Konten

Eine Auflistung, welche Benutzerkonten angelegt sind, erhalten Sie im Fenster "Konten".

Sie öffnen das Fenster über den Button Konten im Hauptfenster oder über das Menüband "Konten".

Zu sehen ist zunächst die Liste aller bereits angelegter Benutzer. Kursiv angezeigte Personen sind zwar angelegt und somit reine "Outlook-Synchronisierer", aber noch nicht aktiv in die Synchronisation durch RAG SyncX aufgenommen.

Die Liste kann über die üblichen Buttons bearbeitet werden:

Der Button Druck druckt die Liste aus.

Der Button Neu legt einen neuen, weiteren Benutzer an. Das Fenster für die Synchronisationseinstellungen öffnet sich.

Wenn Sie den Button Bearbeiten betätigen, können Sie die Einstellungen des in der Liste markierten Benutzers im Fenster der Synchronisationseinstellungen einsehen und bearbeitet. Solange die Einstellungen eines Benutzers bearbeitet werden, findet keine Synchronisation statt.

Der Button Entfernen löscht den in der Liste markierten Benutzer.

Der Button Aktualisieren baut die Benutzerliste neu auf.

Der Button Log zeigt die Logdatei des ausgewählten Benutzerkontos.

Der Button Outlook-Reo führt einen Outlook-Reorganisationslauf für ein Synchronisationskonto aus. Alle Elemente, die von Winmacs/ Insomacs nach Outlook synchronisiert wurden, werden in Outlook gelöscht. Das Programm ermittelt dazu alle Ordner in Outlook, die Einträge aus einem Winmacs/ Insomacs enthalten und zeigt diese an. In den markierten Ordnern werden alle Einträge entfernt.
Ein Reorganisationslauf kann nur dann durchgeführt werden, wenn das Konto bei Intervall [m] eine "0" stehen hat, das Konto nicht in Bearbeitung oder gerade beim Synchronisieren ist. Der Reorganisationslauf wird auch bei Entfernen eines Synchronisationskontos angestoßen.

Reorganisationslauf bei Rückstellung auf Outlook-Synchronisation erforderlich
Ein Reorganisationslauf sollte unbedingt erfolgen, wenn ein Synchronisationskonto wieder auf eine reine Outlook-Synchronisation zurückgestellt wird.

Mit der Check-Box Outlook-Konten ausblenden ist es möglich, die reinen Outlook-Benutzer auszublenden. Wenn die Check-Box "deaktiviert" ist, kann ein Outlook-Benutzer schnell zu einem Exchange-Benutzer umgewandelt werden, ohne Rückfrage wie er synchronisieren möchte.

Synchronisationseinstellungen

Wenn Sie im Fenster "Konten" den Button Neu (Benutzer anlegen) oder Button Bearbeiten (Benutzer ändern) anklicken, erscheint folgendes weitere Fenster:

Im obersten Bereich "Postfach, Zeitpunkt & Intervall" sind folgende Einstellungen zu treffen:

Das Feld EWS-Verbindung ist für den Namen des Exchange-Servers, auf dem das Konto liegt (vgl. Kapitel Verbindungen). Handelt es sich um eine Hosted-Verbindung, werden die Felder Kontoname und Pass­wort angezeigt.

Füllen Sie das Feld E-Mail/ Postfach mit dem gültigen Postfachname (primäre E-Mail-Adresse) des Benutzers aus-

Wird kein Hosted-Exchange verwendet, muss das Postfach in Exchange zwingend durch den technischen User erreichbar sein (vgl. Technischen User für Exchange einrichten).

Füllen Sie das Feld mit Daten von das Benutzerkürzel aus den Programmen der Winmacs-Produktgruppe aus: Der angegebene Benutzer wird mit dem oben angegebenen Postfach synchronisiert. Eine Auswahl kann erst dann vorgenommen werden, wenn die Angaben zu E‑Mail/ Postfach, Kontoname und Passwort eingegeben und das Postfach so geprüft wurde.

Ein Benutzer, der bisher mit der standardmäßig implementierten Outlook-Synchronisation gearbeitet hat, kann über diese Option Benutzer aufnehmen in den Synchronisationsdienst RAG SyncX aufgenommen werden.

Der aufzunehmende Benutzer muss während der Einrichtung das eingestellte Programm (z. B. Winmacs) verlassen haben!

Das Feld Intervall [m] gibt den Abstand in Minuten an, nach dem eine Synchronisation erneut ausgeführt werden soll. Diese Option ist nur verfügbar, wenn es sich um eine Neuanlage handelt bzw. das Personenkonto in den Synchronisationsdienst aufgenommen wurde.

Geben Sie ins Feld Ab Zeitpunkt ein, ob alle vorhandenen Einträge synchronisiert werden sollen oder nur solche, deren Datum nach dem anzugebenden Zeitpunkt liegen. Standardmäßig wird der Zeitpunkt der letzten Synchronisation angezeigt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn es sich um eine Neuanlage handelt bzw. das Personenkonto in den Synchronisationsdienst aufgenommen wurde.

