Um die Verbindung zwischen Insomacs und Word einzurichten, sind einige Kenntnisse in Word erforderlich.
Bei der Installation wird im Verzeichnis \RummelAG\public\InsoMACS\VORLAGEN die Dokumentvorlage rummelag.dotm hinterlegt, die über die Datei rummelag.ini im gleichen Verzeichnis gesteuert wird. Diese Dokumentvorlage enthält zwei Word-Makros:
- "InsoMACS" erzeugt den Button InsoMACS in Word. Diese übernimmt das Speichern und Schließen des Dokuments und den Rücksprung zu Insomacs.
- "Kopfein" übernimmt die Aufbereitung des von Insomacs übergebenen Dokuments, d. h. es fügt die Seitennummern und den Briefkopf ein, übernimmt die Schachtsteuerung usw.
Hinweis: Wenn
Sie beim Erzeugen eines Textes eine "Sicherheitswarnung" von Word
erhalten, klicken Sie dort auf den Button Makros
aktivieren.
Wenn dies nicht möglich ist, weil der Button
ausgegraut ist, oder wenn Sie zukünftig diese Abfrage umgehen wollen,
müssen Sie die Makro-Sicherheitsstufe herabsetzen:
Öffnen Sie dazu
Word neu, falls es noch nicht geöffnet ist, und rufen Sie über das
Menüband "Datei" > "Optionen" > "Trust Center" > Button
Einstellungen für das Trust Center auf. Setzen Sie die
Sicherheitsstufe schrittweise herunter und versuchen Sie, ob es besser
klappt. Achten Sie zudem auf einen aktuellen Virenscanner, um das
Sicherheitsrisiko zu minimieren.
Übersicht
Änderung der Dokumentvorlage
Um die Dokumentvorlage für die Dokumenterstellung mit Word anzupassen, nehmen Sie die Änderungen an der Datei rummelag.ini vor. Sie befindet sich im Verzeichnis \Rummel\public\InsoMACS\VORLAGEN. Öffnen Sie diese Datei durch einen Doppelklick auf Ihren Dateinamen.
Die Inhalte der rummelag.ini erschließen sich aufgrund der Kommentierungen weitgehend von selbst.
Sie müssen einmalig zu Beginn zumindest kontrollieren, ob das Briefkopf-Verzeichnis korrekt eingetragen ist. Das ist der Ordner, in dem sich die Datei BRKopf1.doc etc. befindet. Achten Sie dabei auf den abschließenden Backslash. Im folgenden Beispiel ist die Angabe rot dargestellt:
[Briefkopf]
' zentrale Angabe des Verzeichnisses für die
Briefköpfe
' Backslash am Ende muss angegeben werden.
' Falls
das Verzeichnis leer bleibt, muss es bei jeder Dateiangabe
' für
Briefköpfe angegeben werden!
BriefkopfVerzeichnis=R:\public\InsoMACS\briefkpf\
Kontrollieren Sie auch den nachfolgenden Inhalt der Datei und nehmen Sie, wo nötig, Anpassungen vor.
Briefkopf
Der Briefkopf wird separat als eigenes Word-Dokument im doc-Format gespeichert. Beim Erzeugen eines neuen Dokuments wird der Briefkopf als Kopftext über dieses neue Dokument gelegt.
Beachten Sie bei der Erstellung von Briefkopf-Dokumenten
folgendes:
Sie sollten für die einzelnen Elemente des Briefkopfes
Textfelder verwenden, die an den Seitenrändern
verankert werden. Nur dadurch ist sichergestellt, dass der
Briefkopf gleichbleibendes Aussehen hat und keine Verschiebungen den
Text stören. Den Text selbst sollten Sie unter Verwendung der
Formatvorlage "Briefkopf" schreiben (legen Sie ggf. eine solche
Formatvorlage mit der gewünschten Schriftart an), um Probleme bei der
Verwendung verschiedener Schriftarten innerhalb des fertigen Dokuments
zu verhindern.
Zu jedem Insomacs-Briefkopf gehören zwei Word-Dokumente: Das erste Dokument enthält den Briefkopf für die erste Seite (also z. B. mit Logo und Anschrift); das zweite Dokument enthält den Briefkopf für die zweite und die Folgeseiten (also z. B. nur ein verkleinertes Logo und die Seitenzahl). Wollen Sie auf den Folgeseiten kein Logo, dann legen Sie ein leeres Word-Dokument an und verfahren Sie wie beschrieben.
