Altakten löschen

Allgemeine Informationen zur Löschautomatik von Insomacs-Altakten

Wenn Sie Altakten löschen, hat dies keine Auswirkung auf Ihre Buchhaltung. Einmal gelöschte Altakten sind unwiderruflich gelöscht. Sie landen in keinem Papierkorb. Nehmen Sie aus diesem Grund die Warnhinweise im Programm und die nachfolgenden Anweisungen ernst. Es gilt: Erst denken, dann löschen!

Vor dem Löschen von Altakten ist eine Datensicherung vorzunehmen. Sollten Sie versehentlich zu viel löschen, können die Akten nur noch aus einem Backup wieder bezogen werden.

In RAG User muss demjenigen Benutzer, der die Altakten löschen soll, das entsprechende Recht für Insomacs eingeräumt werden: "Löschrechte für Altakten".

Das Löschen der Altakten darf nicht im laufenden Betrieb und nur von einer Person vorgenommen werden.

Zum Anzeigen und Löschen von Altakten folgen Sie dem Pfad: Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Altdaten" > Button Altakten löschen. Im Fenster "Altaktenbestand löschen" sind zunächst keine Altakten gelistet.

Filtern von Altakten

Bereich "Auswahloptionen"

Hier sind die Filtereinstellungen für die Durchsuchung Ihres Aktenbestands vorzunehmen.

Das Ablagedatum vor dem ist standardmäßig auf den "01.01.2008" eingestellt.

Die Check-Box zusätzlich alle Akten mit dem Status "Löschen" (unabhängig vom Ablagedatum) ermöglicht es Ihnen, beim Löschen auch gleich Akten mit einem jüngeren Ablagedatum (als oben angegeben) zu löschen, wenn diese den Akten-Status "löschen" haben.

Wenn Sie die Button Auswahl aktualisieren, wird im Fenster eine Liste von Altakten angezeigt, die Ihren Filterkriterien entsprechen.

Löschen von Altakten

Prüfen Sie die angezeigten Listeneinträge im Fenster "Altaktenbestand löschen", ehe Sie die Löschautomatik starten.

Im Bereich "Löschoptionen" sind standardmäßig alle Check-Boxen beim Öffnen des Fensters aktiviert.

Wenn Sie die Löschoption auch WM Doku Dokumente, die nur den gelöschten Akten zugeordnet sind deaktivieren, bleiben die Dokumente mit den personenbezogenen Daten erhalten. Sie können nachträglich nicht mehr nach diesen Dokumenten im Bereich "Auswahloptionen" filtern.

Wenn Sie die Liste der Altakten durchgehen, können Sie ggf. Akten vor dem Löschen per Doppelklick noch einmal aufrufen und betrachten. Sofern eine Akte zur Überprüfung geöffnet wurde, ist es zwingend notwendig, diese vor Beginn der Löschaktion wieder zu schließen.

Nach dem Filtern sind standardmäßig alle Akten zum Löschen ausgewählt. Alle markierten Akten werden nach dem Löschen unwiderruflich entfernt. Wird eine Check-Box deaktiviert, wird die daneben gelistete Akte nicht gelöscht. Alle Markierungen werden entfernt, wenn Sie die Check-Box auf der Höhe der Spalten-Überschriften von der Tabelle deaktivieren.

Nach erfolgter Überprüfung klicken Sie auf Button Start rechts unterhalb der Altaktenliste. Nun folgen einige Sicherheitsabfragen:

• "Haben Sie eine geprüfte und aktuelle Datensicherung durchgeführt?"
• "Sind Sie ganz sicher, dass Sie das Löschen der Altakten ausführen wollen?"

Wenn Sie das Modul WM Doku im Einsatz haben und die entsprechende Löschoption eingestellt haben, werden in der Regel Dokumente zu den Altakten gefunden. Sie dürfen WM Doku nicht schließen, ehe Ihnen das Programm meldet, dass diese Dokumente erfolgreich gelöscht worden sind.

Üblicherweise sind Adressen mit den Akten verbunden.
Insomacs fragt Sie, wenn Sie die entsprechende Löschoption eingestellt haben: "Wollen Sie auch alle Beteiligte aus den gelöschten Akten löschen, die NICHT in anderen Akten beteiligt sind?"
Wenn Sie dies mit dem Button Ja bestätigen, kommen Sie in einen Dialog, der von dem Adressenbestand abhängt, der mit Ihren Altakten verbunden ist:

• Adressen, die auch anderen Insomacs-Akten zugeordnet sind:
  Insomacs löscht diese Adressen nicht.
  Insomacs löscht auch keine Adressen, die ggf. an Winmacs-Akten beteiligt sind.
• Adressen, die an keinen weiteren Akten beteiligt sind:
  Hier öffnet sich das Fenster "Altadressenbestand löschen", in dem die gefundenen Adressen gelistet werden. Standardmäßig sind alle gefunden Adressen gelistet.
  Wenn Sie die Liste der Adressen durchgehen, können Sie ggf. die Adressen vor dem Löschen per Doppelklick noch einmal aufrufen und betrachten. Sofern eine Adresse zur Überprüfung geöffnet wurde, ist es zwingend notwendig, diese vor Beginn der Löschaktion wieder zu schließen.

Nach erfolgter Überprüfung klicken Sie auf dem Button Start rechtsunterhalb der Altadressenliste.