1. Schritt: Leeres Datenbank-Formular öffnen
Zunächst benötigen Sie ein neues, leeres Adressfenster. Öffnen Sie eines, indem Sie im Hauptfenster-Menüband "Start" (Gruppe "Akten & Adressen") auf den Button Adressen klicken. Verwenden Sie alternativ die Tastenkombination [Strg]+[A] drücken.
Sie sehen nun ein leeres Fenster für Adressen:
2. Schritt: Eingabe des neuen Suchbegriffes
Geben Sie in das einzige aktive Eingabefeld
Suchbegriff den Suchbegriff
für die neuen Daten, d. h. die Adresse, ein.
Das kann der Nachname
der Person sein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie die
Taste [Enter] drücken oder indem Sie auf den
Button (Lupe) hinter dem Eingabefeld klicken.
Je nachdem, ob exakt dieser Suchbegriff bereits vorhanden ist oder nicht, können zwei Dinge passieren:
- Existiert Ihr eingegebener Suchbegriff bereits in Insomacs, wird der passende Datensatz direkt in das Adressfenster geladen und angezeigt.
- Existiert der eingegebene Suchbegriff dagegen nicht in exakt der eingegebenen Schreibweise, dann erscheint zunächst das Suchfenster.
Wir gehen nun von dem zweiten Fall aus. Das Suchfenster zeigt die Liste aller bereits vorhandenen Datensätze an. Darin ist derjenige Suchbegriff markiert, der dem gerade eingegebenen Begriff am ähnlichsten ist. Prüfen Sie hier zunächst, ob die neu anzulegenden Daten nicht doch bereits vorhanden sind.
3. Schritt: Einen neuen Datensatz anlegen
Im geöffneten Suchfenster haben Sie nun mehrere Möglichkeiten. In unserem Beispiel müssten Sie auf den Button Neu klicken.
Zur Erläuterung hier noch eine kurze Beschreibung der (anderen) Buttons:
Entgegen unserer obigen Annahme stellen Sie fest, dass die vermeintlich neuen Daten doch schon angelegt sind, ggf. mit einem geringfügig abweichenden Suchbegriff. Zeigen Sie mit dem Button Ja, diesen den Datensatz an, der mit dem Auswahlbalken markiert ist.
Der Button Abbruch schließt das Suchfenster und bricht die Suche oder Neuanlage einer Adresse ab. Alternativ hierzu drücken Sie die Taste [Esc].
Der Button Neu oder die Taste [Einfg] legt einen neuen Datensatz an, und zwar unter dem Suchbegriff, der gerade in der Zeile Suche eingetragen ist.
Der Button Entfernen löscht den gerade in der Liste markierten Datensatz. Dies setzt ein entsprechendes Benutzerrecht voraus.
Der Button Suche öffnet die erweiterte Adress-Suche.
Adress-Suche
Hier suchen Sie konkret nach Namensteil, Suchwort Volltext, Straße, PLZ (Postleitzahl) oder Ort.
Mit dem Button Start beginnen Sie die Suche nach Ihren Eingaben.
Der Button Letzte Auswahl springt zu dem Datensatz, der zuletzt geöffnet wurde.
4. Schritt: Erfassung und anschließende Speicherung der neuen Daten
Wenn Sie wie oben beschrieben einen neuen Datensatz angelegt haben,
sehen Sie ein leeres Adressenfenster, das Sie nun ausfüllen können. Es
müssen jedoch nicht alle Felder ausgefüllt werden.
Vielleicht
wundern Sie sich, dass Sie nirgends einen "Speichern"-Button finden. In
Insomacs werden die Daten immer beim Verlassen des Fensters gespeichert.
Auf diese Weise können Daten nicht aus Versehen verloren gehen.
Verlassen Sie also das Fenster über den Button EXIT
oben rechts. Alternativ können Sie den Taste [Esc]
verwenden.
Es erscheint automatisch der Speichern-Dialog:
Der Button Ja speichert die Daten und schließt anschließend das Fenster anschließend.
Wenn Sie den Button Nein betätigen, werden die Daten nicht gespeichert, sondern verworfen. Anschließend wird das Fenster geschlossen.
Der Button Abbrechen bricht den Speicher-Vorgang ab. Sie gelangen zum Formularfenster zurück und können die Daten weiter bearbeiten, z. B. wenn Sie in letzter Sekunde noch eine Stelle im Formular entdeckt haben, die unvollständig oder falsch ausgefüllt ist.
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