Die erzeugten und abgespeicherten Briefkopf-Dokumente werden über die oben genannte Datei rummelag.ini eingebunden:
Der Dokumentname für den Standard-Briefkopf, Seite 1, wird in der Zeile erste Seite=, angegeben. Der Dokumentname für die Briefkopf-Standard-Folgeseiten wird in die Zeile andere Seiten= eingefügt.
Sie können auch mehrere, alternative Briefköpfe verwenden (maximal 26; jeweils mit erster und Folge-Seiten). Aufgerufen werden Sie dann im fertig erzeugten Dokument direkt in Word über "Briefkopf" > "weitere".
Hinweis: In älteren Version von Word kann das Menüband auch "Add-Ins" heißen. In Versionen vor Word 2007 erscheinen die Buttons direkt in der Symbolleiste des Word-Hauptfensters.
Um mehrere Briefköpfe verwenden zu können, muss in der Datei rummelag.ini die Zeile ZeigeBriefkopfButtons=0 dann statt der "0" die Anzahl der verschiedenen Briefköpfe enthalten.
Für den ersten alternativen Briefkopf (also den insgesamt zweiten) schreiben Sie hinter Briefkopf1= den Begriff, der unter Word, den Button weitere, den ersten alternativen Briefkopf beschreibt (zum Beispiel: "Briefkopf RA Müller").
Hinter Kopfdatei1_Seite1= steht der Dateiname für den Briefkopf für Seite 1, hinter Kopfdatei1_Seite2= der Dateiname für den Briefkopf der Folgeseiten.
Für weitere alternative Briefköpfe verfahren Sie in den folgenden Zeilen ebenso (nachdem Sie jeweils die Zahl nach Kopfdatei_Seite... angepasst haben).
Falls Sie generell keinen aufgedruckten Briefkopf benötigen – etwa bei von einer Druckerei vorbedrucktem Briefpapier, dann ändern Sie die Briefkopfdokumente folgendermaßen ab: Geben Sie vor jede Zeile ein Hochkomma ' ein, sofern dort noch keines vorhanden ist – dadurch werden die dort stehenden Anweisungen auskommentiert, also nicht ausgeführt. Speichern Sie das Dokument wieder ab.
Wenn Sie nur im Einzelfall ein Dokument ohne Briefkopf ausdrucken wollen, wählen Sie unter Word nach Betätigung des Button Briefkopf den Eintrag Entfernen aus – fertig.
Ansprechen der Druckerschächte
Falls Sie vorbedrucktes Briefpapier verwenden und dieses über einen Druckerschacht in den Drucker einziehen, das weiße Blanko-Papier für die Folgeseiten aus einem anderen Druckerschacht, dann müssen Sie in der rummelag.ini (ebenfalls im Verzeichnis \RummelAG\public\InsoMACS\VORLAGEN) in folgendem Abschnitt die Schächte richtig ansprechen:
[Word Druckerschacht]
'Falls bedrucktes Papier verwendet wird,
muss die Steuerung der Schachtwechsel
'hier definiert werden. 0 ist
Voreinstellung (für alle Benutzer)
'lokale Einstellung über
insomacs.ini
erste Seite=0
andere Seiten=0
Tipp: Da jeder Drucker hier unterschiedliche Eintragungen erfordert, sollten Sie ein Testmakro aufzeichnen und dabei den Schachtwechsel vornehmen, so wie er später erfolgen soll (unter Word XP oder früher über das Menü "Extras" > "Makro" > "Aufzeichnen" und dann den Schachtwechsel über "Datei" > "Seite einrichten" vornehmen). Wenn Sie dann dieses "Testmakro" aufrufen, sehen Sie, welche Einträge vorgenommen wurden, und können diese übernehmen!
Word-Dokument einer Akte zuordnen
Um das Word-Dokument, das Sie gerade bearbeiten, einer Winmacs-Akte zuzuordnen (so dass es dort in der Historie erscheint), klicken Sie auf den Word-Menüband "Rummel Software GmbH" > Gruppe "InsoMACS" > auf den Button Akte. Daraufhin wird zu Insomacs gewechselt und dort das Akten-Suchfenster angezeigt. Wählen Sie die zugehörige Akte aus.
Verknüpfung mit