Die beA-Schnittstelle nutzen

Tipp: Der Text ist in diesem Kapitel aus didaktischen Gründen anders formatiert, als im übrigen Handbuch. Wörter im Fettdruck verweisen auf Beschriftungstexte der nächsten Abbildung.

Inhalt

• Die beA-Nachricht – Anmelden, empfangen und zuordnen
• Das eEB – Erstellen, ablehnen
• Der Workflow – Signieren, erstellen und versenden
• Die Jobverwaltung – Dokumente signieren und versenden
• Die beA-Nachricht – Übergabe nach WM Doku
• Die beA-Nachricht – Versenden aus WM Doku

Die beA-Nachricht – Anmelden, empfangen und zuordnen

Kommunikationszentrale öffnen

Klicken Sie den Kommunikationszentrale-Button in der Symbolleiste.

Es öffnet sich die Kommunikationszentrale.

Anmelden im beA-Postfach

Nutzen Sie von hieraus alle lizenzierten Schnittstellen für Ihre Kommunikation.
Klicken Sie auf den beA-Anmelden-Button, um den beA-Bereich vollumfänglich zu nutzen.

Es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des Sicherheitstokens.

Markieren Sie Ihren Sicherheitstoken mit einem Klick und bestätigen Sie mit dem OK-Button.

Es öffnet sich das PIN-Eingabe-Fenster.

Geben Sie Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit dem OK-Button. Wenn Sie sich nicht mit einem Software-Token, sondern einem Hardware-Token, d. h. einer physischen Karte anmelden, müssen Sie ein weiteres Mal die PIN eingeben und bestätigen.

beA-Nachrichten abholen

Klicken Sie auf den Abholen-Button, um die Übersicht des Nachrichten-Eingangs zu aktualisieren.

Finden Sie die entsprechenden Nachrichten unter dem Reiter Eingang.

Markieren Sie die Nachricht, die Sie sich anschauen möchten und drücken Sie auf den Öffnen-Button.

Das Empfangsfenster einer beA-Nachricht

Es öffnet sich das Empfangsfenster.

Ordnen Sie die Nachricht einem eigenen Aktenzeichen zu. Tippen Sie dieses in das entsprechende Feld oder nutzen Sie den Lupe-Button rechts davon.

Beachten Sie, ob ein eEB angefordert ist.

Das Dokument Nachrichtentext.pdf in der Liste der Anhänge enthält das Begleitschreiben zu den Anhängen.

Klicken Sie auf den Historie-Button, um die Nachricht und die Anhänge an die Historie der Akte zu übergeben.

In der Historie werden die Nachricht, der Empfangsbericht und die Anhänge automatisch als Gruppe zusammengefasst.

Das eEB – Erstellen, ablehnen und versenden

Geben Sie das eEB, unabhängig davon, welcher Eintrag der Gruppe ausgewählt ist, ab. Klicken Sie dazu auf den eEB-Button.

Drücken Sie zur Abgabe des Empfangsbekenntnisses einen der beiden Erstellen-Button. Wählen Sie dabei zwischen ohne Signatur und mit Signatur.

Markieren Sie die entsprechende Option, wenn Sie die Ablehnung der Zustellung wünschen.

Öffnen Sie das Drop-down-Menü.

Wählen Sie den Ablehnungsgrund. Geben Sie über die Tastatur gegebenenfalls eine Erläuterung ein.

Hinweis: Klicken Sie auch bei Ablehnung des eEBs einen der beiden Erstellen-Button.

Das erstellte eEB wird automatisch in die Historie gespeichert.

Markieren Sie es mit einem Haken in der Check-Box und klicken Sie auf den Kommunikationszentrale-Button.

Es öffnet sich das Übergabe-Fenster.

Klicken Sie auf den OK-Button.

Das eEB erscheint in der Kommunikationszentrale unter der Registerkarte Ausgang, dem digitalen Postausgangskorb.

Der Workflow – Signieren, erstellen und versenden

Signieren von Dokumenten in der Akten-Historie

Signieren Sie (als Anwältin/ Anwalt) Ihre Schriftsätze direkt aus der Historie.

Nutzen Sie Ihren Kartenleser wie vom Hersteller beschrieben. Markieren Sie das Dokument in der entsprechenden Check-Box und klicken Sie anschließend auf den Signieren-Button. Fahren Sie fort, wie vom Hersteller Ihres Kartenlesers beschrieben.

Hinweis: Wenn Sie das Dokument für die Fernsignatur an den SecSigner übergeben wollen, muss dieser installiert sein und die Check-Box SecSigner zum Signieren verwenden aktiviert sein (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen").

Das signierte Dokument erkennen Sie an dem zusätzlichen Signatur-Icon.

Historien-Dokumente an die Kommunikationszentrale übergeben

Erstellen und versenden Sie beA-Nachrichten.

Markieren Sie in der Historie die Dokumente, die Sie mit beA verschicken möchten. Klicken Sie anschließend den Kommunikationszentrale-Button.

