Löschen von Winmacs-Altakten

Über Winmacs kann man Altakten und die dazu gehörigen WM-Doku-Dokumente löschen, um der ab 25.5.2018 gültigen Datenschutzgrundverordnung zu genügen.

Vorbemerkungen

• Wenn Sie Altakten löschen, hat dies keine Auswirkung auf Ihre Buchhaltung.

• Einmal gelöschte Altakten sind unwiderruflich gelöscht. Sie landen in keinem Papierkorb. Nehmen Sie aus diesem Grund die Warnhinweise im Programm und die nachfolgenden Anweisungen ernst. Es gilt: Erst denken, dann löschen!

• Vor dem Löschen der Altakten ist eine Datensicherung vorzunehmen. Sollten Sie versehentlich zu viel löschen, können die Akten nur noch aus einem Backup wieder bezogen werden.

Hinweis: Der Gesetzgeber verlangt nicht, dass Sie Altakten in Ihren sämtlichen Backups vernichten. Denn diese sind nur einer äußerst überschaubaren Personengruppe zugänglich.

Voraussetzungen

• Bei Ihnen muss die Programmversion Winmacs 7.2.1.0 und falls vorhanden WM Doku 7.2.1.1 installiert sein.

• In RAG User muss demjenigen Benutzer, der die Altakten löschen soll, das entsprechende Recht eingeräumt worden sein.

• Das Löschen der Altakten darf nicht im laufenden Betrieb und nur von einer Person vorgenommen werden. Standardmäßig hat der Benutzer SYS das Recht, Altakten zu löschen.

• Sofern Sie unser WM-Notar-Modul verwenden, führen Sie die Löschaktion an einem Notariatsarbeitsplatz aus. Der Hersteller kann sonst keine Garantie übernehmen, dass alle Altakten auch wirklich gelöscht werden.

Einstellung von RAG User

Öffnen Sie RAG User und folgen dem Pfad: Menüband "Start" > Gruppe "Benutzer" > Button Benutzer > Registerkarte "Rechte".

Unter Suchbegriff stellen Sie den Benutzer ein, den Sie für das Altaktenlöschen berechtigen wollen.

Wählen Sie das Produkt "WinMACS" aus.

Nun sieht das Fenster folgendermaßen aus.

Scrollen Sie in der Liste der "Verfügbaren Rechte" rechts in den Bereich "Sicherheit". Dort befindet sich das Recht "Löschrechte für Altakten". Markieren Sie dieses mit einem Maus­klick.

Mit dem grünen Button (Linkspfeil) befördern Sie dieses Recht in die Liste der "Zugeteilten Rechte" links – oder: Sie machen einen Doppelklick auf das markierte Löschrecht.

Mit Button EXIT öffnen Sie den Speichern-Dialog, den Sie mit Button Ja bestätigen. RAG User kann nun geschlossen werden.

Die neuen Funktionen in Winmacs

Zum Anzeigen und Löschen von Altakten öffnen Sie Winmacs. Folgen Sie dem Pfad: Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Altdaten" > Button Altakten löschen.

In dem Fenster "Altaktenbestand löschen" sind zunächst keine Altakten gelistet.

1) Filtern von Altakten

Im Bereich "Auswahloptionen" sind Filtereinstellungen für die Durchsuchung Ihres Aktenbestands vor­zu­neh­men.

Das Ablagedatum vor dem ist standardmäßig auf den "01.01.2012" eingestellt

Die Check-Box zusätzlich alle Akten mit dem Status "löschen" (unabhängig vom Ab­la­ge­da­tum) ermöglicht es Ihnen, beim Löschen auch gleich Akten mit einem jün­ge­rem Ab­la­ge­da­tum (als oben angegeben) zu löschen, wenn diese den Akten-Status "löschen" haben.

Wenn Sie den Button Auswahl aktualisieren betätigen, wird im Fenster eine Liste von Altakten angezeigt, die Ihren Filterkriterien entsprechen.

Prüfen Sie die angezeigten Listeneinträge, ehe Sie die Löschautomatik starten.

2) Löschen von Altakten

Im Bereich "Löschoptionen" sind standardmäßig alle Check-Boxen beim Öffnen des Fensters aktiviert.

Wenn Sie die Löschoption auch WM-Doku-Dokumente, die nur den gelöschten Akten zugeordnet sind deaktivieren, bleiben die Dokumente mit den personenbezogenen Daten erhalten. Sie können nachträglich nicht mehr nach diesen Dokumenten im Bereich "Auswahloptionen" filtern.

Wenn Sie die Liste der Altakten durchgehen, können Sie ggf. die Akten vor dem Löschen per Doppelklick noch einmal aufrufen und betrachten. Sofern eine Akte zur Überprüfung geöffnet wurde, ist es zwingend notwendig, diese vor Beginn der Löschaktion wieder zu schließen.

Nach dem Filtern sind standardmäßig alle Akten zum Löschen ausgewählt. Alle markierten Akten werden nach dem Löschen unwiderruflich entfernt. Wird eine Check-Box de­ak­ti­viert, wird die daneben gelistete Akte nicht gelöscht. Alle Markierungen werden entfernt, wenn Sie die Check-Box auf der Höhe der Spalten-Überschriften von der Tabelle de­ak­ti­vie­ren.

Nach erfolgter Überprüfung betätigen Sie den Button Start rechts unterhalb der Alt­ak­ten­lis­te.

Nun folgen einige Sicherheitsabfragen:

1) Haben Sie eine Datensicherung durchgeführt, klicken Sie auf den Button Ja.

2) Der Löschvorgang muss bestätigt werden.

Im Fenster "Altaktenbestand löschen" wird links des Buttons Start der Lösch­fort­schritt als Balken angezeigt.

Nachfolgenden Hinweis erhalten Sie nur, wenn Sie das Modul WM Doku im Einsatz haben.

3) In der Regel werden Dokumente in WM Doku gefunden. WM Doku darf nicht ge­schlos­sen werden, ehe diese Dokumente für die Akten gelöscht worden sind.

Das erfolgreiche Löschen der Dokumente wird Ihnen von WM Doku angezeigt, inklusive der Stückzahl.

4) Üblicherweise sind Adressen mit den Akten verbunden.

Wenn Sie dies mit dem Button Ja bestätigen, sind zwei Fälle möglich:

a) Es gibt nur Adressen, die an keinen weiteren Akten beteiligt sind.

Wenn Sie auf den Button Start drücken, löschen Sie die Adresse(n).

b) Adressen, die auch anderen Winmacs-Akten zugeordnet sind, werden nicht gelöscht

Bestätigen Sie dies mit dem Button OK und schließen das Fenster "Altadressbestand löschen".

Sind alle Altakten gelöscht, zeigt Ihnen Winmacs die Anzahl der gelöschten Akten und die übermittelten Löschaufträge an WM Doku an.

Auch im Fenster "Altaktenbestand löschen" wird die Anzahl der gelöschten Akten angezeigt. Das Fenster bleibt nach Abschluss des Löschvorgangs geöffnet, damit Sie die von der Löschautomatik ausgenommenen Akten zur Überprüfung öffnen können.

Hinweis: Adressen, die ggf. auch an Insomacs-Akten beteiligt sind, werden nicht gelöscht.