Die DATEV-Schnittstelle von Winmacs

Was ist die DATEV-Schnittstelle?

Über den DATEV-Export können Sie Ihre Winmacs-Buchhaltungsdaten im DATEV-Format exportieren. Das DATEV-Format besitzt gegenüber dem Standard-XML-Export von Winmacs den Vorteil, dass z. B. Ihr Steuerberater besser damit umgehen und Ihre Daten leichter weiterverarbeiten kann.

Voraussetzungen

Um die DATEV-Schnittstelle innerhalb von Winmacs nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Kanzleisoftware Winmacs (bereits installiert) in Version 4.8.4 oder höher
• zusätzliche Lizenz von Septeo
• Setup-Programm mit dem Namen SetUp_DATEV_Client.exe oder ähnlich

Installation und Einrichtung

So gehen Sie vor, um die DATEV-Schnittstelle in Winmacs in Betrieb zu nehmen:

• Spielen Sie die Zusatz-Lizenz ein. Gehen Sie dazu so vor:
  
  1. Öffnen Sie auf dem Server die Benutzerverwaltung RAG User und melden Sie sich unter dem Benutzerkürzel SYS an.
  2. Klicken Sie auf den Button Lizenzen (im Hauptfenster-Menüband "Start").
  3. Geben Sie in dem Eingabefeld Lizenzdatei den Pfad und Dateinamen zur erhaltenen Lizenzdatei ein.
  4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Button OK und schließen Sie die Benutzerverwaltung.
  
  

• Installation auf den Winmacs-Arbeitsplätzen
  
  Auf jedem Winmacs-Arbeitsplatz, von dem später der DATEV-Export genutzt werden soll, muss das entsprechende Setup-Programm SetUp_DATEV_Client.exe ausgeführt werden. Dadurch wird die Schnittstelle auch für diesen Arbeitsplatz aktiviert. Führen Sie die Installation mit Windows-Administrator-Rechten durch.
  
  Hinweis: Dadurch werden automatisch die Einstellungen vorgenommen, die Sie dann im Winmacs-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" vorfinden. Dort können Sie die DATEV-Schnittstelle für den Arbeitsplatz auch wieder deaktivieren.

• Winmacs-Buchhaltungsparameter anpassen
  Tragen Sie einmalig in den Winmacs-Buchhaltungsparametern die Einstellungen für den DATEV-Export ein. Öffnen Sie dazu zunächst das Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "DATEV".
  
  Tragen Sie dort in den oberen Bereichen des Fensters die Angaben ein, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben (diese Angaben werden dann später in das Fens­ter des DATEV-Exports übernommen):
  
  
  
  In Ausgabeverzeichnis tragen Sie einen beliebigen Ordner ein.
  Dieser wird später als Speicherort vorgeschlagen, wenn Sie einen DATEV-Export durchführen.
  
  Im untersten Bereich "DATEV-Kontonummern" sollten folgende Einträge stehen:
  

  • Sachkontenlänge: "4"
    
  • Fremdgeldkonten: "1592"
    
  • Steuerfreie Auslagen: "1591"
    
  • Erlöse Honorar: "8000"
    

• Kontenrahmen anpassen
  
  Achten Sie darauf, dass im Kontenrahmen den einzelnen Konten die zutreffende DATEV-Kontonummer zugewiesen ist. Öffnen Sie dazu den Kontorahmen über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kontenrahmen, bearbeiten Sie das jeweilige Konto und korrigieren Sie ggf. die Eingabe in der jeweiligen Zeile DATEV-Kto.:

  • bei MwSt.-Konten (1501, 1502, 1503, 1505): auf das DATEV-Konto 1770
  • bei VSt.-Konten (1511, 1512, 1513, 1515): auf das DATEV-Konto 1570
  • allen Durchgangskonten (z. B. Konto 5000 (Sachkontoumbuchung), 6000 (Aktenkontoumbuchung) und 9990 (unklare Zahlungsvorgänge)) sollten DATEV-Konten im 1590er-Bereich zugewiesen werden (bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steu­er­be­ra­ter)

Um einen DATEV-Export durchzuführen, gehen Sie so vor:

• Öffnen Sie das Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Sonstiges" > Button DATEV-Export:
  
  

• Kontrollieren Sie die Voreinstellungen und ergänzen Sie die restlichen Felder (Datenträgerbezeichnung und DATEV-Passwort).

• Starten Sie dann den Export mit dem Button Export. In der unteren Fensterhälfte wird daraufhin das Export-Protokoll angezeigt.

• Die exportierten Daten befinden sich im eingestellten Ausgabeverzeichnis.

Hinweis: Nähere Angaben erhalten Sie auch im Winmacs-Handbuch.