Wenn die Check-Box Synchronisation beim Speichern anstossen "aktiviert" ist, wird zusammen mit dem Speichern der Konto-Einstellungen eine erste Synchronisation gestartet. Diese Option ist nur verfügbar, wenn es sich um eine Neuanlage handelt bzw. das Personenkonto in den Synchronisationsdienst aufgenommen wurde.

Darunter befinden sich die Synchronisationseinstellungen für die einzelnen Bereiche "Kalender/ Termine", "Jobs/ Aufgaben" und "Adressen/ Kontakte". Die Einstellungsmöglichkeiten sind jeweils die gleichen:

Bei Synchronisationsmodus wird eingestellt, ob und von welchem System Daten in das jeweils andere über­tra­gen werden:

• "Bidirektional": Es wird in beide Richtungen synchronisiert: Die letzte Änderung, egal auf welcher Seite sie vorgenommen wurde, wird in das jeweils andere System überspielt.

• "nach Outlook": Das Programm der Winmacs-Produktgruppe ist das führende System. Nur Termine, Jobs und Adresse, die von dort stammen, werden nach Outlook synchronisiert:
  

  • Alle Änderungen bzw. Neuanlagen im Programm der Winmacs-Produktgruppe werden nach Outlook übertragen.
  • Neuanlagen in Outlook bzw. Änderungen zu nicht synchronisierten Elementen werden nicht synchronisiert.
  • Geänderte Einträge in Outlook (zu bereits synchronisierten Elementen) werden verworfen.

• "aus Outlook": Outlook ist das führende System. Nur Kalender, Aufgaben und Kontakte von dort werden synchronisiert:
  

  • Alle Änderungen aus Outlook werden in das Programm der Winmacs-Produktgruppe übernommen.
  • Neuanlagen im Programm der Winmacs-Produktgruppe werden nicht synchronisiert.
  • Geänderte Einträge im Programm der Winmacs-Produktgruppe (zu bereits synchronisierten Elementen) werden verworfen.

• "– inaktiv –": Es erfolgt keinerlei Synchronisation in diesem Bereich; die Bestände bleiben in beiden Programmen unverändert.

Stellen Sie in dem Drop-down-Menü nicht mehr vorhandene ein, ob und wie Einträge synchronisiert werden, die nicht in Outlook vorhanden sind (nur verfügbar im Synchronisationsmodus "Bidirektional" bzw. "nach Outlook"):

• "erneut in Outlook anlegen": Standard-Einstellung, wenn der Synchronisationsmodus auf "nach Outlook" steht: Ist ein Eintrag im Programm der Winmacs-Produktgruppe vorhanden, aber nicht (mehr) in Outlook, dann wird der Eintrag in Outlook angelegt.

• "in <Programmname> löschen": Ist ein Eintrag in Outlook vorhanden, aber nicht mehr im Programm der Winmacs-Produktgruppe, dann wird der Eintrag im Programm der Winmacs-Produktgruppe gelöscht.
  Benutzerrecht Voraussetzung für Löschen von Jobs
  Zum Löschen von Jobs ist im Programm der Winmacs-Produktgruppe das entsprechende Benutzerrecht erforderlich. Besitzt der Benutzer dieses Recht nicht, kann der Eintrag in dem Programm der Winmacs-Produktgruppe nicht gelöscht werden.

Abgleich-/ Übergabemodus steht nur im untersten Bereich "Adressen/ Kontakte" zur Verfügung, wenn dort als Synchronisationsmodus "nach Outlook" eingestellt ist. Es kann dann zwischen folgenden Varianten gewählt werden:

• "nur bestehende abgleichen": Wenn eine Adresse in einem Programm der Winmacs-Produktgruppe geändert wird und diese im gewählten Kontakte-Ordner von Outlook vorhanden ist, wird die Änderung nach Outlook übernommen.
• "nur geänderte abgleichen": Es werden zusätzlich zur oberen Variante auch neue Kontakte im Outlook-Ordner angelegt, wenn diese seit der letzten Synchronisation verändert wurden.

Wählen Sie im Datenbankfeld Outlook Quell-/ Zielordner den Outlook-Ordner aus, in/ aus dem Kalender-, Aufgaben-, Kontakt-Einträge geschrieben bzw. gelesen werden. Eine Auswahl kann nur bei korrekt ausgewähltem Postfach erfolgen.

Wenn die Check-Box ...auch private Termine synchronisieren "aktiviert" ist, werden auch Termine synchronisiert, die als privat markiert sind.

Wenn die Check-Box Fristen nach Outlook synchronisieren "aktiviert" ist, werden die Fristen nach Outlook übertragen. Andernfalls erfolgt keine Synchronisation.

Wird die Check-Box ... E-Mail-Adressen aus Outlook holen "aktiviert", werden die Informationen zu E-Mails bei der Synchronisation aus dem Outlook-Kontakt ausgelesen und im Programm der Winmacs-Produktgruppe in den entsprechenden Datensatz geschrieben, ansonsten wird die E-Mail-Adresse im Datensatz nicht verändert.

Hinterlegen Sie im Feld Adressart synchronisieren, welche Adressarten synchronisiert werden sollen, z. B. Adressen und Kanzleien bei Winmacs.