Einführung in den Arbeitsablauf

Unter dieser Überschrift möchten wir Ihnen Folgendes erläutern:

• Einen Überblick über den allgemeinen Arbeitsablauf geben und
• einen kurzen Einblick in die technische Arbeitsweise von WM Voice.

Kurz gesagt: etwas Theorie. Damit werden Sie die Zusammenhänge besser verstehen können.

Ein Prinzip zieht sich als roter Faden durch das Programm: Mit WM Voice sollen Sie so weiterarbeiten, wie Sie es von analogen Tonbändern gewohnt waren. Sie können sich daher jedes WM-Voice-Diktat wie ein digitales Band vorstellen.

Ein typischer Arbeitsablauf

Ein typischer Ablauf vom Sprechen bis zum geschriebenen Dokument könnte mit WM Voice so aussehen:

1. Der Diktant spricht sein Diktat.
Dazu stehen ihm zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder er nimmt es direkt an seinem Arbeitsplatz-PC mit einem Mikrofon in WM Voice auf, oder er diktiert in ein mobiles digitales Diktiergerät, von dem das fertige Diktat anschließend an WM Voice übertragen und dort importiert werden muss. Zum Abschluss von Schritt 1 muss sich das Diktat auf dem lokalen Arbeitsplatz des Diktanten befinden.

2. Der Sprecher kennzeichnet sein zu Ende gesprochenes Diktat als "fertig". Damit wird es vom lokalen Arbeitsplatz automatisch in das WM-Voice-Netzwerk verschoben. Ab diesem Zeitpunkt sehen alle berechtigen Nutzer das neue Diktat und erhalten Zugriff darauf. Berechtigte Personen sind dabei der Diktant selbst, vor allem aber alle ihm zugeordnete Schreibkräfte. Weitere WM-Voice-Nutzer können das Diktat weder sehen noch bearbeiten.

3. Eine der zuständigen Schreibkräfte sieht in ihren Schreibpool, in dem die Diktate u. a. nach Dringlichkeit dargestellt sind, und "holt" sich das Diktat zum Schreiben auf ihren lokalen Arbeitsplatz.

4. Um ein Diktat zu schreiben, stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Selbst schreiben: Die Schreibkraft tippt das Diktat wie gewohnt. Das Textverarbeitungsprogramm Micrsoft Word und WM Voice laufen parallel: Word zum Schreiben und WM Voice zum Abhören des Diktats. Darum besitzt WM Voice auch nur ein so kleines Programmfenster, damit es wenig der anderen Programme überdeckt.
• Oder schreiben lassen: Sie verwendet die Spracherkennungssoftware Dragon Naturally Speaking. Dann übergibt WM Voice das Diktat als Audio-Datei an Dragon, das es wiederum selbstständig in ein Word-Dokument hineinschreibt. Das geht in der Regel schneller als selbst zu schreiben, allerdings fressen die erforderlichen Nachkorrekturen wieder viel der ursprünglich gewonnenen Zeit ein.

5. Wenn das Diktat fertig geschrieben ist, kennzeichnet es die Schreibkraft als "Fertig". Der ursprüngliche Diktant sieht, dass das Diktat bearbeitet wurde, und kann es in den Papierkorb verschieben, aus dem es bei Bedarf wiederhergestellt werden kann.

Speicherorte des Diktats

Für so ein digitales Diktat-"Band" sind in WM Voice mehrere Speicherorte denkbar:

• Zentraler Datenbank-Server als Netzwerk: Hier befindet sich der Diktatpool, auf den jeder Berechtigte zugreifen kann. Er dient dem Verteilen der Diktate an die einzelnen, berechtigten Nutzer.

• Einzelne Arbeitsplatz-PCs: Bearbeitet werden können die Diktate nur auf dem lokalen Arbeitsplatz. Zum Sprechen oder Schreiben müssen sie daher vom Netzwerk auf den lokalen Arbeitsplatz verschoben werden.

• Notebook ist ein Spezialfall des Arbeitsplatz-PC: Unterwegs und ohne Anschluss an das WM-Voice-Netzwerk kann das Programm auch genutzt werden. Melden Sie sich dann mit der Option Internen Datenbankserver verwenden an. Folge: Sie können mit WM Voice wie gewohnt arbeiten, lediglich der Netzwerk-Diktatpool steht Ihnen nicht nur Verfügung, sondern nur die lokal gespeicherten Diktate.

Normalerweise muss sich der Nutzer keine Gedanken um den richtigen Speicherort machen. WM Voice sorgt automatisch für den richtigen Speicherort. Dazu genügt es, wenn der Diktant oder Schreiber nach dem Abschluss des jeweiligen Arbeitsschritts das Diktat als "Fertig" kennzeichnet.

Ob sich ein Diktat im Netzwerk oder auf dem Arbeitsplatz befindet, kann er feststellen, indem er mit dem Button Laden den Diktatpool öffnet und dort nachsieht.

Workflow: Wann befindet sich das Diktat wo?

Zusammenfassend ergibt sich das folgende schematische Bild: