Der Suchbegriff

Suchbegriffe sind von zentraler Bedeutung in Programmen der Winmacs-Produkt-Gruppe von Septeo. Unter dieser Bezeichnung werden zusammengehörende Daten als Datensätze abgespeichert.

Beispiele:

• Unter dem Suchbegriff in der Benutzerverwaltung werden jeweils Name, Benutzerkürzel, Passwort, Benutzerrechte u. a. gespeichert.
• Unter einem Adressen-Suchbegriff wird Name, Anschrift, Kontaktdaten u. a. gespeichert.

Stellen Sie sich die Adresse als eine Karteikarte vor, die mit allen anderen Adressen gleichen Typs zusammen in einem Karteikasten wohlgeordnet eingeordnet sind. Dann haben Sie das gedankliche Modell für Datensatz (Karteikarte) und Datei (Karteikasten).

Ein Suchbegriff dient dazu, Datensätze, z. B. die einzelnen Adressen, eindeutig zu kennzeichnen und wieder auffindbar zu machen. Der Suchbegriff ist also eine Angabe, die praktisch nur innerhalb Ihres Computers existiert. Er dringt üblicherweise nicht nach außen und wird dort auch nicht benötigt.

Die folgenden Aussagen beziehen sich auf das wichtigste Beispiel eines Suchbegriffs, die Adressenverwaltung. Das Folgende gilt entsprechend auch für die Suchbegriffe der Benutzer, Rohtexte u. a.

Regeln für den Suchbegriff

Einheitlichkeit

Alle Personen, die mit dem Programm arbeiten, sollten sich an die festgelegten Konventionen halten, die nachfolgend beschrieben werden. Nur dadurch ist ein sauberer Datenbestand zu erzielen. Es ist z. B. nicht günstig, wenn einige Benutzer nach dem Komma ein Leerzeichen und andere eben kein Leerzeichen machen. Es besteht dann die Gefahr, dass Adressen mit beiden Schreibweisen doppelt angelegt werden.

Aufbau

Bei natürlichen Personen sollte der Aufbau unbedingt so aussehen:

Nachname, [ggf. Titel] Vorname

Bei Firmen sollte eine Kurzform der Firmenbezeichnung verwendet werden. Lassen Sie überflüssige Angaben weg. Diese kommen in die Anschriften-Felder. Es geht hier nur darum, eine Adresse wieder finden zu können.

Was Sie unbedingt vermeiden sollten:

Eindeutigkeit

Der Suchbegriff einer Adresse ist dessen eindeutige Bezeichnung und dient deren Identifizierung.

Gibt es mehr als eine Person mit genau gleichem Namen, dann müssen Sie den Suchbegriff jeweils um eine Angabe ergänzen, mit der Sie – und eben auch RAG User – die beiden Adressen auseinander halten können. Oft eignet sich das Autokennzeichen des Wohnortes oder eine persönliche Eigenschaft als die den Namen ergänzende Angabe. Wie gesagt, der Suchbegriff existiert nur in Ihrer EDV!

Beispiele:
MEIER, PETER MUC weil dieser in München wohnt
MEIER, PETER NBG weil er in Nürnberg wohnt
MEIER, PETER (SEN) weil er der ältere Peter Meier ist ("senior")

Dass es sich bei einer Eingabe in einem Formular um einen Suchbegriff handelt, erkennen Sie an dem Button (Lupe) hinter dem Eingabefeld. Wie Sie dann vorgehen, ist im folgenden Abschnitt Suchfenster beschrieben.

Suchbegriff automatisch großgeschrieben
Der Suchbegriff wird immer automatisch großgeschrieben. Das vermeidet eine spätere Fehlerquelle, da nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden muss. Eine nachträgliche Änderung oder Umbenennung des Suchbegriffs ist nicht möglich.

Suchfenster

Immer, wenn in einem Formular ein Eingabefeld mit anschließendem Button (Lupe) zu sehen ist, handelt es sich um Auswahlfenster für einen Suchbegriff.

Beispiel:

Im Folgenden wird das Suchfenster am Beispiel des Benutzer-Suchbegriffs erklärt; die Erklärungen gelten für andere Suchfenster aber entsprechend.

Um den Suchbegriff einzugeben und den gewünschten Datensatz zu finden, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie klicken auf den Button (Lupe) oder drücken Sie die Taste [F2], um das Suchfenster zu öffnen.
Geben Sie dort den Suchbegriff ein.
Der Auswahlbalken steht jeweils auf dem Suchbegriff, welcher der Vorgabe am ähnlichsten ist. Verschieben Sie den Balken auf den zutreffenden Adressdatensatz (mit jedem eingegebenen Buchstaben springt er zu dem nächsten passenden Begriff in der Liste, bzw. markieren Sie den Suchbegriff durch einen Mausklick auf ihn, oder verschieben Sie den Balken mittels der Pfeil-Tasten auf Ihrer Tastatur).
Um dann den markieren Datensatz zu öffnen, klicken Sie auf den Button Ja, diesen, oder klicken doppelt auf die Markierung, oder drücken die Taste [Enter].

2. Oder: Geben Sie direkt in das Eingabefeld Suchbegriff den Begriff ein (er wird immer automatisch in Großbuchstaben dargestellt), und bestätigen Sie mit der Taste [Tab] oder die Taste [Enter].
Der weitere Verlauf hängt davon ab, ob der Suchbegriff tatsächlich exakt mit dem einer gespeicherten Adresse übereinstimmt oder nicht:

• Möglichkeit 1: Daten mit exakt diesem Suchbegriff sind vorhanden
  Sobald die Taste [Tab] oder die Taste [Enter] gedrückt worden sind, werden die Daten, die zu diesem Suchbegriff gehören, in das Formular geladen. Damit ist die Sache erledigt!

• Möglichkeit 2: Daten mit exakt diesem Suchbegriff sind doch nicht vorhanden
  Wenn keine Daten gefunden wurden, deren Suchbegriff exakt mit dem in Suchbegriff stehenden Feldinhalt übereinstimmt, wird das Suchfenster geöffnet.
  Verfahren Sie hier weiter wie unter 1. beschrieben.
  
  
  
  Die Check-Box nur aktive Benutzer blendet deaktivierte Benutzerprofile aus.