Das Import-Fenster

Die Oberfläche des Import-Fensters reagiert interaktiv auf die E-Mails, die importiert werden sollen – und Ihre Bedienung.
Wenn sich das Import-Fenster für E-Mails mit PDF-Anhängen öffnet, wird ermittelt, ob diese über einen Passwortschutz verfügen. Während des Prüfvorgangs erscheinen Fragezeichen-Icons neben den Dokumenten und ein Fortschritts-Balken wird angezeigt.
Nachfolgend ist das Import-Fenster für eine E-Mail mit vier Anhängen zu sehen, in der WM Smartmail keine verwertbare Daten für eine Aktenzuordnung gefunden hat. Ein Sonderfall!

Wenn keine Vorschläge zur Aktenzuordnung von WM Smartmail gemacht werden können, wird ein gelb hinterlegter Hinweis über der Buttonleiste am unteren Fensterrand angezeigt: "Es wurden keine Aktenvorschläge für die ausgewählte E-Mail gefunden". Verwenden Sie dann die Suchmaske.

Normalerweise schlägt WM Smartmail eine oder mehrere Akten zur Zuordnung der E-Mail vor. WM Smartmail erkennt nicht korrekt getrennte Aktenzeichen und korrigiert diese bei der Suche automatisch. Auch externe Aktenzeichen werden als Suchkriterium verarbeitet.

Damit E-Mails nicht aus Versehen mehrfach an die Fachanwendungen bzw. WM Doku übergeben werden, zeigt WM Smartmail im Import-Fenster vor dem Betreff einer bereits importierten E-Mail einen blauen Haken an.

Wenn Sie den blauen Haken mit der Maus berühren, blendet WM Smartmail einen Hinweis ein, wo die E-Mail bereits abgelegt worden ist. Das können eine oder mehrere Akten unterschiedlicher Fachanwendungen sein und/ oder WM Doku mit/ ohne Aktenzuordnung.

Das mehrfache Importieren von E-Mails oder ihren Bestandteilen ist möglich.

Linke Fensterhälfte

Bereich "E-Mails"

In diesem Bereich werden E-Mail-Anschreiben angezeigt, sofern vorhanden, auch Anhänge und eingebettete Dateien der E-Mails.
Anhänge und eingebettete Dateien werden in einem Art Strukturbaum präsentiert und lassen sich über die verschiedenen Pfeil-Buttons ein- und ausklappen.

E-Mail-Anschreiben

• Hier werden die für den Import ausgewählten E-Mails samt ihrer Anhänge angezeigt.
• Die Bezeichnung der E-Mail-Nachricht wird aus dem Betreff der E-Mail generiert. Eine Änderung ist mit dem Button (Stift) möglich. Es öffnet sich das Fenster "WM Smartmail – Anhang bearbeiten".
• Die Check-Boxen vor den Bezeichnungen dienen der An- und Abwahl für den Import.
• Das E-Mail-Anschreiben ist automatisch für den Import markiert. Die Check-Box lässt sich natürlich deaktivieren.

Anhänge

• Als Bezeichnung der E-Mail-Anhänge werden die Datei-Namen mit den Endungen der Datei-Typen angezeigt.
• Die Bezeichnungen der Anhänge können geändert werden. Klicken Sie dazu jeweils auf den Button (Stift). Es öffnet sich das "WM Smartmail – Anhang bearbeiten".
• Die Check-Boxen vor den Anhängen sind automatisch aktiviert. Natürlich können sie einzeln deaktiviert werden.
• Öffnen Sie die Anhänge ggf. mit einem Doppelklick.

Eingebettete Dateien

• Die Bezeichnung der eingebetteten Dateien können geändert werden, genauso wie die der Anhänge (s. o.).
• Eingebettete Dateien sind standardmäßig nicht für den Import vorgesehen, können aber "mitgenommen" werden.
• Die Bezeichnungen der Anhänge können geändert werden. Klicken Sie dazu jeweils auf den Button (Stift). Es öffnet sich das "WM Smartmail – Anhang bearbeiten".

Bereich "Vorschau E-Mail"

Im Bereich "E-Mails" muss ein E-Mail-Anschreiben markiert sein, damit der Bereich "Vorschau E-Mail" angezeigt wird. Dies ist standardmäßig der Fall, wenn Sie das Import-Fenster gerade aufgerufen haben (siehe erste Abbildung im Kapitel Import-Fenster).

Hier werden der Betreff, der Empfänger und der Absender angezeigt.

Bereich "Vorschau Anhang"

Im Bereich "E-Mails" muss ein Anhang oder eine eingebettete Datei markiert sein, damit die Vorschau eingeblendet wird.
Ist ein Anhang markiert, sehen Sie das Icon für den Datei-Typ.
Ist eine eingebettete Datei (i. d. R. eine Bilddatei) markiert, bekommen Sie diese als Bild angezeigt.

Rechte Fensterhälfte

Bereich "Ausgewählte Akten"

Hier werden die Akten angezeigt, die im Bereich "Vorschläge" bzw. "Suchergebnisse" (s. u.) automatisch oder manuell durch Check-Box-Aktivierung für den Import markiert worden sind. E-Mails können mehreren Akten zugeordnet werden.

Bereich "Akten suchen"

Geben Sie in das Feld Suche Ihre Suchanfrage (von mindestens 3 Zeichen Länge) ein, wenn kein passender Vorschlag zu einer Aktenzuordnung unterbreitet wird – oder überhaupt keiner präsentiert werden kann. Die Suche wird mit der Taste [Enter] angestoßen.

