Nach dem Füllen der Aktenkoffer muss die eigentliche Synchronisation noch angestoßen werden.
Dies geschieht folgendermaßen:
1. Klicken Sie auf den Button Aktenkoffer im Menüband "Start".
2. Kontrollieren Sie, ob der Aktenkoffer mit den gewünschten Akten gefüllt ist. Falls nein, füllen Sie den Aktenkoffer mit den notwendigen Akten, so wie im vorstehenden Kapitel beschrieben, oder entnehmen Sie nicht mehr benötigte Akten aus dem Aktenkoffer.
3. Klicken Sie auf den Button Synchronisation am oberen Fensterrand.
4. Daraufhin erscheint das Dialogfenster "Aktenkoffer synchronisieren":
Standardmäßig sind beim Öffnen des Fensters die Check-Boxen Aktenkoffer zurückspielen und Aktenkoffer füllen markiert. Bei der Erstbefüllung der Aktenkoffer sind natürlich noch keine Daten auf dem Notebook, die zurückgespielt werden könnten.
Aus diesem Grund kann im Bereich "Aktenkoffer auf den Server zurückspielen" ausnahmsweise die Check-Box Aktenkoffer zurückspielen deaktiviert werden.
Grundsätzlich gilt: Nicht zurückgespielte Änderungen in den Aktenkoffer gehen verloren.
Alle Benutzer müssen die Datensätze, die zurückgespielt werden sollen, verlassen haben.
Nehmen Sie im Bereich "In den Aktenkoffer überspielen" ggf. Einstellungen vor.
5. Klicken Sie auf den Button Synchronisation am oberen Fensterrand. Am unteren Fensterrand sieht man, welche Datensätze gerade synchronisiert werden.
6. Am Ende des Prozesses geht das Fenster "Synchronisation erfolgreich" auf. Klicken Sie in diesem auf den Button OK. Die Dialogfenster ab Schritt 3 verschwinden. Die Synchronisation ist abgeschlossen. Jetzt befinden sich Ihre Akten im Aktenkoffer auf dem Notebook. Das Notebook kann nun vom Netz getrennt werden. Sie können unterwegs mit den Akten arbeiten.
Die Synchronisation
Mit der Synchronisation werden alle Akten, mit denen der Aktenkoffer gefüllt ist, synchronisiert. Ebenfalls werden automatisch alle mit den Akten verbundenen Elemente wie Adressen, Termine, Jobs, Dokumente usw. synchronisiert.
Synchronisation bedeutet dabei folgendes:
Akten, die neu in den Aktenkoffer aufgenommen werden, werden bei einer Synchronisation aus dem Kanzleibestand herauskopiert und auf dem Laptop abgelegt. Damit kann der Nutzer unterwegs (auch ohne Zugriff auf den Kanzleiserver) die Akten öffnen, mit ihnen arbeiten und sie verändern.
Nach der Rückkehr in die Kanzlei und einer erneuten Synchronisation werden die Bestandteile, die seit der letzten Synchronisation geändert wurden, auf den Kanzleiserver übertragen (und sind damit auch für alle Mitarbeiter zugänglich). Andererseits werden ebenfalls Änderungen, die an Akten in der Kanzlei vorgenommen wurden, auch auf das Notebook übertragen (soweit es sich um Akten handelt, die sich im Aktenkoffer befinden).
Besonderheit bei Terminen
An zwei verschiedenen Stellen in RAG Mobile können Sie Einstellungen zu Terminen vornehmen:
a) auf dem Fenster "Aktenkoffer", das Sie über den Button Aktenkoffer auf dem Menüband "Start" erreichen
Eine besondere Einstellung kann hinsichtlich der zu synchronisierenden Termine getroffen werden.
Normalerweise werden alle Termine, die zu einer betroffenen Akte gehören, synchronisiert. Es ist jedoch nicht immer notwendig, gerade ältere Termine zur Hand haben zu müssen. Deshalb kann im Aktenkoffer eingestellt werden, ob nur die jeweils neuesten Termine der gewählten Akten synchronisiert werden sollen.
Markieren Sie dazu Nur Termine ab Datum. Tragen Sie in Differenz die Anzahl von Tagen ein, für die, gerechnet ab dem aktuellen Tagesdatum, die Termine synchronisiert werden sollen (Beispiel: -14 synchronisiert keine Termine, die länger als zwei Wochen zurückliegen). Mit Für alle Benutzer können Sie bestimmen, ob nur Ihre eigenen Termine oder auch die aller Kollegen abgeglichen werden.
b) auf dem Fenster "Aktenkoffer des Benutzers XXX synchronisieren", das Sie vom Fenster "Aktenkoffer" über den Button Synchronisation erreichen
Im Bereich "In den Aktenkoffer überspielen" besteht im Unterbereich "Allgemein" noch die Möglichkeit, Termine für Benutzer (einen konkreten!) einzustellen.
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