Es öffnet sich der Übergabe-Dialog. Die markierten Dokumente werden angezeigt.

Stellen Sie den Typ des Anhangs ein. Wählen Sie dabei zwischen Schriftsatz oder Anlage. Bestätigen Sie abschließend mit dem OK-Button.

Erstellen von beA-Nachrichten in der Kommunikationszentrale

Erstellen Sie beA-Nachrichten direkt in der Kommunikationszentrale.

Melden Sie sich gegebenenfalls bei beA an.

Wählen Sie in der Kommunikationszentrale den Reiter Ausgang.

Markieren Sie die entsprechende Nachricht und klicken Sie auf den Erstellen-Button.

Es öffnet sich das Entwurf-Fenster.

Füllen Sie die benötigten Pflichtfelder aus.

Nutzen Sie dazu das Drop-down-Menü Absender und klicken Sie bei Empfänger auf den Hinzufügen-Button.

Hinweis: Aktivieren Sie die Check-Box als Standard, wenn ihnen stets beim Erstellen der Nachrichten der gerade eingestellte Absender voreingestellt werden soll.

Hinweis: Bei einem eEB ist das Empfängerfeld automatisch ausgefüllt.

Füllen Sie mindestens ein Suchfeld aus.

Klicken Sie dann zum Suchen auf den Button Gesamtes Verzeichnis.

Markieren Sie dann im Suchergebnis-Bereich den gesuchten Empfänger bestätigen Sie diesen mit dem OK-Button.

Aktivieren Sie ggf. für jeden Empfänger (im Beispiel nur einer) die Check-Box zur Anforderung des eEBs.

Versenden der beA-Nachricht

Klicken Sie auf den Senden-Button, wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben.

Es öffnet sich, bei entsprechender Voreinstellung, ein Dialog-Fenster.

Klicken Sie auf den Ja-Button, um den Sendebericht an das Druckaufträge-Fenster von WM Doku zu übergeben.

Fahren Sie dort fort.

Klicken Sie auf den Nein-Button, wenn Sie den Sendebericht in die Historie zur Akte speichern möchten.

Die Historie öffnet sich automatisch.

Einstellungen für die beA-Schnittstelle

Setzen Sie im Menüband “" Standards zur Archivierung versendeter beA-Nachrichten.

Klicken Sie dazu auf den Arbeitsplatz-Button.

Es öffnet sich das Arbeitsplatz-Konfigurations-Fenster.

Gehen Sie auf den Reiter Schnittstellen.

Klicken Sie die Reiter Ausgang bzw. Eingang an, um auf die Optionen zur Archivierung von gesendeten bzw. empfangenen beA-Nachrichten in WM Doku zuzugreifen.

Hinweis: Schalten Sie ggf. auf dem abgebildeten Reiter Allgemein über das Drop-down-Menü den SecSigner für die Fernsignatur ein, wenn er an dem Arbeitsplatz installiert ist.

Klicken Sie anschließend auf den EXIT-Button, um Ihre Eingaben zu speichern.

Die Jobverwaltung – Dokumente signieren und versenden

Signieren-Job erstellen

Erstellen Sie als ReFa einen Signieren-Job.

Markieren Sie dazu den entsprechenden Schriftsatz und ggf. weitere Dokumente, die für die Signatur-Entscheidung des Jobempfängers relevant sind. Setzen Sie dazu Haken in die Check-Boxen.

Klicken Sie anschließend auf den Pfeil-Button rechts neben dem Jobs-Button und öffnen Sie das Drop-down-Menü. Wählen Sie hier den Job-Kategorie Signieren aus.

Es öffnet sich ein Übergabe-Dialog.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Typ des Anhangs Schriftsatz ein. Bestätigen Sie anschließend mit dem OK-Button.

Es öffnet sich das Fenster zur Job-Anlage.

Das Stichwort* ist bereits automatisch mit Signieren ausgefüllt.*

Tragen Sie in das Feld Für das Kürzel der entsprechenden Anwältin/ des entsprechenden Anwalts ein.

Speichern Sie in der Schulung noch nicht mit dem EXIT-Button.

Klicken Sie auf den Reiter Dokumente.

Auf der Registerkarte Dokumente sehen Sie die drei Dokumente, für die Sie den Signieren-Job ausgewählt haben.

Dokumente des Anhang-Typs Schriftsatz sind in der Spalte Signatur-Job automatisch mit einem Haken markiert.
Setzen Sie ggf. bei weiteren Dokumenten Haken in die Check-Boxen.
Unmarkierte Dokumente werden später bei der Person, die den Signieren-Job erhält, in der Unterschriftenmappe angezeigt. Sie lassen sich dort aber nicht direkt zur Signatur auswählen.

Hinweis: Die Person mit dem Signieren-Job muss den Dokumenten-Job öffnen und auf der Registerkarte Dokumente die Spalte Signatur-Job bearbeiten.

