Import

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Die Adressen von Verfahrensbeteiligten können in eine Insomacs-Akte importiert werden.

Auf diese Weise können eventuell beim Schuldner vorhandene Daten (Kreditoren-/ Debitorenliste!) genutzt oder Mitarbeiter des Schuldners damit beauftragt werden, Excel-Tabellen mit bestimmten Adressen anzufertigen, um diese dann schnell und bequem in Ihre Akte einzulesen.

4. Importdatei bereithalten

Diejenige Datei, welche die zu importierenden Daten (Verfahrensbeteiligte) enthält, muss in einem bestimmten Format vorliegen:
a) TXT zum Import von Adressen (und deren Vertretern) zu einer Beteiligtenart
b) XML (nur) zum Import von Gläubigern samt Forderungen, Vertreter und Bankverbindung

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Einzelheiten für beide Dateiformate:

zu a) TXT
Benötigt wird eine reine Textdatei mit der Dateiendung TXT. Jeder Datensatz muss in einer neuen Zeile stehen und die Felder Tab-getrennt sein.

Es ist möglich, eine solche Datei mit Hilfe von Microsoft Excel zu erzeugen. Beachten Sie dabei folgende Vorgaben:

Die Excel-Datei (= Arbeitsmappe) sollte nur aus einem Blatt (= Arbeitsblatt) bestehen (vgl. Bild unten).
Die Erfassung beginnt in Zeile 1, es sind also keine Spaltenüberschriften zugelassen.
Alle Daten zu einer Adresse müssen in folgender Spalten-Reihenfolge als eine Zeile eingegeben werden:
Vorname | Name1 | Name2 | Titel | M/W | Strasse | PLZ | Ort | AnredeA | AnredeT | Telefon | Ansprechp. | AZ | Bemerkung

Sind Daten für ein Feld nicht vorhanden, so muss diese Zelle angelegt sein, aber leer bleiben. Beachten Sie bitte die Besonderheiten für einzelne Felder:

Das Feld "Name1" muss immer ausgefüllt sein.
Sollte das Feld "Vorname" leer sein, muss in Excel in der ersten Spalte und ersten Zeile ein Leerzeichen eingetippt werden, da sonst in Excel diese Spalte nicht exportiert wird und die weiteren Felder dann falsch interpretiert werden.
Im Feld "Geschlecht" ist für weiblich ein "W" bzw. für männlich ein "M" einzutragen. Hierbei ist zu beachten, dass auch bei Firmen das Geschlecht angegeben werden muss, und zwar ein "W" ("die" Firma).
Das Feld "AnredeT" (Briefanrede) kann leer bleiben, wenn beim Import AnredeT füllen, falls leer markiert wird. Mit "AnredeA" ist die Anschriften-Anrede ("Frau", "Herr") gemeint.

Hier ein Beispiel für eine Excel-Tabelle, die einige Kreditoren enthält:

Speichern Sie diese Tabelle (Excel-Menüpunkt "Speichern unter...") mit dem Dateityp "Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt)" und beenden Sie Excel.

zu b) XML-Datei
Die XML-Datei muss eine Gläubigerliste enthalten, die aus einem oder mehreren Gläubigern besteht. Pro Gläubiger muss eine Adresse enthalten sein. Zusätzlich können Angaben vorhanden sein zu seiner Bankverbindung, zu seinen Vertretern und/ oder zu seinen Forderungen.
Eine genaue Liste der importfähigen Einzelangaben sowie der diesbezüglichen Tags und den generellen Aufbau der XML-Datei erhalten Sie bei Septeo.

2. Importdatei in Insomacs einlesen

Öffnen Sie in Insomacs die Akte, zu der die Beteiligten hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie im Akten-Menüband "Akte" auf den Button Import, der den Dialog zum Import von Verfahrensbeteiligten aufruft:

Sie haben drei verschiedene Möglichkeiten, um Importdateien einzulesen. Für diese stehen die drei Registerkarten "Adressen als Beteiligte", "Debitoren mit Forderungen" und "Gläubiger mit Forderungen".

Die Registerkarte "Adressen als Beteiligte"

Tippen Sie den Pfad zur Import-Datei ein oder suchen Sie den Speicherplatz Ihrer Import-Datei (auf) .

Im Drop-down-Menü Beteiligtenart lassen sich folgende Beteiligtenarten einstellen:

"Gläubiger (Standard ohne Forderungen)"
"Gläubiger (XML-Format)"
"Gläubigerausschuss-Mitglieder"
"Massegläubiger"
"Debitoren (ohne Forderungen)"
"Aus-/ Absonderer"
"Arbeitnehmer"
"Drittbeteiligte"
"Kreditoren (ohne Forderungen)": nur für Nutzer von Insomacs PLUS

In dem Drop-down-Menü Adress-Gruppe stehen über 30 Check-Boxen zur Verfügung. Die eingelesenen Adressen werden beim Verarbeiten sämtlichen, markierten Adress-Gruppen zugeordnet.

An dieser Stelle teilen sie dem Programm mit, welche Feldtrenner sie in Ihrer Import-Datei einsetzen: "Tabulator" oder "Semikolon".

1. Zeile Überschrift: Sollen in der einzulesende Datentabelle Spaltenüberschriften verwenden werden, aktivieren Sie die Check-Box. Sonst werden die Spaltenüberschriften wie ein Datensatz importiert.

