Der Suchbegriff ist ein Name, unter dem ein Datensatz abgelegt und später wieder gefunden wird. Winmacs sortiert die Datensätze alphabetisch nach Suchbegriff. Im Fall einer Adresse besteht er aus dem Namen einer Person oder Firma. Der Suchbegriff ist eine Angabe, die nur innerhalb Ihres Computers oder internen Netzwerks existiert. Er dringt üblicherweise nicht nach außen und wird dort auch nicht benötigt. Folgende Regeln sollten für die Vergabe von Suchbegriffen beachtet werden:
Einheitliche Konventionen
Da der Suchbegriff frei definiert werden kann, ist es wichtig, dass sich alle Kanzlei-Mitarbeiter an einheitliche Regeln halten. Nur so lässt sich ein konsistenter und sauberer Datenbestand sicherstellen. Unterschiedliche Schreibweisen, etwa mit oder ohne Leerzeichen nach einem Komma, können sonst dazu führen, dass identische Adressen mehrfach angelegt werden.
Aufbau
Bei natürlichen Personen sollte der Aufbau unbedingt so aussehen:
Nachname, [ggf. Titel] Vorname
also z. B. MÜLLER, DR. HEINZ
Bei Firmen sollte eine Kurzform der Firmenbezeichnung verwendet werden. Lassen Sie überflüssige Angaben im internen Suchbegriff weg. Diese kommen in die Anschriften-Felder. Es geht hier nur darum, eine Adresse eindeutig wieder zu finden. Verwenden Sie die bei Ihnen in der Kanzlei gebräuchliche Bezeichnungen als Suchbegriff!
Was Sie unbedingt vermeiden sollten:
DR. MÜLLER,
HEINZ: Ungeeignet, da die Adresse dann unter "D"
einsortiert werden würde. – Besser:
MÜLLER, DR.
HEINZ
FA. ERDBAU
GMBH: Ungeeignet, da die Adresse dann unter "F"
einsortiert werden würde. – Besser:
ERDBAU GMBH
Eindeutigkeit
Der Suchbegriff einer Adresse ist eine eindeutige Bezeichnung einer Adresse. In jeder Adressrubrik (Adressen, Versicherung, Anwälte sind z. B. jeweils eine Rubrik) kann es keine zwei Adressen mit exakt dem gleichen Suchbegriff geben.
Wenn es ausnahmsweise mehrere Personen mit exakt demselben Namen gibt, sollten Sie den Suchbegriff um eine zusätzliche Angabe erweitern, mit der Sie und auch Winmacs die Adressen eindeutig unterscheiden können. Dafür eignen sich z. B. das Kfz-Kennzeichen des Wohnortes oder eine markante persönliche Eigenschaft. Der Suchbegriff wird ausschließlich in Ihrer EDV verwendet.
Beispiele:
- MEIER, PETER NM, weil dieser in Neumarkt wohnt
- MEIER, PETER LAU, weil er in Lauf wohnt
- MEIER, PETER (SEN), weil er der ältere Peter Meier "senior" ist
Speziell für Versicherungen gilt:
Einige Versicherungen sind in nahezu jedem größeren Ort vertreten und nutzen teilweise unterschiedliche Adressen für verschiedene Fachbereiche. Der Suchbegriff sollte daher nur die wesentlichen Informationen enthalten, die eine schnelle und eindeutige Unterscheidung ermöglichen. Der Hinweis, dass es sich um eine Versicherung handelt, ist im Suchbegriff überflüssig, da in der Adressrubrik "Versicherung" ohnehin ausschließlich Versicherungen erfasst sind.
Bewährt hat sich die Vergabe des Suchbegriffes wie in folgenden Beispielen:
- ALLIANZ MÜNCHEN = die Allianz – Allgemeine in München
- ALLIANZ NÜRNBERG = die Allianz – Allgemeine in Nürnberg
- ALLIANZ RS MÜNCHEN = die Allianz – Rechtsschutz in München
Auch bei dem Suchbegriff von Anwaltskanzleien ist der Hinweis darauf, dass es sich um einen Rechtsanwalt bzw. eine Anwaltskanzlei handelt, überflüssig. Daher sind nicht sinnvoll Suchbegriffe wie
- KANZLEI MÜLLER
- RA MÜLLER
Sinnvoll und ausreichend ist es, einfach MÜLLER zu verwenden.
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