Projekte

Ein Projekt ist die eigentliche "Abrechnungseinheit", in dem die einzelnen Tätigkeiten und das dadurch entstandene Honorar gespeichert werden. Meist entspricht ein Projekt einem Mandanten.

Jedem Projekt werden eine oder mehrere Winmacs-Akten zugeordnet. In jedem Fall muss eine Winmacs-Abrechnungsakte angegeben werden. Verwenden Sie als Abrechnungsakte entweder eine der zugeordneten Akten oder legen Sie in Winmacs eine eigene, neue Abrechnungsakte an. In dieser Abrechnungsakte werden Honorarrechnungen erstellt, Offene Posten und das Mandantenkonto verwaltet. Außerdem müssen Sie für jedes Projekt eine Winmacs-Adresse angeben, die als Rechnungsempfänger dient.

In der täglichen Arbeit werden im angelegten Projekt die Zeiten und Arten Ihrer Tätigkeiten erfasst.

Bearbeiten Sie die grundlegenden Daten für ein Projekt über das Hauptfenster-Menüband "Time" > Gruppe "Erfassung" > Button Projekt.

Das Projektfenster besteht aus den drei Registerkarten "Allgemein", zugeordnete "Akten" und "Memo"; letzere ist für Notizen und Hinweise zum Projekt.

Die Registerkarte "Allgemein"

Auf der Registerkarte "Allgemein" der Projektverwaltung treffen Sie die allgemeinen Einstellungen des Projekts:

Hinterlegen Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für das Projekt.

Die Standardeinstellung für die Check-Box Leistung abrechenbar ist "aktiviert".

Im Datenbankfeld Standard-Account wird der Anwalt zugeordnet, der bei der Neu-Erfassung von Zeit-Ereignissen/ Tätigkeiten automatisch vorgeschlagen werden soll.

Hinterlegen Sie in dem Datenbankfeld Winmacs-Adresse einen Empfänger für die Abrechnung.

Sie können nur eine bereits in Winmacs existierende Akte in das Datenbankfeld Abrechnungsakte. Über diese wird dann in Winmacs die Abrechnung erstellt.
Eine Abrechnungsakte pro Projekt erforderlich
Man kann nicht über eine Abrechnungsakte mehrere Projekte abrechnen. Jedes Projekt muss seine eigene Abrechnungsakte besitzen.

Geben Sie in das Datumsfeld Anlage am das Datum ein, an dem Sie das Projekt anlegen.

Der vereinb. Grundpreis €/ h ist der generelle Stundensatz, der grundsätzlich in diesem Projekt gilt. Bei jeder einzelnen zugeordneten Akte kann jedoch ein hiervon abweichender Stundensatz festgelegt werden. Außerdem lassen sich auch Tätigkeiten erfassen, denen ein spezieller Stundensatz zugeordnet wurde.

Wählen Sie bei Vorgabe Auflösung Messung eine Auflösungs-Option für die Zeiterfassung aus.

Tragen Sie ins Datumsfeld letzte Anpassung am das Datum der letzten Anpassung der Projekt-Daten, insbesondere des Grundpreises, ein.

Beträge unterhalb des Mindestbetrags Abrechnung werden erst in der folgenden Abrechnung berechnet.

Pauschale meint den pauschalen Betrag, der jeweils zur Rechnung hinzuaddiert wird.

Bestimmen Sie für diesen die Bezeichnung der Pauschale.

Hinterlegen Sie in den Feldern Kopie s/ w (abweichend) und Kopie Farbe (abweichend) ggf. Sondervereinbarungen zu Kopierkosten.

Tragen Sie bei Fahrtkosten/ km (abweichend) ggf. eine von den Grundeinstellungen abweichend vereinbarte Kilometergeld-Pauschale ein.

Bereich "Vorgabe Auflösung Messung"

Bestimmen Sie die Zeiteinheit, auf die bei Zeitmessungen aufgerundet werden soll.

Der Button Übersicht öffnet die Auswertung eines Projekts.

Die Registerkarte "Akten"

Über die Registerkarte "Akten" ordnen Sie nun dem Projekt alle betreffenden Akten zu. Das bedeutet: Alle Akten, die über dieses Projekt (Mandant) abgerechnet werden, fügen Sie hier mit dem Button Neu ein. Dabei kann hier auch abweichend zum Standardtarif für jede einzelne Akte ein anderer Stundensatz festgelegt werden.

Anlage eines Projekts für allgemeine Büro-Tätigkeiten
Wenn Sie einen umfassenden Überblick über Ihren Zeitaufwand erhalten möchten, sollten Sie auch ein Projekt für "Allgemeine Büro-Tätigkeit" anlegen. Erfassen Sie darin dann solche Tätigkeiten, die notwendig und sinnvoll sind, aber keinem eigentlichen, abrechnungsfähigen Projekt angehören.

Über den Button Druck erhalten Sie einen Ausdruck aller Akten, die dem Projekt zugeordnet wurden.