Nachfolgende allgemeine Erläuterungen gelten für alle Buchungsarten.
Tagesjournal
Alle Buchungsfenster zeigen in der oberen Fensterhälfte das Tagesjournal. So finden Sie – insbesondere nach Unterbrechungen – rasch die letzte ausgeführte Buchung.
Buchungstag
Beim Buchungsdatum handelt es sich um das aktuelle Tagesdatum. An
diesem Tag sitzen Sie an Ihrem Arbeitsplatz und führen die Buchungen
aus. Daher wird stets das aktuelle Systemdatum vorgeschlagen. Das
Buchungsdatum wird also immer nach dem Belegdatum liegen. Bestenfalls sind beide
identisch.
Abgesehen von den Eröffnungsbuchungen muss für jede
Buchung ein Belegdatum eingegeben werden.
Belegdatum
Beim Belegdatum handelt es sich um das Datum des Belegs, der gebucht
werden soll. Beim Buchen von Bankauszügen empfehlen wir aus
verschiedenen Gründen, das Datum des Kontoauszugs und nicht das
Wertstellungsdatum zu verwenden.
Da auf einem Kontoauszug meist
mehrere Buchungen enthalten sind, schlägt Winmacs beim Abbuchen stets
das zuletzt verwendete Belegdatum vor. Das vorgeschlagene Belegdatum
müssen Sie also nur dann manuell ändern, wenn Sie den nächsten
Kontoauszug buchen.
Diese Automatik beschleunigt die Erfassung.
Würden Sie das Wertstellungs-Datum buchen, hätten Sie nach fast jeder
Buchung das Belegdatum anzupassen.
Wir bitten Sie jedoch, sich
diesbezüglich an Ihren Steuerberater zu wenden, ob dieser mit dem
Vorschlag einverstanden ist.
Belegdatum wird automatisch
vervollständigt
Da sich Monat und Jahr zwingend aus
der Buchungsperiode ergeben, tippen Sie beim
Belegdatum einfach nur die Ziffern des Tages
ohne nachfolgenden Punkt ein. Den Rest ergänzt Winmacs automatisch.
Saldenkontrolle
Zu jedem angesprochenen Konten wird immer angezeigt, welchen Saldo es vor der Buchung ausweist ("Saldo alt") und welchen Saldo es nach der Buchung ausweisen wird. Dies dient vorrangig der Kontrolle für den Anwender. Er kann somit noch vor der Durchführung überprüfen, wie sich die Buchung auswirken wird. Bei Mandantenkonto-Buchungen werden die Salden differenziert nach Auslagen, Honorar und Fremdgeld dargestellt.
Eingabekontrolle
Während der Erfassung überprüft Winmacs permanent, ob alle erforderlichen Angaben vorhanden sind. Erst wenn dies der Fall ist, wird der Button Buchen freigegeben, mit dem Sie die Buchung durchführen.
Beschleunigung der Eingabe
Um die Erfassung der Buchung zu beschleunigen, wird innerhalb der Buchungsformulare etwas vom Windows-Standard abgewichen, was die Funktion von der Taste [Enter] betrifft: Normalerweise springen Sie mit der Taste [Tab] von einem Eingabefeld zum nächsten. In den Buchungsformularen können Sie jedoch zusätzlich mit der Taste [Enter] zum nächsten Feld springen. Diese Möglichkeit kann ganz erheblich zur Beschleunigung des Buchens beitragen, da Sie dann ausschließlich mit dem Nummernblock rechts der Tastatur arbeiten. Dieser verfügt über eine zweite Taste [Enter]. Aber:
Enter-Taste löst Buchung
automatisch aus
Sobald der Button
Buchen aktiv ist, schickt das Drücken von der Taste
[Enter] die Buchung ab, da dann dieser Button fokussiert ist.
Sie sollten also zumindest anfänglich sehr behutsam mit dieser
Sonderfunktion umgehen!
Achten Sie darauf, zuvor den Nummernblock auf der Tastatur zu aktivieren. Meist geschieht dies über die Taste [Num] und oft leuchtet dann über dem Nummernblock ein Lämpchen auf.
Wenn Sie sich die Nutzung des Nummernblocks angewöhnen, können Sie alle Eingaben mit der rechten Hand am Nummernblock vornehmen und weiterschalten; lediglich der Buchungstext wird anders eingegeben. So bleibt die linke Hand zum Blättern frei.
Numerische Textschlüssel für
Buchungstexte
Wenn Sie ein gutes Nummerngedächtnis
haben, dann könnten Sie die Textschlüssel für die Buchungstexte auch
numerisch gestalten. Statt "ZGE" definieren Sie "10" für "Zahlung des
Gegners" und statt "ZMA" die Nummernfolge "00" für "Zahlung des
Mandanten" – damit wäre die reine numerische und damit tatsächlich
einhändige Erfassung zu realisieren. Es ist auch möglich, dies zumindest
für die am häufigsten benötigten Textschlüssel zu tun.
Verknüpfung mit