Adressen sind zunächst ein eigenständiger – von den Akten unabhängiger – Datenbestand, das heißt, eine Adresse ist nicht starr einer bestimmten Akte zugeordnet. Insoweit unterscheidet sich die Adresse von den anderen, auf der vorherigen Seite dargestellten Datenstrukturen ganz erheblich.
Vielmehr kann dieselbe Adresse, z. B. die eines Standard-Gläubigers wie etwa das örtliche Finanzamt, beliebig vielen Akten zugeordnet worden sein.
Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Ändert sich z. B. die Anschrift, dann muss nur eine einzige Adresse geändert werden. In allen Akten, denen die Adresse zugeordnet wurde, ist damit die Anschrift aktuell. Gleichzeitig bietet dies einen anderen wichtigen Vorteil:
Sie erhalten im Adressformular über den Button Akten eine Übersicht, in welchen Akten die Adresse beteiligt ist. Bei Winmacs-Anwendern erstreckt sich diese Übersicht sogar auch auf die Anwalts- und ggf. auch Notariats-Akten.
Konsequenzen dieser Struktur
1. In der Dateneinheit "Adresse" darf direkt keine Information enthalten sein, die nur für ein bestimmtes Verfahren (= Akte) zutreffend ist, da diese Adresse auch für alle übrigen Verfahren gültig sein muss, an denen sie ggf. beteiligt ist.
2. In der Dateneinheit "Akte" dürfen direkt keine Informationen enthalten sein, die nur für einen bestimmten Beteiligten, z. B. Gläubiger, gültig sind, da es ja in der Regel eine Vielzahl solcher Beteiligten gibt.
Beispiele:
1. Aktenzeichen Gläubiger
In der Adresse des Gläubigers kann
dessen Aktenzeichen nicht enthalten sein, da sich dieses sicher von
Verfahren zu Verfahren ändert. In der InsO-Akte kann es aber kein
"Aktenzeichen Gläubiger" geben, da es mehrere Gläubiger mit jeweils
unterschiedlichen eigenen Aktenzeichen gibt.
2. Gläubiger-Forderungen
Die Forderungen eines Gläubigers können
nicht der Adresse fest zugeordnet werden. Gerade Finanzämter und
Krankenkassen sind in vielen Verfahren als Gläubiger beteiligt, so dass
auch eine Abhängigkeit von der Akte besteht. In der Akte jedoch können
nicht alle Forderungen ohne Bezug zu einer Gläubiger-Adresse verwaltet
werden.
Die Lösung: Adress- und aktenspezifische Unterakten
Um diese Daten, die also sowohl von der Akte als auch von der Adresse abhängig sind, eindeutig und sicher zu verwalten, ist in Insomacs das Datengebilde "Unterakte" eingeführt worden.
Bei jeder Zuordnung einer Adresse zu einer Akte – im Bild oben also für jeden Pfeil – wird automatisch eine solche Unterakte angelegt, die solche Daten enthält, die genau für diese Adresse in genau dieser Akte gültig sind. Dies gilt für alle Zuordnungen (Gläubiger, Debitoren, Massegläubiger, Arbeitnehmer, usw.) gleichermaßen.
Die Unterakten unterscheiden sich jedoch in ihrem Inhalt und Aussehen abhängig davon, ob eine Zuordnung als Gläubiger, Debitoren, Arbeitnehmer, usw. besteht.
Verknüpfung mit