Speichern Sie abschließend mit dem EXIT-Button.

Signieren-Job bearbeiten

Die Jobliste der Anwältin/ des Anwalts wird standardmäßig unter dem Reiter Terminierte Jobs* geöffnet.*

Für die Anwältin/ den Anwalt gibt es zwei terminierte Jobs, die unter dem Reiter Terminierte Jobs, aufgelistet sind.

Die rote Beschriftung im Reiter Dokumente* zeigt an, dass es für die Anwältin/ den Anwalt Dokumenten-Jobs, wie Signieren-Jobs, gibt. Dieser Hinweis wird gleichzeitig am unteren Fensterrand gezeigt.*

Klicken Sie als Anwältin/ Anwalt auf den Unterschriftenmappe-Button, um alle Signieren-Jobs auf einmal zu erledigen.

Es öffnet sich die Unterschriftenmappe. Die vier zu signierenden Dokumente sind automatisch mit Haken* versehen.*

Öffnen Sie die Dokumente als Anwältin/ Anwalt mit einem Doppelklick auf die jeweiligen Einträge in der Liste.

Verwenden Sie Ihren Kartenleser wie vom Hersteller beschrieben und klicken Sie anschließend auf den Signieren-Button.

Alle vier Schriftsätze sind nun mit Signatur-Icons gekennzeichnet.

Klicken Sie dann auf den Stapel-Button, damit automatisch zu den Dokumenten Versenden-Jobs für die ReFas erstellt werden, die zuvor die Signieren-Jobs angelegt haben.

Versenden-Jobs bearbeiten

Zurück zu den ReFAs.

Öffnen Sie die Jobliste.

Beachten Sie den Dokumenten-Job, für den es wieder einen Hinweis in Rot gibt.

Wechseln Sie auf den Reiter Dokumente, der ebenfalls rot dargestellt ist. In der entsprechenden Liste befindet sich der Dokumenten-Job mit dem beigefügten Schriftsatz.

Klicken Sie anschließend auf den Kommunikationszentrale-Button, um die dem Job beigefügten Dokumente in den Ausgang der Kommunikationszentrale zu legen und von dort zu versenden.

Die beA-Nachricht – Übergabe nach WM Doku

Sie haben bereits die Kommunikationszentrale geöffnet und sich bei beA angemeldet.

Klicken Sie auf den Abholen-Button, um die Übersicht des Nachrichten-Eingangs zu aktualisieren.

Finden Sie die entsprechenden Nachrichten unter dem Reiter Eingang.

Markieren Sie die Nachricht, die Sie sich anschauen möchten und drücken Sie auf den Öffnen-Button.

Markieren Sie für die Direktübergabe der Dokumente nach WM Doku die Posteingänge aller Benutzer, die von der beA-Nachricht wissen müssen.

Hinweis: Es kann für die Kanzlei und/ oder den Arbeitsplatz eingestellt werden, welche WM-Doku-Posteingänge automatisch im Nachrichtenfenster ausgewählt sein sollen. Näheres siehe im Handbuch.

Klicken Sie nun auf den Button WM Doku, um die entsprechende beA-Nachricht nach WM Doku zu übergeben.

Der Hinweis, dass die Nachricht für das eEB in der Akte gespeichert wird, wird angezeigt.

Klicken Sie auf den OK-Button.

Öffnen Sie WM Doku.

Rufen Sie Ihren Posteingang auf.

Markieren Sie die Check-Box vor der beA-Nachricht und klicken Sie auf den Eigenschaften-Button, um das Dokumenteigenschaften-Fenster für die weitere Bearbeitung der Nachricht aufzurufen.

Die beA-Nachricht – Versenden aus WM Doku

Markieren Sie in der Dokumentenliste das über beA zu versendende Dokument.
Klicken Sie im Menüband auf den Versenden-Button.

Es öffnen sich zwei übereinanderliegende Fenster.

Prüfen Sie die Einstellungen im oberen Fenster und klicken Sie auf den OK-Button.

Im unteren Fenster sehen Sie das für den Versand erzeugte Dokument.

Um ein weiteres Dokument für denselben Empfänger zu laden, markieren Sie dieses in der Dokumentenliste und klicken auf den Aktuelles-hinzu-Button.

Weiteres hierzu, wie auf der letzten Seite beschrieben.

Klicken Sie auf den Kommunikationszentrale-Button, um Ihre Nachricht und die entsprechenden Dokumente über beA zu versenden.

Winmacs/ Insomacs öffnet sich automatisch. Der Übergabe-Dialog erscheint.

Wählen Sie den Bereich beA und bestätigen Sie mit dem OK-Button.

Nachricht und Anlage/ n erscheinen im beA-Bereich der Kommunikationszentrale unter dem Reiter Ausgang. Nutzen Sie diesen Bereich direkt zum Erstellen und Versenden Ihrer Nachrichten.

Fahren Sie fort wie oben beschrieben.