Tipp:
Es kann nicht nur nach Akten-Registernummer und Sache, sondern nach nahezu Allem gesucht werden. Die Suche wertet um die 30 verschiedene Datenbankfelder im Zusammenhang mit Akten aus.

Falls Ihnen die Suche zu lange dauert und die Eingabe des Suchbegriffs ändern wollen, können Sie die Suche abbrechen. Entweder Sie klicken auf den Fortschrittsbalken oder Sie Sie drücken die Taste [Esc].

Aktenvorschlag in WM Smartmail deaktivieren
Wenn WM Smartmail keine Akten vorschlagen soll, die als Übergabe-Ziele für die E-Mail und ggf. deren Anhänge in Frage kommen, schalten Sie diese standardmäßig aktivierte Funktion einfach aus. Klicken Sie dazu unter derm Feld Suchen einfach auf Auto on.

Die ausgeschaltete Funktion sieht folgendermaßen aus.

Klicken Sie auf Auto off, um die Funktion ggf. wieder dauerhaft zu aktivieren.

Bereich "Vorschläge"

Dieser Bereich wird angezeigt, wenn WM Smartmail Anhaltspunkte für eine Aktenzuordnung gefunden hat.

Benutzerrechte für Vorschläge notwendig
Damit ein Nutzer Vorschläge erhält, müssen ihm bestimmte Winmacs-Benutzerrechte in der Benutzerverwaltung RAG User zugewiesen sein:

• für Anwaltsakten: "Kanzleidaten > Anwaltsakten"
• für Notarakten: "Kanzleidaten > Notarakten"

Nicht vorgeschlagene Akte
Als Vorschläge werden folgende Akten nicht präsentiert:

• abgelegte Akten
• Akten, die von WM Safeguard für den Nutzer gesperrt sind

Die Akte, vor der eine Check-Box aktiviert ist, wird in den Bereich "Ausgewählte Akten" für den Import übernommen.

Bereich "Suchergebnisse"

Dieser Bereich wird erst angezeigt, wenn Sie eine Eingabe bei Suche gemacht und Taste [Enter] gedrückt haben.

Hier werden nacheinander Treffer nach verschiedenen Akten-Arten sortiert angezeigt.

Es besteht die Möglichkeit, in den Einstellungen, die Abfolge der verschiedenen Akten-Aktenarten (Anwalts-, Notar- und Insolvenzakten) in der Liste des Suchergebnisses zu bestimmen.

Die einzelnen Akten-Arten lassen sich aus- und einblenden mittels der Pfeil-Buttons.

Alle Akten, vor denen Sie eine Check-Box aktivieren, werden in den Bereich "Ausgewählte Akten" für den Import übernommen.

Bereich "Meta Informationen"

Bei Akten mit Historienstrukturen können hier Knoten in der Baumstruktur zugewiesen werden. Andernfalls ist das Drop-down-Menü Register deaktiviert.
Sind mehrere Akten für den Import markiert worden, wird die Historienstruktur der jeweils markierten Akte (blau hinterlegt) zur Auswahl angeboten. Wählen Sie einen oder mehrere Knoten der Baumstruktur per Check-Box aus.

Im Feld Datum stehen Eingangsdatum und -uhrzeit der E-Mail automatisch. Über den Button (Kalender) kann ein anderes Datum eingestellt werden.
Wenn man im Feld auf Bestandteile des Datums bzw. der Uhrzeit klickt, erscheinen am oberen bzw. unteren Feldrand blaue Pfeile, mit denen die Zeit vor- bzw. zurückgestellt werden kann.

Die in Winmacs oder Insomacs angelegten Historien-Kategorien können zugewiesen werden.

Wählen Sie unter Übergabe an: das passende Optionsfeld für das Übergabe-Ziel:

• "WM Doku": Wenn das DMS, den Export/ Import in Empfang nehmen soll, können Sie eines oder mehrere Postfächer auswählen.
  Öffnen Sie dazu das Drop-down-Menü des Feldes Postfach und aktivieren Sie die Check-Boxen vor den Benutzer-Kürzeln der Empfänger (Postfach-Besitzer).

• "Fachanwendung": Mit Fachanwendung sind Winmacs, WM Notar und Insomacs gemeint. WM Smartmail erkennt anhand des zugewiesenen Aktenzeichens, in welche Fachanwendung der Export/ Import durchgeführt wird.
  
  Vorbelegung des Optionsfelds einstellbar
  In den "Einstellungen" von WM Smartmail lässt sich die Vorbelegung des Optionsfeldes hinterlegen. Wenn "WM Doku" als Vorbelegung des Optionsfelds ausgewählt wird, können in den Einstellungen auch vorausgewählte Posteingänge hinterlegt werden.

Buttons am unteren Fensterrand

Der Button Einstellungen öffnet das Fenster "Einstellungen". Dieses Fenster lässt sich auch aus dem Outlook-Menüband (Gruppe "WM Smartmail") aufrufen.

Der Button Abbrechen bricht den Import zu einer Akte ab.

Der Button Importieren und löschen führt den Import der markierten Elemente zur Akte durch und verschiebt in Outlook die E-Mail in den Papierkorb.

Der Button Importieren führt den Import der markierten Elemente zur Akte durch.

Wenn der Import erfolgreich durchgeführt worden ist, erscheint eine grüne Hinweis-Box im Import-Fenster. Alle importierten Dateien werden in grüner Schrift dargestellt und erhalten grüne Haken in den Check-Boxen.

Zurück zum Import-Fenster.