Wenn die Check-Boxen Anrede T füllen, falls leer "aktiviert" ist, füllt Insomacs automatisch das Feld Anrede T aus.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen und kontrolliert haben, starten Sie mit dem Button Einlesen.

Nach erfolgtem Einlesen können Sie im Bereich "Status" unten links ablesen, wie viele der Adressen erfolgreich geladen wurden und ob Fehler aufgetreten sind:

Mit dem Button Verarbeiten importieren Sie die eingelesenen Daten, die in der Vorschau über dem "Status"-Bereich angezeigt werden.

Wenn Sie jetzt das Import-Fenster durch den Button EXIT schließen, finden Sie auf der entsprechenden Registerkarte der Akte die gerade importieren Beteiligten.

Wichtiger Hinweis: Insomacs kann nicht überprüfen, ob die aus einer Excel-Tabelle übernommenen Adressen sich nicht schon vorher in Ihrem Adress-Bestand befunden haben.
Sollte also eine dem Namen und der Anschrift nach bereits in Ihrem Adressbestand vorhandene Adresse importiert werden, wird diese als weitere (zusätzliche) Adresse Ihrem Adressbestand hinzugefügt. Lediglich der Suchbegriff der hinzugefügten Adresse erhält eine fortlaufende Nummer als Zusatz (z. B. "Braun 1", "Huber 7", etc.). Es liegt dann an Ihnen zu überprüfen, ob eine Übereinstimmung besteht.
Es ist also nicht sinnvoll, einen Teil der Verfahrensbeteiligten zu erfassen und zu importieren, dann die Excel-Tabelle weiterzuführen und diese erneut zu importieren. Die bereits importierten Daten werden dann nochmals importiert, ggf. mit einer Ziffer im Suchbegriff versehen und befinden sich doppelt oder mehrfach in Ihrer Akte.

Die Registerkarte "Debitoren mit Forderungen"

Die Pfad-Eingabe und der Import funktionieren wie bei der Registerkarte "Adressen als Beteiligte". Die Import-Datei muss folgende Spalten in nachfolgender Abfolge aufweisen:

Falls zu einem Debitor mehrere Forderungen importiert werden sollen, können diese als weitere Zeilen ohne Adresse in Excel erfasst werden. Sind beim Verarbeiten des Datensatzes die Adressfelder

leer, wird die Forderung zur vorherigen Adresse übernommen.

Die Registerkarte "Gläubiger mit Forderungen"

Die Pfad-Eingabe und der Import funktionieren wie bei der Registerkarte "Adressen als Beteiligte". Die Import-Datei muss folgende Spalten in nachfolgender Abfolge aufweisen:

Falls zu einem Gläubiger mehrere Forderungen importiert werden sollen, können diese als weitere Zeilen ohne Adresse in Excel erfasst werden.

Die Adressendaten werden als Verfahrensadresse in die neue Gläubiger-Unterakte übernommen.

Hinweis: Falls das Datum der Anmeldung "00.00.0000" bzw. die Rangklasse "nicht angemeldet" eingestellt sind, wird beim Import von Gläubiger mit Forderung statt dem Betrag Hauptforderung der FiBu-Wert eingesetzt. Zusätzlich wird das in den Parametern der Buchhaltung (Akten-Registerkarte "Buchhaltung" > (Button Öffnen und ggf. Auswahl eines Zeitraums) > Bereich "Optionen" > Button Parameter > Registerkarte "Vorbelegung Konten" > Unterregisterkarte "Passiva-Konten") hinterlegte Konto zur Rangklasse in den Datensatz übernommen.

Tipp: Wenn Sie die Check-Box Arbeitnehmer aktivieren, werden zu den importierten Adressen nicht nur Gläubiger-Unterakten, sondern auch Arbeitnehmer-Unterakten angelegt und sind dann über die entsprechenden Akten-Registerkarten aufzurufen.

Die Registerkarte "OLGA Forderungen"

Gläubiger-Forderungen können in IM OLGA erfasst werden. Diese werden als XML-Datei gespeichert und können dann in Insomacs importiert werden.

Mit dem Button Einlesen lesen Sie für diese Akte in IM OLGA angemeldete Forderungen ein.

Hinweis: Sollte eine eingelesene Forderung aus irgendeinem Grund nicht verarbeitet werden, kann man diese im IM OLGA Import-Fenster entfernen und hier die Forderungen neu einlesen.

Der Button Verarbeiten verarbeitet die markierte, eingelesene Forderung und übernimmt in die Gläubiger-Unterakte. Auf der Registerkarte "Forderungen" ist die Rangklasse auf "nicht angemeldet" eingestellt. Sobald Sie postalisch die vom Gläubiger erzeugte und ausgedruckte Forderungsanmeldung erreicht hat, ist die Einstellung der Rangklasse zu verändern! Bei diesem Vorgang vergeben Sie auch das aktuelle Tagesdatum für die Anmeldung.

Die Registerkarte "Kreditoren mit Forderungen"

Die Pfad-Eingabe und der Import funktionieren wie bei der Registerkarte "Adressen als Beteiligte". Die Import-Datei muss folgende Spalten in nachfolgender Abfolge aufweisen:

Hinweis: Diese Funktion steht nur für Nutzer von Insomacs PLUS zur Verfügung.

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