den Hauptbereichen innerhalb der DMS Cloud navigieren. Die Anzahl der Menüpunkte hängt von Ihren Berechtigungen ab.

3. Kontextbereich: Im Kontextbereich sehen Sie den ausgewählten Kontext und die zugehörigen Dokumente.

4. Dokumentenvorschau: In diesem Bereich sehen Sie eine Dokumentenvorschau des ausgewählten Dokuments.

5. Dokumentenbereich: In diesem Bereich können Sie alle Details zu einem Dokument sehen. Sie können diesen Bereich ein- und ausblenden.

Sie können die Breite der drei Bereiche anpassen: Kontextbereich, Dokumentenvorschau und Dokumentenbereich.

Dashboard Das Dashboard ist die erste Ansicht, die Sie nach dem Einloggen sehen. Dort finden Sie eine große Suchfunktion, mit der Sie nach Dokumenten und Kontexten suchen können.

Das Dashboard zeigt Ihnen auch die zuletzt verwendeten Akten, Dokumente und Kontakte. Die Anzeige ist auf fünf Elemente pro Kategorie begrenzt.

Dokumente hochladen

Was kann hochgeladen werden?

Dateien jeglichen Dateityps können bis zu 1 TB hochgeladen werden. Die Upload-Geschwindigkeit hängt von der bestehenden Internetverbindung ab.

Upload-Bildschirm Dokumente können über den Upload-Bildschirm hochgeladen werden. Sie erreichen den Upload-Bildschirm über die Upload-Schaltfläche. Diese Schaltfläche befindet sich im Dashboard sowie in der Suche neben der Suchleiste. Wenn Sie bereits einen Kontext ausgewählt haben, befindet sich die Upload-Schaltfläche neben der Kontextanzeige.

Im Upload-Bildschirm erhalten Sie eine Vorschau des Dokuments und können Kontexte zuweisen. Eine Vorschau kann nur für PDF-Dateien und Office-Dateien erstellt werden.

Wenn Sie ein Dokument in einem Kontext hochladen, werden die bestehenden Kontextinformationen direkt dem neuen Dokument zugewiesen.

Versionierung

Beim Hochladen eines Dokuments können Sie auch eine Dokumentversion auswählen. Sie können zwischen einer Hauptversion (1.0, 2.0..) und einer Nebenversion (0.1, 0.2..) wählen. Ihre letzte Auswahl wird gespeichert und beim nächsten Upload erneut vorgeschlagen. Das Hochzählen erfolgt automatisch.

Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments hochladen, bleiben alle Kontexte erhalten. Es ist nicht möglich, einer einzelnen Version unterschiedliche kontextuelle Informationen zuzuordnen.

Verschlüsselung

Sie können Dokumente beim Hochladen auch verschlüsseln. Die Dokumente können dann von außen nicht mehr eingesehen werden.

Berechtigungen

Zusätzlich zu den im User Management zugewiesenen Grundberechtigungen können Sie Berechtigungen direkt an Kontexte und Dokumente vergeben. Das dreistufige Konzept umfasst Eigentümer (voller Zugriff), Mitwirkende (eingeschränktes Urheberrecht), Leser (nur Lesezugriff).

Rechtekonzept

In der DMS Cloud ist es möglich, Berechtigungen für Kontexte (Akten und Kontakte) sowie Dokumente zu vergeben. Diese können zusätzlich zu den Berechtigungen im User Management zugewiesen werden. Zugriffsrechte können auf einzelne Kontexte und Dokumente beschränkt werden. Nach der Erstellung eines Kontos hat ein Benutzer zunächst keine Berechtigungen für bestehende Kontexte oder Dokumente. Ein Benutzer erhält nur durch das Hochladen eines Dokuments oder das Erstellen eines Kontexts direkte Berechtigungen für diese eigenen Elemente. Der Zugriff auf bereits bestehende Dokumente und Kontexte muss von den jeweiligen Eigentümern zugewiesen werden. Der Eigentümer ist die höchste Berechtigungsstufe. Es wird zwischen drei Arten von Berechtigungen unterschieden:

Eigentümer

Der Eigentümer ist die höchste Berechtigungsstufe. Wenn ein Dokument von einer Person hochgeladen wird, ist diese Person automatisch der Eigentümer des Dokuments. Dies gilt auch für die Erstellung von Kontexten. Ein Eigentümer kann Berechtigungen ändern, Kontexte zuweisen, neue Versionen hochladen und Dokumente löschen. Nur Eigentümer und Mandantenadministratoren können Eigentumsrechte an weitere Benutzer vergeben. Diese Berechtigung entspricht dem vollen Zugriff.

Mitwirkende

Mitwirkende können Kontexte und Dokumente bearbeiten. Sie haben keine Berechtigungen, um Elemente zu ändern oder zu löschen.

Leser

Leser haben nur Leserechte. Das bedeutet, dass sie zwar ein Dokument oder einen Kontext sehen können, aber keine Änderungen oder Löschungen vornehmen können.

Vererbung von Berechtigungen

Berechtigungen können vererbt werden. Wenn ein Benutzer das Recht zur Teilnahme und zum Eigentum an einem Kontext hat, erhält er oder sie auch das Recht zur Teilnahme an allen diesem Kontext zugewiesenen Dokumenten. Wenn einem Dokument mehrere Kontexte mit unterschiedlichen Berechtigungen zugewiesen sind, gilt das höchste Recht.

Berechtigungen von Dokumenten und Kontexten müssen separat betrachtet werden. Wenn ein Benutzer keine Rechte an einem Dokument hat, kann dieser Kontext nicht zu einem Dokument hinzugefügt werden, selbst wenn der Benutzer das Dokument besitzt. Dasselbe gilt für die Anzeige von Kontexten. Das Recht, einen Kontext zu löschen, beinhaltet nicht das Recht, Dokumente zu löschen.

Dokumenthistorie

Sie können auf die Dokumenthistorie über den Detailbereich eines Dokuments zugreifen, indem Sie auf das Historien-Symbol klicken. Dort werden alle Änderungen am Dokument angezeigt.

Wo finde ich die Dokumenthistorie?

Die Dokumenthistorie befindet sich im Detailbereich eines geöffneten Dokuments. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü in der Dokumentenvorschau eines geöffneten Dokuments. Wählen Sie nun den Menüpunkt Details aus dem Dropdown-Menü. Dann öffnet sich der Dokumentenbereich. Dort können Sie die Dokumenthistorie öffnen, indem Sie auf das Historien-Symbol klicken.

Was wird in der Dokumenthistorie angezeigt?

Im Dokumentverlauf werden alle Änderungen am Dokument mit Datum und Autor der Änderung aufgezeichnet. Alle Änderungen sind kategorisiert und durch entsprechende Symbole grafisch hervorgehoben. Die letzte Änderung steht immer oben im Verlauf. Alle anderen Änderungen sind in absteigender Reihenfolge aufgelistet.

Eine alte Version im Dokumentverlauf öffnen

Versionen werden im Dokumentverlauf angezeigt. Klicken Sie auf eine ältere Version, um sie zu öffnen. Um den Kommentar zur Version anzuzeigen, erweitern Sie den entsprechenden Eintrag im Dokumentverlauf. Wenn sich der Dateiname beim Hochladen einer neuen Version geändert hat, wird dies ebenfalls protokolliert.

Löschen

Das Löschen eines Dokuments erfolgt in zwei Schritten. Zuerst wird ein Dokument vom Besitzer des Dokuments gelöscht. In einem zweiten Schritt kann der Benutzer das Dokument dauerhaft löschen. Dies kann im Papierkorb erfolgen.