Um die Verbindung zwischen Winmacs und Word einzurichten, sind einige Kenntnisse in Word erforderlich.
Bei der Installation wird im Verzeichnis \RummelAG\public\WinMACS\VORLAGEN die Dokumentvorlage rummelag.dotm hinterlegt, die über die Datei rummelag.ini im gleichen Verzeichnis gesteuert wird.
Diese Dokumentvorlage enthält zwei Word-Makros:
"WinMACS" erzeugt den Button WinMACS in Word. Diese übernimmt das Speichern und Schließen des Dokuments und den Rücksprung zu Winmacs.
"Kopfein" übernimmt die Aufbereitung des von Winmacs übergebenen Dokuments, d. h. es fügt die Seitennummern und den Briefkopf ein, übernimmt die Schachtsteuerung usw.
Makrosicherheitsstufe in Word
anpassen
Wenn Sie beim Erzeugen eines Textes eine
Sicherheitswarnung von Word erhalten, klicken Sie dort auf den
Button Makros aktivieren.
Wenn dies nicht möglich
ist, weil der Button ausgegraut ist, oder wenn Sie zukünftig diese
Abfrage umgehen wollen, müssen Sie die Makro-Sicherheitsstufe
herabsetzen:
Öffnen Sie dazu Word neu, falls es noch nicht geöffnet
ist, und rufen Sie über das Menüband "Datei" >
"Optionen" > "Trust Center" >
Button Einstellungen für das Trust Center auf. Setzen
Sie die Sicherheitsstufe schrittweise herunter und versuchen Sie, ob es
besser klappt. Achten Sie zudem auf einen aktuellen Virenscanner, um das
Sicherheitsrisiko zu minimieren.
Übersicht
Ändern der Dokumentvorlage
Um die Dokumentvorlage für die Dokumenterstellung mit Word anzupassen, nehmen Sie die Änderungen an der Datei rummelag.ini vor. Sie befindet sich im Verzeichnis \RummelAG\public\WinMACS\VORLAGEN. Öffnen Sie diese Datei durch einen Doppelklick auf Ihren Dateinamen.
Die Inhalte der rummelag.ini erschließen sich aufgrund der Kommentierungen weitgehend von selbst.
Sie müssen einmalig zu Beginn zumindest kontrollieren, ob das Briefkopf-Verzeichnis korrekt eingetragen ist. Das ist der Ordner, in dem sich die Datei BRKopf1.doc etc. befindet. Achten Sie dabei auf den abschließenden Backslash. Im folgenden Beispiel ist die Angabe rot dargestellt:
[Briefkopf]
' zentrale Angabe des Verzeichnisses für die
Briefköpfe
' Backslash am Ende muss angegeben werden.
' Falls
das Verzeichnis leer bleibt, muss es bei jeder Dateiangabe
' für
Briefköpfe angegeben werden!
BriefkopfVerzeichnis=R:\public\winmacs\briefkpf\
Kontrollieren Sie auch den nachfolgenden Inhalt der Datei und nehmen Sie, wo nötig, Anpassungen vor.
Der Briefkopf
Der Briefkopf wird separat als eigenes Word-Dokument im docx-Format gespeichert. Beim Erzeugen eines neuen Dokuments wird der Briefkopf als Kopftext über dieses neue Dokument gelegt.
Beachten Sie bei der Erstellung von Briefkopf-Dokumenten folgendes:
Sie sollten für die einzelnen Elemente des Briefkopfes Textfelder verwenden, die an den Seitenrändern verankert werden. Nur dadurch ist sichergestellt, dass der Briefkopf ein gleichbleibendes Aussehen hat und keine Verschiebungen den Text stören. Den Text selbst sollten Sie unter Verwendung der Formatvorlage "Briefkopf" schreiben, um Probleme bei der Verwendung verschiedener Schriftarten innerhalb des fertigen Dokuments zu verhindern. Legen Sie dazu ggf. eine solche Formatvorlage mit der gewünschten Schriftart an
Zu jedem Winmacs-Briefkopf gehören zwei Word-Dokumente: Das erste Dokument enthält den Briefkopf für die erste Seite, z. B. mit Logo und Anschrift; das zweite Dokument enthält den Briefkopf für die zweite und die Folgeseiten, z. B. nur ein verkleinertes Logo und die Seitenzahl. Wollen Sie auf den Folgeseiten kein Logo, dann legen Sie ein leeres Word-Dokument an und verfahren Sie wie beschrieben.
