Legen Sie im Fenster "Einstellungen" fest, wie WM Smartmail mit eingehenden und ausgehenden E-Mails verfahren soll.
Bereich "WM Smartmail"
Stellen Sie das Design für WM Smartmail ein. Im Drop-down-Menü
Theme: stehen zur Auswahl "Office
Design", "Hell" und
"Dunkel".
Damit die Theme-Änderung sichtbar wird,
muss Outlook neu gestartet werden. Sie hat keine Auswirkung auf Outlook
selbst.
Im Feld Nutzer: steht Ihr Benutzerkürzel. Mit dem Button Ausloggen melden Sie sich in WM Smartmail ab. Sie können sich dann mit einem anderen Benutzerkürzel einloggen.
Bereich "Rummel Application Server"
Adresse und Port werden über das Setup gesetzt, können aber manuell geändert werden.
Wenn die Check-Box verschlüsselte Verbindung "aktiviert" ist, wird die Verbindung verschlüsselt.
Button Auf Standard zurücksetzen: Die Einstellungen werden auf den Auslieferungszustand von WM Smartmail zurückgesetzt.
Bereich "Outlook Postfächer"
Unter Ausgehende E-Mails überwachen: werden Ihre Outlook-Postfächer angezeigt. Zu jedem angezeigten Postfach existiert ein Drop-down-Menü für den Umgang mit den ausgehenden E-Mails:
- "Keine Überwachung": Das ist die Standard-Einstellung. Das Postfach wird nicht überwacht.
- "Nur dieses Gerät": Wenn Sie an dem gerade verwendeten Gerät E-Mails versenden, öffnet sich ein Dialog-Fenster mit folgendem Text: "Von ihren überwachten Postfächern wurden E-Mails versendet. Möchten Sie diese E-Mails übergeben." Wenn Sie den Button Ja betätigen, öffnet sich das Import-Fenster von WM Smartmail.
- "Alle Geräte": Diese Einstellung will bei geteilten Postfächern, auf die Benutzer von verschiedenen Geräten zugreifen, überlegt sein. Wird die Option eingestellt, öffnet sich bei allen Benutzern das vorgenannte Dialog-Fenster, wenn ein Benutzer E-Mails aus dem Postfach versendet.
Bereich "Akten"
Die Einstellung Reihenfolge der Aktentypen
bezieht sich auf den Bereich
"Suchergebnisse" im Import-Fenster.
Markieren Sie einen der
Aktentypen ("Anwaltsakten",
"Notarakten" und "Insolvenzakten").
Wenn Sie einen der Pfeil-Buttons betätigen, wandert der Aktentyp in der
Liste aufwärts bzw. abwärts.
Bereich "Fachanwendungen"
Wenn das Übergabe-Ziel nicht WM Doku ist, kann nach Betätigung des Button Importieren die zugeordnete Akte samt Historie in der entsprechenden Fachanwendung geöffnet werden. Stellen Sie im Drop-down-Menü Akte in der Fachanwendung öffnen: ein, was geschehen soll:
- "niemals": Es öffnet sich niemals eine Fachanwendung im Anschluss eines Importvorgangs.
- "bei Übergabe nachfragen": Nach jedem Importvorgang öffnet sich ein Dialogfenster mit der Frage "Möchten Sie die Akte in der Fachanwendung öffnen?". Steuern Sie mit den Antwort-Buttons das folgende Verhalten der Fachanwendung.
- "immer in Fachanwendung öffnen": Nach jedem Importvorgang wird die zugeordnete Akte samt Historie in der entsprechenden Fachanwendung geöffnet.
Hinterlegen Sie die Pfade zu den von Ihnen eingesetzten Fachanwendungen in den Feldern WinMACS und/ oder InsoMACS.
Rechts neben den genannten Feldern befindet sich jeweils ein Button Auswählen. Öffnen Sie mit diesem den Windows Explorer.
Klicken Sie sich im Windows Explorer zur WinMACS.exe bzw. InsoMACS.exe Ihrer lokalen Installation durch. Wählen Sie diese per Doppelklick im Windows Explorer aus und schreiben Sie so den benötigten Pfad ins jeweilige Feld.
Bereich "Import"
Stellen Sie bei E-Mails übergeben an: das Übergabe-Ziel ein, das automatisch in dem Import-Fenster eingestellt sein soll:
- "Fachanwendung"
- "WM Doku"*
Zur Verbesserung der Performance (Übergabegeschwindigkeit) bei der Übergabe von E-Mails und Anhängen an WM Doku, kann es sinnvoll sein, die WM Doku Import-Qualität zu reduzieren. Deshalb gibt es folgende Optionen:
- "Hoch (24 bit RGB, 300 dpi, 500 MB/100 MB)"
- "Mittel (24 bit RGB, 200 dpi, 350MB/70MB)"
- "Niedrig (24 bit RGB, 150 dpi, 250MB/50MB)"
Wenn die Check-Box eingebettete Dateien vorselektieren "aktiviert" ist, werden im Import-Fenster automatisch die Check-Boxen der eingebetteten Dateien aktiviert. Die eingebetteten Dateien werden bei einem Import mitgenommen.
Lassen Sie WM Smartmail automatisch WM-Doku-Posteingänge im Import-Fenster auswählen:
Ist die Check-Box In Posteingang SB Akte "aktiviert", wird im Import-Fenster automatisch der Posteingang des Sachbearbeiters der zugeordneten Akte markiert. Wen sieht WM Smartmail als Sachbearbeiter der Akte an?
In Winmacs...
a)... ist dies der Nutzer, der im
Feld RA (Rubrum der Akte) eingetragen ist.
b)... sind dies die Nutzer, die auf der Akten-Registerkarte
"Sachbearbeiter" gelistet sind und> bei denen
die Check-Box Postempfänger WM Doku
"aktiviert" ist. Hinweis: In kleineren Kanzleien, bei
denen nur ein Sachbearbeiter die Akte betreut, ist ggf. die
Akten-Registerkarte "Sachbearbeiter" ausgeblendet.
In Insomacs sind dies die Nutzer, die in den Feldern
Verwalter und Int.
SB (Rubrum der Insolvenzakte) eingetragen sind.
Unberücksichtigt bleiben die Nutzer auf der Akten-Registerkarte
"Sachbearbeiter", da diesen keine WM-Doku-Posteingänge
zuordenbar sind.
Wenn die Check-Box In persönlichen Posteingang "aktiviert" ist, landet die importierte E-Mail in dem WM-Doku-Posteingang des gerade in WM Smartmail angemeldeten Benutzers.
Hinweise zur
Posteingang-Auswahl
Die Check-Boxen In
Posteingang SB Akte und In persönlichen
Posteingang können gleichzeitig
"aktiviert" sein.
Unabhängig von den Setzungen der
Check-Boxen In Posteingang SB Akte und
In persönlichen Posteingang lassen sich im
Import-Dialog Posteingänge in WM Doku aus- und abwählen.
Bereich "Logs"
Klicken Sie auf den Button Downloads, um die Logs von WM Smartmail in einer Zip-Datei vom Client aus herunterzuladen. Diese werden ggf. benötigt, damit der Hersteller der Software WM Smartmail ggf. auftretende Probleme mit der Software analysieren und beheben kann.
Buttons am unteren Fensterrand
Der Button Auf Standard zurücksetzen setzt die Einstellungen von WM Smartmail wieder auf die Standardeinstellungen zurück.
Der Button Abbrechen verwirft die ggf. vorgenommenen Einstellungen.
Der Button Übernehmen speichert die Einstellungen. Ein Neustart von Outlook ist nicht erforderlich.
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