Wenn Sie im E-Mail-Import-Fenster neben einem E-Mail-Betreff oder
Anhang auf den Button (Stift) klicken, öffnet
sich das Fenster "WM Smartmail – Anhang bearbeiten".
Alle Änderungen in dem Fenster werden mit dem Button Okay final gespeichert.
1. Normalfall
Die E-Mail enthält keine Passwort geschützten Dokumente als Anhänge.
a) Neuen Namen komplett manuell eingeben
Überschreiben Sie im Eingabefeld Name einfach die Bezeichnung der Mail- oder Anhang-Datei. Klicken Sie dann auf den Button Okay, um die Änderung zu speichern.
Das Feld Name entspricht einem Schlüsselfeld in Winmacs bzw. Insomacs. Verwenden Sie Vorlagen, um die Verarbeitung der E-Mail zu beschleunigen.
b) Neuen Namen mittels Vorlage vergeben
Rechts neben dem Feld Name befindet sich der Button Vorlagen.
Der Button Vorlagen wird benutzt, um eine Liste mit den vorhandenen Keys (Schlüsseln) anzuzeigen. WM Smartmail wird mit Standard-Schlüsseln ausgeliefert.
Einen bekannten Key (Schlüssel) anwenden
Der Button Vorlagen kommt idealerweise nicht zum Einsatz.
Ein Key (Schlüssel) ist eine Abkürzung (ein Buchstabe bzw. Buchstabenkombination) für einen längeren Text.
Wenn Sie einen der vorhandenen Keys in das Feld Name tippen und die Taste [Tab] bzw. Taste [Enter] drücken, trägt WM Smartmail den abgekürzten, längeren Text ein.
Beispiele:
- Der Key "GEG" steht für den Inhalt "Mail von Gegner".
- Der Key "MDT" steht für den Inhalt "Mail von Mandant".
- Der Key "RSV" steht für den Inhalt "Mail von RSV".
Einen unbekannten Key (Schlüssel) anwenden
Klicken Sie mit der Maus auf den Button Vorlagen. Es öffnet sich das Fenster "WM Smartmail – Vorlagen", in dem alle vorhandenen Keys in einer Tabelle angezeigt werden (siehe Abbildung).
Fügen Sie mit einem Doppelklick auf die gewünschte Vorlage deren Ausgabe-Eintrag in das Feld Name ein.
Alternativ: Markieren Sie die Vorlage und klicken Sie dann auf den Button Okay.
Hinweis: Durch die Tabelle der Vorlagen kann mit den Pfeil-Tasten navigiert werden.
Eine neue Vorlage anlegen
Klicken Sie im Fenster "WM Smartmail – Vorlagen" auf den Button Hinzufügen, um einen neuen Schlüssel anzulegen.
Benutzerrecht
erforderlich
Hierzu benötigen Sie das Benutzerrecht
"Allgemein" > "Suchbegriff-Vorlagen
verwalten", das der Systemadministrator über die
Benutzerverwaltung RAG User verwaltet.
Füllen Sie die Felder Key und Inhalt am unteren Fensterrand aus. Klicken Sie dann auf den nebenstehenden Button Hinzufügen.
Neue Vorlagen laden
Um frisch angelegte Vorlagen von anderen WM-Smartmail-Nutzern zu laden, klicken Sie auf den Button Aktualisieren.
Eine Vorlage bearbeiten
Markieren Sie im Fenster "WM Smartmail – Vorlagen" die Vorlage, die Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie auf den Button Umbenennen.
Überschreiben Sie die Einträge in den Feldern Key und Inhalt am unteren Fensterrand. Klicken Sie auf den nebenstehenden Button Umbenennen.
Eine Vorlage löschen
Markieren Sie im Fenster "WM Smartmail – Vorlagen" die Vorlage, die Sie löschen wollen. Klicken Sie auf den Button Entfernen. Die Vorlage verschwindet aus der Tabelle.
2. Umgang mit Passwort geschützten Anhängen
In der Regel ist der Verschlüsselungs-Status des Dokuments bereits
ermittelt, wenn Sie das Fenster "WM Smartmail – Anhang bearbeiten".
Sollte (bei besonders vielen Anhängen) der Status noch unbekannt sein,
stoßen Sie mit dem Button Prüfen die Status-Ermittlung
speziell für diesen Anhang an.
Bei Status Verschlüsselt (roter Text und geschlossenes Vorhängeschloss als Icon) haben Sie die Wahl zwischen den Optionsfeldern:
- "Passwortschutz bei Import behalten": Beim Import werden verschlüsselte Anhänge verschlüsselt gespeichert und in WM Doku keine TIF-Dateien erstellt.
- "Passwortschutz bei Import aufheben": Beim Import werden die Anhänge wie ungeschützte Anhänge verarbeitet. Um den Passwortschutz aufheben zu können, müssen Sie das Passwort eingeben.
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