Die erzeugten und abgespeicherten Briefkopf-Dokumente werden über die oben genannte Datei rummelag.ini eingebunden:
Der Dokumentname für den Standard-Briefkopf, Seite 1, wird in der Zeile erste Seite=, angegeben. Der Dokumentname für die Briefkopf-Standard-Folgeseiten wird in die Zeile andere Seiten= eingefügt.
Sie können auch mehrere, alternative Briefköpfe verwenden. Es sind maximal 26 möglich, jeweils mit erster und Folge-Seiten. Aufgerufen werden Sie dann im fertig erzeugten Dokument direkt im Word-Menüband "Rummel Software GmbH" > Gruppe "Briefköpfe" mit Drop-down-Menü unter dem Button Vorlagen.
Um mehrere Briefköpfe verwenden zu können, muss in der Datei rummelag.ini die Zeile ZeigeBriefkopfButtons=0 dann statt der "0" die Anzahl der verschiedenen Briefköpfe enthalten.
Für den ersten alternativen Briefkopf, also den insgesamt zweiten, schreiben Sie hinter Briefkopf1= den Begriff, der unter Word, Button weitere, den ersten alternativen Briefkopf beschreibt, z. B.: "Briefkopf RA Müller".
Hinter Kopfdatei1_Seite1= steht der Dateiname für den Briefkopf für Seite 1, hinter Kopfdatei1_Seite2= der Dateiname für den Briefkopf der Folgeseiten.
Für weitere alternative Briefköpfe verfahren Sie in den folgenden Zeilen ebenso, nachdem Sie jeweils die Zahl nach Kopfdatei_Seite... angepasst haben.
Falls Sie generell keinen aufgedruckten Briefkopf benötigen, z. B. bei vorbedrucktem Briefpapier von einer Druckerei, passen Sie die Briefkopfdokumente wie folgt an: Geben Sie vor jede Zeile ein Hochkomma ' ein, sofern dort noch keines vorhanden ist. Dadurch werden die dort stehenden Anweisungen auskommentiert, mit anderen Worten nicht ausgeführt. Speichern Sie das Dokument wieder ab.
Wenn Sie nur im Einzelfall ein Dokument ohne Briefkopf ausdrucken wollen, wählen Sie unter Word im Drop-down-Menü vom Button Vorlagen die Option "Entfernen" aus – fertig.
Sache und Aktenzeichen auf jeder Seite eines Schriftsatzes
Die Winmacs-Registernummer, -Sache und/ oder das Gerichtsaktenzeichen kann auf jeder Seite eines Schriftsatzes ausgegeben werden, und zwar in der Kopf- oder Fußzeile des Word-Dokuments. Da die üblichen Winmacs-Platzhalter in diesen beiden Bereichen nicht funktionieren, können diese drei Angaben als Word-Feldfunktionen angesprochen und ausgegeben werden. Dazu muss in das Word-Dokument ein Feld eingefügt werden mit dem Feldnamen DocVariable und dem Wert Akte_RegNr, Akte_Sache oder Akte_GerichtAZ.
Beispiel: {DOCVARIABLE Akte_RegNr}
Ansprechen der Druckerschächte
Falls Sie vorbedrucktes Briefpapier verwenden und dieses über einen Druckerschacht in den Drucker einziehen, das weiße Blanko-Papier für die Folgeseiten aus einem anderen Druckerschacht, dann müssen Sie in der rummelag.ini (ebenfalls im Verzeichnis \RummelAG\public\WinMACS\VORLAGEN) in folgendem Abschnitt die Schächte richtig ansprechen:
[Word Druckerschacht]
'Falls bedrucktes Papier verwendet wird,
muss die Steuerung der Schachtwechsel
'hier definiert werden. 0 ist
Voreinstellung (für alle Benutzer)
'lokale Einstellung über
winmacs.ini
erste Seite=0
andere Seiten=0
Erstellung eines
Testmakros
Da jeder Drucker hier unterschiedliche
Eintragungen erfordert, sollten Sie ein Testmakro aufzeichnen und dabei
den Schachtwechsel vornehmen, so wie er später erfolgen soll. Wenn Sie
dann dieses "Testmakro" aufrufen, sehen Sie, welche Einträge vorgenommen
wurden und können diese übernehmen!
Word-Dokument einer Akte zuordnen
Wenn Sie das Word-Dokument, das Sie gerade bearbeiten, einer Winmacs-Akte zuordnen möchten, klicken Sie im Word-Menüband "Rummel Software GmbH" > Gruppe "WinMACS" > auf den Button Akte. Daraufhin wird zu Winmacs gewechselt und dort das Akten-Suchfenster angezeigt. Wählen Sie die zugehörige Akte aus.
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